Belegeinsicht im Gewerbe: Ort, Kopien, digitale Belege

Kurzantwort: Als Gewerbemieter haben Sie Anspruch darauf, die Belege zu Ihrer Nebenkostenabrechnung einzusehen. Ein besonderes Interesse müssen Sie dafür nicht begründen. Die Einsicht findet grundsätzlich beim Vermieter oder seiner Verwaltung statt, Kopien oder Scans gibt es nur nach Absprache oder ausnahmsweise. Solange der Vermieter eine berechtigt verlangte Einsicht verweigert, müssen Sie eine Nachzahlung nach der BGH-Rechtsprechung zur Wohnraummiete nicht leisten.

Rechtsgrundlage: Belegeinsicht gehört zur Abrechnung

Wer abrechnen muss, muss nach § 259 Abs. 1 BGB eine geordnete Zusammenstellung vorlegen und die Belege zeigen, soweit solche üblicherweise erteilt werden. Diese Vorschrift gilt unabhängig davon, ob Sie Wohnraum oder Gewerbeflächen gemietet haben. Für Gewerbe gibt es keine Sonderregel, das allgemeine Recht greift direkt.

Der Bundesgerichtshof hat den Anspruch vor allem in Wohnraumfällen ausgeformt. Seine Begründung stützt sich aber auf § 259 BGB und nicht auf Wohnraumvorschriften. Kernsätze:

Ein besonderes Interesse müssen Sie nicht darlegen. Das allgemeine Interesse, die Abrechnung zu kontrollieren, genügt (BGH, Urteil vom 7. Februar 2018, VIII ZR 189/17).
Das Einsichtsrecht umfasst auch die Zahlungsbelege, also den Nachweis, dass der Vermieter die Rechnungen tatsächlich in dieser Höhe bezahlt hat (BGH, Urteil vom 9. Dezember 2020, VIII ZR 118/19).
Bei verbrauchsabhängiger Verteilung dürfen Sie auch die Einzelverbrauchsdaten der anderen Nutzer sehen (VIII ZR 189/17).

Auch der für Gewerbemiete zuständige XII. Zivilsenat verweist den Mieter zur Prüfung der inhaltlichen Richtigkeit ausdrücklich auf die Belege (Urteil vom 20. Januar 2021, XII ZR 40/20). Die formellen Anforderungen an die Abrechnung selbst finden Sie im Beitrag zu den Mindestangaben der Gewerbe-Abrechnung, den Gesamtablauf der Prüfung im Beitrag Nebenkostenabrechnung im Gewerbe prüfen.

Für Wohnungsmieter: Die Regeln für Wohnungen erklärt unser Beitrag zur Belegeinsicht bei der Nebenkostenabrechnung.

Welche Unterlagen Sie sehen dürfen

Vorzulegen ist alles, was die abgerechneten Kosten belegt. In Gewerbeobjekten sind das typischerweise:

Rechnungen von Dienstleistern und Versorgern
Zahlungsnachweise zu diesen Rechnungen
Verträge mit Dienstleistern, etwa für Reinigung, Bewachung, Hausmeister oder Wartung
Grundsteuerbescheide und andere Abgabenbescheide
Versicherungsscheine und Prämienrechnungen
Ablesedaten und Verbrauchswerte, auch anderer Nutzer
Flächenaufstellung der Abrechnungseinheit einschließlich Leerstand
Aufteilung von Rechnungen, die mehrere Objekte oder nicht umlagefähige Leistungen betreffen

Die Flächenermittlung muss nicht in der Abrechnung selbst stehen. Der BGH geht aber davon aus, dass der Mieter dafür auf ergänzende Angaben des Vermieters angewiesen ist. Im entschiedenen Gewerbefall hatte der Vermieter die Flächenermittlung auf Anforderung offengelegt (XII ZR 40/20).

Ort der Einsicht

Die Einsicht findet grundsätzlich dort statt, wo die Unterlagen liegen, also beim Vermieter oder bei seiner ortsnahen Verwaltung. Das hat der BGH für Wohnraum entschieden (Urteil vom 8. März 2006, VIII ZR 78/05). Das OLG Düsseldorf hat dieselben Grundsätze auf einen gewerblichen Pächter angewendet (Urteil vom 22. Juni 2006, I-10 U 164/05). Danach muss der Vermieter die Belege vor Ort auch erläutern.

Ausnahmen sind möglich, wenn Ihnen die Einsicht an diesem Ort nicht zumutbar ist. Das OLG Düsseldorf nennt als Beispiele, dass die Parteien heillos zerstritten sind oder der Ort mit öffentlichen Verkehrsmitteln nicht in zumutbarer Zeit erreichbar ist. Sitzt der Vermieter weit entfernt, kann er nach diesem Urteil verpflichtet sein, die Belege am Objekt bereitzustellen.

Für Filialisten heißt das: Ort der Einsicht ist der Sitz des Vermieters oder Verwalters, nicht Ihre Zentrale. Schicken Sie jemanden, der die Abrechnung versteht, oder beauftragen Sie einen Prüfer. Viele Gewerbemietverträge regeln Ort, Zeit und Frist der Einsicht ausdrücklich. Lesen Sie diese Klausel, bevor Sie anfragen. Wie Sie das über viele Standorte organisieren, steht im Beitrag zur Nebenkostenprüfung im Filialnetz.

Kopien, Scans und digitale Belege

Kopien und Scans: Einen allgemeinen Anspruch auf Übersendung von Kopien gibt es nicht. Der Vermieter darf Sie auf die Einsicht verweisen, um Aufwand zu sparen und Fragen direkt im Gespräch zu klären. Nur wenn Ihnen die Einsicht vor Ort nicht zumutbar ist, können Sie nach Treu und Glauben (§ 242 BGB) Kopien verlangen (VIII ZR 78/05; für Gewerbe OLG Düsseldorf, I-10 U 164/05). In der Praxis werden Scans häufig auf Anfrage übersandt, wenn Sie die Kosten übernehmen. Manche Verträge regeln das ausdrücklich.

Originale: Umgekehrt müssen Sie sich nicht mit Kopien abspeisen lassen. Sie können grundsätzlich Einsicht in die Originalbelege verlangen, ohne ein besonderes Interesse zu begründen. Nur in Ausnahmefällen darf der Vermieter Sie auf Kopien oder Scans verweisen (BGH, Urteil vom 15. Dezember 2021, VIII ZR 66/20).

Digitale Belege: Original ist nicht gleich Papier. Hat der Vermieter eine Rechnung von seinem Dienstleister nur digital erhalten, ist diese digitale Fassung das Original (VIII ZR 66/20). Ein vom Vermieter angefertigter Scan eines Papierbelegs ist dagegen grundsätzlich eine Kopie. Für beide Seiten ist ein digitaler Datenraum oft der schnellste Weg. Halten Sie eine solche Absprache schriftlich fest, inklusive Zusage, dass bei Unklarheiten die Originale vorgelegt werden.

Zurückbehaltungsrecht bis zur Einsicht

Der BGH hat für Wohnraum entschieden: Solange der Vermieter einem berechtigten Verlangen nach Belegvorlage nicht nachkommt, muss der Mieter die Nachzahlung nicht leisten (VIII ZR 189/17). Der Mieter hat ein vorübergehendes Leistungsverweigerungsrecht aus § 242 BGB. Eine Zahlungsklage des Vermieters wird dann als derzeit unbegründet abgewiesen (VIII ZR 118/19). Daneben kommt ein Zurückbehaltungsrecht nach § 273 BGB in Betracht.

Eine Entscheidung des XII. Senats speziell für Gewerbe haben wir dazu nicht gefunden. Die Begründung des BGH beruht aber auf § 259 BGB und Treu und Glauben, also auf Regeln, die für jede Abrechnung gelten. Drei Einschränkungen sollten Sie kennen:

Das Recht betrifft die Nachzahlung aus der Abrechnung, nicht die laufende Miete und nicht die laufenden Vorauszahlungen.
Sie müssen die Einsicht tatsächlich verlangen, möglichst schriftlich und konkret.
Bietet der Vermieter einen zumutbaren Termin an und Sie nehmen ihn nicht wahr, verweigert er nichts, und das Argument trägt nicht mehr. Wer die Einsicht nicht nutzt, kann die Abrechnung später zudem schwer bestreiten: Das OLG Düsseldorf hat das Bestreiten eines gewerblichen Pächters, der keine Einsicht genommen hatte, nicht berücksichtigt.

So läuft die Belegeinsicht ab

Abrechnung auf formelle Fehler und auffällige Positionen prüfen.
Vertrag auf Klauseln zu Ort, Frist und Kosten der Einsicht prüfen.
Einsicht schriftlich anfordern und die gewünschten Belege benennen.
Termin wahrnehmen oder Scan-Übersendung vereinbaren.
Belege mit den Positionen abgleichen: Betrag, Zeitraum, Leistungsinhalt, Zahlung, Aufteilung.
Ergebnis dokumentieren und Einwendungen konkret formulieren.

Wie Sie danach beanstanden, lesen Sie im Beitrag zum Widerspruch gegen die Gewerbe-Abrechnung.

Musteranfrage zur Belegeinsicht

Ihre Anfrage sollte diese Bausteine enthalten:

Betreff: Nebenkostenabrechnung für das Jahr …, Mieteinheit …, Objekt …, Bitte um Belegeinsicht
Bezug: Abrechnung vom …, zugegangen am …
Bitte um Einsicht in die Originalbelege einschließlich Zahlungsnachweisen und Dienstleisterverträgen zu allen Positionen oder zu den Positionen …
Bitte um die Flächenaufstellung der Abrechnungseinheit einschließlich leerstehender Flächen
Bitte um zwei Terminvorschläge innerhalb der nächsten drei Wochen, alternativ Übersendung vollständiger Scans
Hinweis, dass Sie die Nachzahlung bis zur Einsicht zurückhalten und Ihre Einwendungen vorbehalten
Name und Kontaktdaten der Person, die die Einsicht wahrnimmt

Prüfpunkte für Ihre Abrechnung

Regelt Ihr Vertrag Ort, Frist oder Kosten der Belegeinsicht?
Haben Sie die Einsicht schriftlich und mit Datum verlangt?
Liegen zu jeder Rechnung auch Zahlungsnachweise vor?
Passen Leistungszeitraum und Abrechnungszeitraum der Rechnungen zusammen?
Sind Rechnungen für mehrere Objekte oder für Instandhaltung sauber aufgeteilt?
Stimmt die Gesamtfläche einschließlich Leerstand mit der Abrechnung überein?
Decken sich Verbrauchssummen mit den Einzelwerten aller Nutzer?
Liegen Dienstleisterverträge vor, um Leistungsumfang und Preise zu prüfen?

Häufige Fragen

Muss der Vermieter mir die Belege zuschicken?

Grundsätzlich nein. Die Einsicht findet beim Vermieter oder seiner Verwaltung statt. Kopien können Sie nur verlangen, wenn Ihnen die Einsicht vor Ort nicht zumutbar ist, oder wenn Ihr Vertrag das vorsieht.

Darf der Vermieter mich auf Scans verweisen?

Nur ausnahmsweise. Nach dem BGH dürfen Sie grundsätzlich die Originale sehen, ohne ein besonderes Interesse zu begründen. Hat der Vermieter Rechnungen nur digital erhalten, sind diese Dateien das Original.

Wie lange habe ich Zeit für die Belegeinsicht?

Eine gesetzliche Frist für Gewerbe gibt es nicht. Viele Mietverträge enthalten aber Fristen für Einsicht und Einwendungen, prüfen Sie diese zuerst. Je früher Sie anfragen, desto besser.

Muss ich bis zur Einsicht zahlen?

Nach der BGH-Rechtsprechung zur Wohnraummiete müssen Sie die Nachzahlung nicht leisten, solange eine berechtigt verlangte Einsicht verweigert wird. Die Begründung gilt allgemein, eine Gewerbe-Entscheidung des BGH dazu gibt es nach unserer Recherche nicht. Laufende Miete und Vorauszahlungen zahlen Sie weiter.

Abrechnung prüfen lassen

Eine Belegeinsicht lohnt sich vor allem dann, wenn Sie vorher wissen, welche Positionen auffällig sind. Im kostenlosen Vorab-Check zeigen wir Ihnen, wo sich der Blick in die Belege lohnt. Die vollständige Prüfung einschließlich Belegeinsicht übernimmt die Gewerbe-Nebenkostenprüfung.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung.