Verwaltungskosten im Gewerbe: Welche Quote ist üblich?

Kurzantwort: Im Gewerbemietvertrag dürfen Verwaltungskosten per Formularklausel umgelegt werden, auch ohne Bezifferung oder Obergrenze, aber nur im Rahmen des Ortsüblichen und Notwendigen. Eine feste „übliche Quote“ gibt es nicht; in einem vom BGH entschiedenen Fall galten 5,5 % der Bruttomiete als üblich. Prüfen Sie vor allem die Bezugsgröße, eine vereinbarte Deckelung und ob dieselbe Verwaltungsleistung zusätzlich über Centermanagement oder Hausmeister abgerechnet wird.

Gewerbe ist nicht Wohnraum: Umlage grundsätzlich erlaubt

Bei Wohnungen sind Verwaltungskosten keine Betriebskosten und dürfen nicht umgelegt werden. Das folgt aus § 556 BGB in Verbindung mit § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV. Für Gewerberäume gilt § 556 BGB nicht: § 578 BGB erklärt nur einzelne Wohnraumvorschriften für entsprechend anwendbar, § 556 gehört nicht dazu. Im Gewerbe entscheidet deshalb allein der Vertrag.

Der Bundesgerichtshof hat mehrfach entschieden, dass eine Formularklausel zur Umlage von „Verwaltungskosten“ oder „Kosten der kaufmännischen und technischen Hausverwaltung“ weder überraschend im Sinne von § 305c BGB noch intransparent im Sinne von § 307 BGB ist (BGH, Urteile vom 9.12.2009, XII ZR 109/08, und vom 24.2.2010, XII ZR 69/08). Eine Bezifferung oder ein Höchstbetrag im Vertrag ist dafür nicht erforderlich (BGH, Versäumnisurteil vom 10.9.2014, XII ZR 56/11).

Für Wohnungsmieter gilt etwas anderes: Verwaltungskosten in der Wohnraum-Nebenkostenabrechnung.

Was unter „Verwaltungskosten“ fällt und was nicht

Steht im Vertrag nur „Verwaltungskosten“, greift der BGH zur Auslegung auf die gesetzlichen Definitionen in § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV und § 26 Abs. 1 II. BV zurück. Danach gehören dazu:

Personal und Einrichtungen, die für die Verwaltung des Gebäudes erforderlich sind
Kosten der Aufsicht
der Wert der Verwaltungsarbeit, die der Vermieter selbst leistet
Prüfungen des Jahresabschlusses und der Geschäftsführung

Der BGH zieht daraus eine wichtige Folge: Erfassen die tatsächlich angefallenen Kosten mehr als diese Definition, sind sie insoweit nicht umlegbar. Unklarheiten gehen nach § 305c Abs. 2 BGB zulasten des Vermieters. Außerdem sind Verwaltungskosten Gemeinkosten. Sie sind von den Kosten konkreter Dienst- oder Werkleistungen zu trennen, etwa bei einer Instandhaltungsmaßnahme (BGH, XII ZR 69/08).

Kritisch sind deshalb Positionen, die zwar unter „Verwaltung“ gebucht werden, aber eher dem Eigentümer dienen: Vermietungs- und Vermarktungskosten für leere Flächen, Kosten der Finanzierung, Rechtsstreitigkeiten des Eigentümers oder ein Asset Management, das die Rendite des Investors steuert. Ob solche Kosten im Einzelfall erfasst sind, hängt vom Wortlaut Ihres Vertrags ab. Mehr zur Abgrenzung der Rollen lesen Sie im Beitrag zum Property Management.

Welche Quote ist üblich? Was belegt ist und was nicht

Eine gesetzliche oder gerichtlich festgelegte Normalquote gibt es nicht. Belegt ist ein Fall: Im Urteil vom 4.5.2011 (XII ZR 112/09) waren Verwaltungskosten mit 5,5 % der Bruttomiete abgerechnet, also der Grundmiete einschließlich Umsatzsteuer. Das Berufungsgericht hatte nicht in Frage gestellt, dass diese Höhe üblich ist, und der BGH hat darauf aufgebaut. Eine Obergrenze für alle Fälle ist das nicht.

In der Praxis finden sich häufig Quoten im Bereich von etwa 2 bis 6 % der Nettokaltmiete. Diese Spanne ist ein Erfahrungswert, kein Grenzwert. Entscheidend sind drei Fragen:

Bezugsgröße: Nettokaltmiete, Bruttomiete mit Umsatzsteuer oder Summe der Betriebskosten? 3 % der Bruttomiete sind mehr als 3 % der Nettomiete. Eine Quote auf die Betriebskosten steigt automatisch mit jeder anderen Kostenposition.
Pauschale oder Deckel: Heißt es „Verwaltungskosten pauschal 3 %“, schuldet der Mieter diesen Satz. Heißt es „tatsächliche Verwaltungskosten, höchstens 3 %“, muss der Vermieter die tatsächlichen Kosten nachweisen. Die 3 % sind dann nur die Obergrenze.
Keine Vereinbarung zur Höhe: Dann darf der Vermieter nach der Rechtsprechung nur Verwaltungskosten im Rahmen des Ortsüblichen und Notwendigen umlegen. Vor überhöhten Forderungen schützt das Wirtschaftlichkeitsgebot (BGH, XII ZR 112/09 und XII ZR 56/11). Mehr dazu im Beitrag zum Wirtschaftlichkeitsgebot im Gewerbe.

Wie eine vertragliche Obergrenze grundsätzlich funktioniert, erklärt der Beitrag zur Kappungsgrenze. Hier geht es um die Höhe und die Prüfung in der Abrechnung.

Doppelabrechnung: Centermanagement, Property Management, Hausmeister

Das größte Geld liegt selten in der Quote selbst, sondern in Überschneidungen. Der BGH hat ausdrücklich verlangt, dass sich überschneidende Kostenpositionen nicht doppelt abgerechnet werden (BGH, Urteil vom 26.9.2012, XII ZR 112/10, und XII ZR 56/11). Typische Überschneidungen:

Centermanagement: Nicht näher aufgeschlüsselte Kosten des „Center-Managements“ neben den Verwaltungskosten hat der BGH für intransparent und unwirksam erklärt (BGH, Urteil vom 3.8.2011, XII ZR 205/09; XII ZR 56/11). Die Verwaltungskosten bleiben trotzdem umlegbar. Wenn Ihr Vertrag das Centermanagement wirksam beschreibt, darf es dieselben Verwaltungsaufgaben nicht noch einmal enthalten. Details im Beitrag zum Centermanagement.
Property Management: Ist der Property Manager der Verwalter, sind seine Kosten die Verwaltungskosten. Eine zusätzliche Position „Property Management“ neben „Verwaltung“ ist ein Warnsignal.
Hausmeister: Nach § 2 Nr. 14 BetrKV gehören Hausmeisterkosten nicht dazu, soweit sie Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder Hausverwaltung betreffen. Erledigt der Hausmeister Verwaltungsaufgaben, muss dieser Anteil aus den Hausmeisterkosten heraus.
Technische Verwaltung und Wartungsverträge: Die Steuerung und Überwachung von Dienstleistern gehört typischerweise zur Verwaltung. Rechnet ein Facility-Manager dieselbe Steuerung als eigene Leistung ab, zahlen Sie unter Umständen doppelt.

Beispielrechnung: vereinbarte Quote überschritten

Beispiel mit runden, fiktiven Werten: Ein Laden mit 400 m² zahlt 20 € Nettokaltmiete je m² und Monat, also 96.000 € im Jahr. Laut Vertrag trägt der Mieter die tatsächlichen Verwaltungskosten, höchstens 3 % der Jahresnettokaltmiete.

Zulässiges Maximum: 3 % von 96.000 € = 2.880 €
Abgerechnet: 4 % der Bruttomiete (96.000 € plus 19 % Umsatzsteuer = 114.240 €) = 4.570 €
Zusätzlich abgerechnet: „Centermanagement“ 1.500 €, laut Leistungsbeschreibung überwiegend Verwaltung und Mieterbetreuung

Allein die falsche Bezugsgröße und der überschrittene Deckel machen hier 1.690 € pro Jahr aus. Ob die 1.500 € Centermanagement zusätzlich wegfallen, hängt von der Wirksamkeit dieser Klausel ab. Über mehrere Jahre und mehrere Standorte summiert sich das schnell.

So gehen Sie bei Zweifeln vor

Fordern Sie zuerst Belegeinsicht in den Verwaltervertrag und die Rechnungen des Verwalters an, wenn tatsächliche Kosten abgerechnet werden. Wie das im Gewerbe abläuft, steht im Beitrag zur Belegeinsicht im Gewerbe. Bezahlen Sie strittige Beträge nur unter Vorbehalt. Dass Sie frühere Abrechnungen ohne Widerspruch bezahlt haben, ändert den Vertrag nicht. Allein das Nicht-Beanstanden führt nach dem BGH grundsätzlich nicht zu einer stillschweigenden Vertragsänderung (XII ZR 56/11).

Prüfpunkte für Ihre Abrechnung

Steht die Umlage von Verwaltungskosten ausdrücklich im Mietvertrag?
Welche Bezugsgröße nennt der Vertrag: Nettokaltmiete, Bruttomiete oder Betriebskosten? Rechnet der Vermieter genau damit?
Ist eine Pauschale oder ein Höchstbetrag vereinbart, und wird er eingehalten?
Werden ohne Vereinbarung zur Höhe tatsächliche Kosten abgerechnet? Dann Verwaltervertrag und Rechnungen anfordern.
Liegen die Kosten im ortsüblichen Rahmen, oder sind sie gegenüber dem Vorjahr ohne Erklärung gestiegen?
Gibt es neben „Verwaltung“ Positionen wie Centermanagement, Property Management oder Asset Management mit ähnlichem Inhalt?
Enthalten die Hausmeisterkosten Verwaltungstätigkeiten?
Sind Vermietungs-, Finanzierungs- oder Rechtskosten des Eigentümers in den Verwaltungskosten versteckt?
Ist die Umsatzsteuer nur dort angesetzt, wo der Vertrag sie vorsieht?

Häufige Fragen

Muss der Mietvertrag die Höhe der Verwaltungskosten nennen?

Nein. Nach dem BGH ist eine Formularklausel im Gewerbe auch ohne Bezifferung oder Höchstbetrag wirksam. Ohne Vereinbarung zur Höhe darf der Vermieter aber nur ortsübliche und notwendige Kosten umlegen.

Sind 5,5 % der Miete immer zulässig?

Nein. Im BGH-Fall vom 4.5.2011 waren 5,5 % der Bruttomiete unbestritten üblich. Das ist ein Einzelfall und keine allgemeine Grenze. Maßgeblich sind Ihr Vertrag, die Bezugsgröße und die örtlichen Verhältnisse.

Darf der Vermieter Verwaltungskosten und Centermanagement nebeneinander abrechnen?

Nur wenn beides wirksam vereinbart ist und sich die Leistungen nicht überschneiden. Nicht näher aufgeschlüsselte Centermanagement-Kosten neben der Verwaltung hat der BGH für unwirksam erklärt.

Kann ich zu viel gezahlte Verwaltungskosten zurückfordern?

Ja, soweit Sie ohne Rechtsgrund gezahlt haben, etwa über einen vereinbarten Deckel hinaus. Achten Sie auf die Verjährung und auf vertragliche Einwendungsfristen.

Abrechnung prüfen lassen

Ob Ihre Verwaltungskosten zur Klausel passen und ob Leistungen doppelt auftauchen, sieht man oft erst im Abgleich von Vertrag, Abrechnung und Belegen. Ein erster Eindruck kostet nichts: Nutzen Sie den kostenlosen Vorab-Check. Für Filialnetze und größere Objekte gibt es die vollständige Gewerbe-Nebenkostenprüfung.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung.