Nebenkostenabrechnung Gewerbe prüfen lassen – für Filialisten & Portfolios

Für wen die Gewerbe-Prüfung gedacht ist

Wir prüfen Abrechnungen für Gewerbemieter, bei denen Nebenkosten ein echter Kostenblock sind: Filialisten im Einzelhandel, Bank- und Sparkassenfilialen, Gastronomie-Ketten und Franchise-Systeme, Immobilien- und Controlling-Abteilungen mit vielen Mietflächen, aber auch einzelne Läden, Büros, Praxen und Lagerflächen. Der Umfang reicht vom Einzelobjekt bis zum Enterprise-Portfolio.

Je mehr Standorte Sie haben, desto wichtiger wird der Prozess hinter der Prüfung. Dafür gibt es eigene Seiten für Filialisten, für Corporate-Real-Estate-Portfolios und für Franchise-Systeme.

Warum Gewerbeabrechnungen eigene Regeln haben

Viele Regeln, die Wohnungsmieter kennen, gelten im Gewerbe nicht automatisch. § 578 BGB überträgt die Betriebskostenvorschriften aus § 556 BGB nicht auf Geschäftsräume. Für Sie hat das drei praktische Folgen:

• Der Vertrag entscheidet. Umgelegt werden darf nur, was im Mietvertrag wirksam vereinbart ist. Steht dort ohne nähere Erläuterung nur „Betriebskosten“, meint das nach dem BGH die gesetzlich definierten Betriebskosten (BGH, Urteil vom 08.04.2020, XII ZR 120/18). Darüber hinausgehende Kosten wie Verwaltung oder Centermanagement brauchen eine eigene, klare Regelung.
• Keine gesetzliche Ausschlussfrist. Der Vermieter muss zwar innerhalb einer angemessenen Frist abrechnen, die regelmäßig ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums endet. Die strenge Ausschlussfrist des Wohnraummietrechts gilt aber nicht (BGH, Urteil vom 27.01.2010, XII ZR 22/07). Eine Einwendungsfrist für Sie ergibt sich nur, wenn Ihr Vertrag eine enthält. Einzelheiten stehen im Beitrag zu den Fristen der Gewerbe-Abrechnung.
• Zurückfordern ist begrenzt möglich. Zu viel gezahlte Nebenkosten können Sie grundsätzlich zurückverlangen, solange der Anspruch nicht verjährt ist. Die regelmäßige Verjährung beträgt nach § 195 BGB drei Jahre und beginnt nach § 199 BGB mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und Sie davon Kenntnis hatten oder hätten haben müssen. Je nach Vertrag lassen sich Abrechnungen deshalb teils bis zu 36 Monate rückwirkend prüfen. Mehr dazu unter Rückforderung und Verjährung.

Wer eine Nachforderung einfach bezahlt, hat damit nach dem BGH auch im Gewerbe die Abrechnung nicht anerkannt (BGH, Urteil vom 28.05.2014, XII ZR 6/13). Verlassen sollten Sie sich darauf trotzdem nicht: Je länger eine Abrechnung liegt, desto mehr Zeit geht für Rückfragen und Belegeinsicht verloren.

Die häufigsten Fehler in Gewerbe-Abrechnungen

Die folgenden Punkte tauchen in gewerblichen Abrechnungen immer wieder auf. Zu jedem gibt es einen ausführlichen Ratgeber:

• Verwaltungs- und Managementkosten ohne vertragliche Grundlage, in unüblicher Höhe oder doppelt neben Centermanagement: Verwaltungskosten im Gewerbe und Centermanagement.
• Instandhaltung und Instandsetzung von Gemeinschaftsflächen ohne Kostenbegrenzung: Instandhaltung von Gemeinschaftsflächen und Kappungsgrenze.
• Falscher Umlageschlüssel, eine zu kleine Gesamtfläche oder auf die Mieter verteilter Leerstand: Umlageschlüssel im Gewerbe und Leerstand.
• Gemischt genutzte Gebäude, in denen gewerbliche Mehrkosten nicht sauber von den Wohnungen getrennt werden: Gewerbe im Wohnhaus.
• Grundsteuer nach der Reform, mit neuen Bescheiden und teils neuer Aufteilung: Grundsteuer 2026 im Gewerbe.
• CO2-Kosten, die bei Nichtwohngebäuden nach dem CO2KostAufG zu teilen sind: CO2-Kosten im Gewerbe.
• Heizkosten ohne Verbrauchserfassung, obwohl die Heizkostenverordnung nach ihrem § 1 für die versorgten Räume insgesamt gilt und nicht nur für Wohnungen: Heizkosten im Gewerbe.
• Kostensprünge gegenüber dem Vorjahr und unwirtschaftliche Verträge: Vorjahresvergleich und Wirtschaftlichkeitsgebot.
• Formelle Mängel wie fehlende Gesamtkosten oder ein nicht erläuterter Schlüssel: Mindestangaben der Abrechnung.

Aus unseren eigenen Prüfungen ergibt sich eine durchschnittliche Fehlerquote von 6,7 %. Das ist ein Durchschnittswert aus eigenen Prüfungen, keine Gewähr für Ihre Abrechnung.

So läuft die Prüfung ab

1. Unterlagen hochladen: Sie reichen Abrechnung und, soweit vorhanden, Mietvertrag digital über unser Einreichungsformular für Gewerbe ein.
2. Automatisierte Vorprüfung: Unsere KI-gestützte Analyse prüft die Abrechnung.
3. Ersteinschätzung per E-Mail: Sie erhalten in der Regel innerhalb von 24 Stunden eine klare Aussage, ob die Abrechnung auffällig ist und wo Potenzial liegt.
4. Report auf Wunsch: detaillierter Prüfbericht, maßgeschneidertes Widerspruchsschreiben, Verweise auf Mietrecht und Urteile, konkrete Handlungsempfehlungen.
5. Durchsetzung bei Bedarf: Lenkt der Vermieter nicht ein, kann die Durchsetzung über unsere Partnerkanzlei erfolgen.

Den Stand verfolgen Sie per E-Mail und im Kundenportal „Mein Nebenkostenprofi“. Alle Schritte im Detail beschreibt die Seite So funktioniert's.

Geprüft werden Widerspruchsfristen und formelle Vollständigkeit, die Umlagefähigkeit einzelner Kostenpositionen, Plausibilität, Mietvertragsabgleich und Vorauszahlungen, Verteilerschlüssel, Heizkosten und Sonderumlagen, jeweils mit Blick auf die aktuelle Rechtsprechung.

Pakete und Preise

• Digital – kostenlos: für einzelne Abrechnungen bis 750 m². Sichere Einreichung, automatisierte Vorprüfung, Ersteinschätzung per E-Mail.
• Report – Preis auf Anfrage: nach der kostenlosen Ersteinschätzung. Prüfbericht, Widerspruchsschreiben, rechtliche Verweise und Handlungsempfehlungen.
• Portfolio – individuell: für Filialnetze und größere Portfolios mit persönlicher Begleitung und abgestimmter Betreuung.

Was in den Paketen enthalten ist und wovon der Aufwand abhängt, erklärt die Seite Preise Gewerbe. Sollte uns in der Prüfung ein Fehler unterlaufen, erhalten Sie Ihr Geld zurück.

Viele Standorte: Bündeln statt einzeln reagieren

Im Filialnetz kommen Abrechnungen von vielen Vermietern zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Drei Dinge machen den Unterschied: Abrechnungen zentral sammeln, Fristen je Standort festhalten und nach Nachzahlung, Kostensprüngen und Objektart priorisieren. Dazu kommt ein Hebel, den nur Filialisten haben: Derselbe Vermieter oder Verwalter verwendet oft an mehreren Standorten dieselben Vorlagen, ein gefundener Fehler steckt dann häufig auch in anderen Abrechnungen. Wie Sie das intern aufsetzen, zeigt der Ratgeber Nebenkostenprüfung im Filialnetz organisieren.

Prüfung nach Branche und Stadt

Jede Objektart hat ihre typischen Kostenpositionen. Mehr dazu auf den Seiten für Einkaufszentren, Einzelhandel, Bankfilialen, Gastronomie, Büroflächen, Arztpraxen und Apotheken, Lager und Logistik und Hotels. Lokale Besonderheiten wie Grundsteuer-Hebesätze finden Sie in der Übersicht nach Städten.

Was Sie brauchen

• Die Nebenkostenabrechnung, die Sie prüfen lassen möchten.
• Meist den Mietvertrag mit Nachträgen. Er kann nachgereicht werden.
• Belege sind keine Pflicht, aber hilfreich.

Wer prüft

Hinter Nebenkostenprofi steht die LRH Software UG (haftungsbeschränkt) aus Hamburg, eingetragen im Rechtsdienstleistungsregister des Bundesamts für Justiz (Angaben im Impressum). Für die Durchsetzung arbeiten wir mit einer Partnerkanzlei zusammen. Andere Mietrechtsfragen wie Mängel oder Kündigungen gehören nicht zu unserem Leistungsumfang. Mehr über das Team lesen Sie unter Über uns, die Abgrenzung von Software, Prüfung und Rechtsberatung unter Rechtlicher Rahmen und den Umgang mit Ihren Daten unter Sicherheit.

Häufige Fragen

Was kostet die Prüfung einer Gewerbe-Nebenkostenabrechnung?

Die Vorprüfung mit Ersteinschätzung ist für einzelne Abrechnungen bis 750 m² kostenlos. Den Preis für den Report nennen wir Ihnen nach der Ersteinschätzung, für Portfolios stimmen wir die Betreuung individuell ab.

Wie schnell bekomme ich ein Ergebnis?

Nach der automatisierten Vorprüfung erhalten Sie in der Regel innerhalb von 24 Stunden die Ersteinschätzung per E-Mail.

Brauche ich Belege für die Prüfung?

Nein. Wichtig sind die Abrechnung und meist der Mietvertrag, der auch nachgereicht werden kann. Belege helfen, sind aber keine Voraussetzung.

Kann ich auch ältere Abrechnungen prüfen lassen?

Ja, je nach Vertrag teils bis zu 36 Monate rückwirkend. Entscheidend sind vertragliche Fristen und die Verjährung von Rückforderungsansprüchen.

Gilt die Jahresfrist aus dem Wohnraummietrecht auch für mich?

Nicht als Ausschlussfrist. Im Gewerbe muss der Vermieter in angemessener Frist abrechnen, Ihre Einwendungsfrist ergibt sich nur aus dem Vertrag. Prüfen Sie Ihren Vertrag deshalb früh.

Kostenlosen Vorab-Check starten

Sie möchten wissen, ob sich ein genauer Blick lohnt? Dann lassen Sie Ihre Abrechnung kostenlos vorprüfen. Was beim kostenlosen Vorab-Check genau passiert, lesen Sie vorab auf der eigenen Seite.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung.