Nebenkostenprüfung für Arztpraxen, MVZ & Apotheken

Kurzantwort: Praxen, Medizinische Versorgungszentren und Apotheken sitzen oft im Wohnhaus, im Ärztehaus oder im Einkaufszentrum. Daraus entstehen typische Fehler: falsche Vorwegabzüge im gemischt genutzten Haus, Aufzugs- und Reinigungskosten nach unpassendem Schlüssel, doppelte Entsorgungskosten, Technikkosten ohne Vertragsgrundlage und Umsatzsteuer, die Ärzte meist nicht als Vorsteuer abziehen können. Nebenkostenprofi prüft Ihre Praxisabrechnung digital. Für einzelne Abrechnungen bis 750 m² ist die Vorprüfung mit Ersteinschätzung kostenlos; den detaillierten Report gibt es zum Preis auf Anfrage.

Gewerbemietrecht gilt auch für die Praxis

Praxisräume sind Geschäftsräume. Die Wohnraumregeln zu Betriebskosten, Abrechnungs- und Einwendungsfrist gelten deshalb nicht automatisch; § 578 BGB verweist nicht auf § 556 BGB. Maßgeblich ist der Mietvertrag. Der Begriff „“ umfasst nach dem BGH die Kostenarten der Betriebskostenverordnung; Kosten außerhalb dieses Katalogs brauchen eine konkrete Vereinbarung (BGH, Urteil vom 8.4.2020, XII ZR 120/18). Der Vermieter muss im Gewerbe innerhalb angemessener Frist abrechnen, regelmäßig binnen eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraums, eine Ausschlussfrist gibt es aber nicht (BGH, Urteil vom 27.1.2010, XII ZR 22/07).

Praxis im Wohnhaus: Vorwegabzug prüfen

Liegt die Praxis in einem Haus mit Wohnungen, wird häufig für das ganze Haus abgerechnet. Wohnungsmieter haben ein Interesse daran, dass Mehrkosten der Praxis vorweg abgezogen werden. Für Sie als Praxismieter ist die Gegenfrage wichtig: Wurde Ihnen ein Vorwegabzug oder Zuschlag berechnet, und hat er eine Grundlage?

Für Ihren Gewerbemietvertrag gilt der vereinbarte Schlüssel. Ein Zuschlag für die Praxis braucht eine Grundlage im Vertrag und muss nachvollziehbar sein.
Ein vereinbarter Maßstab darf nicht einseitig geändert werden. Das OLG Düsseldorf hat das für eine Arztpraxis in einem Gesundheitszentrum entschieden und dort auch einen pauschalen Ansatz von 30 Prozent für das Parkhaus als vertragswidrig beanstandet (OLG Düsseldorf, Urteil vom 9.7.2015, I-10 U 126/14).
Für Wohnraum hat der BGH entschieden, dass ein Vorwegabzug für Gewerbeeinheiten nicht generell nötig ist, sondern nur bei erheblicher Mehrbelastung der Wohnungsmieter (BGH, Urteil vom 10.5.2017, VIII ZR 79/16). Werden Ihnen pauschal hohe Anteile zugerechnet, sollte der Vermieter erklären können, worauf sie beruhen.

Auch bei der CO2-Kostenaufteilung zählt das Gebäude: In einem überwiegend zu Wohnzwecken genutzten Haus gilt für Praxisräume das Stufenmodell für Wohngebäude (§ 6 CO2KostAufG), im reinen Ärztehaus die hälftige Teilung für Nichtwohngebäude. Mehr im Beitrag Gewerbe im Wohnhaus.

Aufzug, Reinigung und Patientenverkehr

Praxen bringen Publikumsverkehr ins Haus. Das schlägt sich in Aufzug, Treppenhausreinigung und Allgemeinstrom nieder. Der Betrieb des Aufzugs mit Strom, Wartung, Prüfung und Reinigung ist eine Betriebskostenart nach § 2 BetrKV, Reparaturen sind es nicht. Typische Fehler:

Vollwartungsverträge für Aufzüge werden komplett umgelegt, obwohl sie Reparaturen und Ersatzteile enthalten. Siehe Vollwartungsvertrag.
Die Praxis reinigt ihre Räume selbst und zahlt trotzdem über die Hausreinigung Flächen mit, die nicht zu den Gemeinschaftsflächen gehören.
Ein Mehraufwand wird pauschal auf die Praxis verteilt, ohne dass der Vertrag das vorsieht.

Praxisabfälle und Sondermüll

Praxen und MVZ haben besondere Abfälle, zum Beispiel spitze und scharfe Gegenstände oder Abfälle, die gesondert entsorgt werden müssen. Dafür bestehen meist eigene Entsorgungsverträge der Praxis. Prüfen Sie, ob die Müllposition des Hauses diese Leistungen noch einmal enthält oder ob Ihr Anteil an der Hausentsorgung nach einem Schlüssel berechnet wird, der Ihre eigene Entsorgung nicht berücksichtigt. Für gewerbliche Siedlungsabfälle gilt zudem die Pflicht zur Getrenntsammlung nach § 3 GewAbfV. Mehr im Beitrag Gewerbeabfall in der Nebenkostenabrechnung.

Lüftung und Spezialtechnik im Ärztehaus

Ärztehäuser und MVZ haben oft zentrale Lüftungs- und Klimaanlagen, besondere Brandschutztechnik oder Notstromversorgung. Medizinische Geräte der Praxis sind Sache der Praxis; Gebäudetechnik ist Sache des Vermieters, soweit der Vertrag nichts anderes regelt. Für die Abrechnung bedeutet das:

Wartung zentraler Anlagen ist nur umlagefähig, wenn der Vertrag sie erfasst. Eine Formularklausel über Wartungskosten gemeinschaftlich genutzter Anlagen ohne Obergrenze hat das OLG München für unwirksam gehalten (OLG München, Endurteil vom 12.2.2026, 14 U 1880/25 e; Revision zugelassen).
Instandhaltung und Instandsetzung gemeinschaftlich genutzter Anlagen dürfen formularmäßig nur mit einer Kostenobergrenze übertragen werden (BGH, Urteil vom 6.4.2005, XII ZR 158/01).
Strom für besonders lüftungs- oder kühlintensive Bereiche einzelner Mieter sollte nicht über den Allgemeinstrom auf alle verteilt werden.

Mehr in den Beiträgen Klima, Lüftung, Technikkosten und Instandhaltung von Gemeinschaftsflächen.

Umsatzsteuer: Ärzte und Apotheken unterscheiden sich

Heilbehandlungen von Ärzten sind nach § 4 Nr. 14 UStG steuerfrei. Ärzte haben insoweit keinen Vorsteuerabzug. Der Vermieter darf deshalb in der Regel nicht zur Umsatzsteuer optieren (§ 9 Abs. 2 UStG); die Finanzverwaltung nennt den Arzt im Umsatzsteuer-Anwendungserlass ausdrücklich als Beispiel. Umsatzsteuer auf Miete und Nebenkosten kann nur verlangt werden, wenn der Vermieter umsatzsteuerpflichtig ist (BGH, Urteil vom 15.1.2025, XII ZR 29/24). Steht auf Ihrer Praxisabrechnung Umsatzsteuer, sollte das geprüft werden.

Apotheken erzielen dagegen überwiegend steuerpflichtige Umsätze. Hier ist eine Option des Vermieters häufig zulässig, und die Nebenkosten sind dann bei vorsteuerabzugsberechtigtem Vermieter netto anzusetzen. Mehr im Beitrag Umsatzsteuer auf Nebenkosten. Stimmen Sie steuerliche Fragen mit Ihrer Steuerberatung ab.

Apotheken im Einkaufszentrum

Apotheken in Centern zahlen zusätzlich Centermanagement, Werbebeiträge und Umlagen für die Mall. Nicht aufgeschlüsselte Centermanagement-Kosten neben Verwaltungskosten hat der BGH in Formularverträgen für unwirksam erklärt (BGH, Urteil vom 3.8.2011, XII ZR 205/09). Mehr auf der Seite zur Nebenkostenprüfung im Einkaufszentrum.

So prüfen wir Ihre Praxisabrechnung

Sie laden die Unterlagen digital hoch, die automatisierte Vorprüfung dauert je nach Prüfung in der Regel 2 bis 60 Minuten. Danach erhalten Sie eine Ersteinschätzung per E-Mail. Geprüft werden Widerspruchsfristen und formelle Vollständigkeit, Umlagefähigkeit der Positionen, Mietvertragsabgleich und Vorauszahlungen, Verteilerschlüssel und Heizkosten. Auf Wunsch erhalten Sie den Report mit Prüfbericht, maßgeschneidertem Widerspruchsschreiben, Verweisen auf Mietrecht und Urteile und konkreten Handlungsempfehlungen. Die Durchsetzung erfolgt bei Bedarf über unsere Partnerkanzlei.

Was Sie brauchen

die Nebenkostenabrechnung und gegebenenfalls die Heizkostenabrechnung
meist den Mietvertrag mit Nachträgen; er kann nachgereicht werden
hilfreich, aber keine Pflicht: Belege und Ihre eigenen Entsorgungs- oder Wartungsverträge

Häufige Fragen

Darf mein Vermieter Umsatzsteuer auf die Nebenkosten der Praxis berechnen?

In der Regel nicht, wenn Sie überwiegend steuerfreie Heilbehandlungen erbringen, weil der Vermieter dann nicht optieren darf. Für Apotheken gilt das meist nicht. Lassen Sie die konkrete Konstellation prüfen.

Muss die Praxis für den Aufzug mehr zahlen als die Wohnungen?

Nur wenn der Mietvertrag das so regelt. Ohne Vereinbarung gilt der vereinbarte allgemeine Schlüssel, und Reparaturkosten gehören ohnehin nicht in die Betriebskosten.

Kann ich auch frühere Jahre prüfen lassen?

Ja, je nach Vertrag sind teils bis zu 36 Monate rückwirkend prüfbar. Für Rückforderungen gilt in der Regel die dreijährige Verjährung.

Praxisabrechnung prüfen

Laden Sie Ihre Abrechnung hoch und lassen Sie sie kostenlos vorprüfen. Den gesamten Leistungsumfang finden Sie auf der Seite zur Gewerbe-Nebenkostenprüfung.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung.