Klima, Lüftung, Rolltreppen: Technikkosten im Gewerbe prüfen

Kurzantwort: Kosten für Betrieb und Wartung von Klima- und Lüftungsanlagen, Rolltreppen und ähnlicher Technik dürfen Gewerbemietern nur berechnet werden, wenn der Mietvertrag diese Kosten konkret nennt. Umlagefähig sind laufende Kosten wie Wartung, Prüfung, Reinigung und Betriebsstrom, Reparaturen und Ersatzteile dagegen nur über eine wirksame Instandhaltungsklausel, bei gemeinsam genutzten Anlagen nur mit Kostenobergrenze. Bei Vollwartungsverträgen muss der Reparaturanteil herausgerechnet werden.

Ohne konkrete Vereinbarung keine Umlage

Im Gewerbe trägt der Vermieter die laufenden Kosten der Mietsache, solange der Vertrag nichts anderes regelt (§ 535 Abs. 1 BGB). Die Betriebskostenverordnung ist für Gewerberäume nicht unmittelbar maßgeblich, wird aber zur Auslegung herangezogen. Steht im Vertrag nur „Betriebskosten“, erfasst das nach dem Bundesgerichtshof die Kostenarten des Katalogs in § 2 BetrKV. Sonstige Kosten sind davon regelmäßig nicht erfasst, dafür braucht es eine konkrete Einigung (BGH, Urteil vom 08.04.2020, XII ZR 120/18).

Das ist für Technikkosten entscheidend. Der Katalog nennt ausdrücklich nur die zentrale Heizung (Nr. 4) und den Personen- oder Lastenaufzug (Nr. 7). Klima- und Lüftungsanlagen, Rolltreppen, Rauch- und Wärmeabzugsanlagen, automatische Türen oder Sprinkleranlagen fallen allenfalls unter die „sonstigen Betriebskosten“ nach Nr. 17. Sie gehören nur in Ihre Abrechnung, wenn der Mietvertrag sie benennt. Ob der Begriff „Aufzug“ auch Rolltreppen umfasst, ist eine Auslegungsfrage. Eine ausdrückliche Nennung im Vertrag schafft Klarheit, ihr Fehlen ist ein Ansatzpunkt für Einwände.

Ist die Klausel ein vorformulierter Vertragstext, muss sie außerdem transparent sein (§ 307 Abs. 1 BGB). Was dann im Einzelnen gilt, erklärt der Beitrag Nebenkostenklausel unwirksam.

Wartung oder Reparatur: die entscheidende Grenze

Betriebskosten sind laufende Kosten. Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten, also Kosten zur Beseitigung von Mängeln durch Abnutzung, Alterung und Witterung, gehören ausdrücklich nicht dazu (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV). Was zur Wartung gehört, lässt sich an den Formulierungen des Katalogs für Heizung und Aufzug ablesen: Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, regelmäßige Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit, Einstellung durch eine Fachkraft, Reinigung und Betriebsstrom.

Typischerweise Wartung, also bei wirksamer Vereinbarung umlagefähig:

regelmäßige Inspektion und Funktionsprüfung von Klima- und Lüftungsanlagen
Reinigung von Geräten und Lüftungskanälen, Hygienekontrollen
gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen, etwa wiederkehrende Prüfungen von Aufzügen durch Sachverständige
Einstellen und Justieren, Störungssuche ohne Reparatur
Betriebsstrom der Anlage

Typischerweise Reparatur oder Erneuerung, also keine Betriebskosten:

Austausch eines defekten Kompressors, Motors oder Lüfters
Ersatz von Rolltreppenstufen, Antrieben oder Handläufen nach Verschleiß
Erneuerung von Steuerung oder Regelung
Nachfüllen von Kältemittel wegen einer Leckage

Dass die regelmäßige Prüfung der Betriebsbereitschaft zu den umlagefähigen Kosten zählen kann, hat der BGH für Rauchwarnmelder im Wohnraum entschieden (BGH, Urteil vom 05.10.2022, VIII ZR 117/21). Der Gedanke lässt sich auf andere Technik übertragen, im Gewerbe aber nur, wenn der Vertrag die Kostenart erfasst.

Grauzonen gibt es bei Verschleißteilen wie Filtern oder Keilriemen, die im Wartungsturnus planmäßig getauscht werden. In der Praxis werden sie meist der Wartung zugeordnet. Prüfen Sie, ob die Wartungsrechnung daneben noch Materialpositionen enthält, die nach Reparatur aussehen.

Instandhaltungsklauseln: ohne Obergrenze oft unwirksam

Viele Gewerbemietverträge übertragen dem Mieter neben der Wartung auch die „Instandhaltung“ technischer Anlagen. Für Anlagen, die gemeinsam mit anderen Mietern genutzt werden, setzt der BGH eine klare Grenze: Eine Formularklausel, die dem Mieter die Instandhaltung und Instandsetzung gemeinschaftlich genutzter Flächen und Anlagen ohne Begrenzung der Höhe nach auferlegt, ist unwirksam (BGH, Urteil vom 06.04.2005, XII ZR 158/01).

Ausdrücklich betroffen sind auch Technikklauseln. Der BGH hat eine Klausel in einem Nahversorgungszentrum, nach der der Mieter die „Wartung und Instandhaltung aller technischen Einrichtungen einschließlich der Kosten des Betriebes“ trägt, für unwirksam erklärt, weil sie ihm ohne Begrenzung die Erhaltungslast für das gesamte Zentrum aufbürdet. Eine einschränkende Auslegung auf die Anlagen, die nur dem Mieter dienen, hat das Gericht wegen der bewusst weiten Fassung abgelehnt (BGH, Urteil vom 26.09.2012, XII ZR 112/10).

Für Sie heißt das: Fehlt eine Kostenobergrenze, können Reparatur- und Erneuerungskosten für Gemeinschaftsanlagen wie die Rolltreppen in der Mall oder die zentrale Lüftung insgesamt wegfallen. Ist eine Obergrenze vereinbart, rechnen Sie nach, ob sie eingehalten ist. Anlagen, die ausschließlich Ihrer Mietfläche dienen, etwa ein eigenes Klimagerät im Laden, sind anders zu beurteilen; hier kommt es auf den genauen Wortlaut an. Vertiefung im Beitrag Instandhaltung von Gemeinschaftsflächen.

Vollwartungsverträge: Reparaturanteil herausrechnen

Gerade bei Aufzügen, Rolltreppen und Klimaanlagen schließen Vermieter oft Vollwartungsverträge. Der Dienstleister übernimmt dann gegen eine feste Pauschale nicht nur die Wartung, sondern auch Reparaturen und häufig Ersatzteile. Der Anteil für Reparaturen ist Instandsetzung und gehört nicht in die Betriebskosten, es sei denn, Ihr Vertrag überträgt Instandsetzungskosten wirksam.

Der Vermieter muss den nicht umlagefähigen Teil herausrechnen. Fordern Sie dafür bei der Belegeinsicht den Wartungsvertrag mit Leistungsverzeichnis und, wenn vorhanden, die Preisaufteilung des Anbieters an. Pauschale Abschläge für den Reparaturanteil sind in der Praxis verbreitet, eine gesetzlich festgelegte Quote gibt es nicht. Mehr dazu im Beitrag Vollwartungsvertrag.

Beispiel mit runden, fiktiven Werten: Ein Bürohaus hat einen Vollwartungsvertrag für die Lüftungs- und Klimaanlage über 24.000 Euro im Jahr. Laut Angebot des Dienstleisters entfallen 14.000 Euro auf Wartung und Prüfungen und 10.000 Euro auf die Reparaturpauschale. Der Vermieter legt die vollen 24.000 Euro um, auf Ihre Fläche entfallen 5 Prozent, also 1.200 Euro. Umlagefähig wären ohne wirksame Instandsetzungsklausel nur 5 Prozent von 14.000 Euro, also 700 Euro. Sie zahlen 500 Euro im Jahr zu viel.

Energieanteil: Strom und Kälte richtig zuordnen

Klima- und Lüftungsanlagen verbrauchen viel Strom. Dieser Betriebsstrom ist umlagefähig, wenn der Vertrag die Kosten der Anlage erfasst. Häufige Fehler:

Doppelte Abrechnung: Der Strom der Technik steckt im Allgemeinstrom und wird zusätzlich in einer eigenen Position „Klima“ abgerechnet.
Falscher Schlüssel: Die Kühlung dient nur einem Teil der Flächen, wird aber auf alle Mieter verteilt, oder ein Mieter mit eigener Anlage zahlt für die zentrale mit.
Heizen über die Lüftung: Wird über die Lüftung geheizt, gehören diese Kosten zu den Heizkosten. Sieht der Vertrag eine Verteilung nach Messgeräten vor, darf der Vermieter sie nicht pauschal nach Fläche umlegen (BGH, Urteil vom 30.01.2019, XII ZR 46/18). Mehr im Beitrag Heizkosten im Gewerbe.

Eine Grenze gibt es in die andere Richtung: Verursacht eine Heizungs- und Lüftungsanlage hohe Energiekosten, entspricht aber dem Standard bei Errichtung und arbeitet fehlerfrei, ist das kein Mangel. Aus dem Wirtschaftlichkeitsgebot folgt auch kein Anspruch auf Modernisierung (BGH, Urteil vom 18.12.2013, XII ZR 80/12). Angreifbar sind dagegen überhöhte Preise für Wartung und Dienstleistungen.

Prüfpunkte für Ihre Abrechnung

Nennt der Mietvertrag Klima, Lüftung, Rolltreppen oder sonstige Technik ausdrücklich als umlagefähig?
Enthalten die Technikkosten Reparaturen, Ersatzteile oder Erneuerungen?
Gibt es eine Instandhaltungsklausel für Gemeinschaftsanlagen, und hat sie eine Kostenobergrenze?
Wird bei Vollwartungsverträgen der Reparaturanteil herausgerechnet, und ist die Aufteilung belegt?
Ist der Betriebsstrom nur einmal abgerechnet, nicht zusätzlich im Allgemeinstrom?
Dienen die Anlagen allen Mietern, oder nur einem Teil der Flächen?
Sind Kosten für Anlagen einzelner Mieter, etwa eines Ankermieters, herausgenommen?
Sind die Wartungspreise im Vergleich zum Vorjahr plausibel?

Häufige Fragen

Darf der Vermieter die Wartung der Klimaanlage auf mich umlegen?

Ja, wenn der Mietvertrag diese Kosten konkret nennt. Der Begriff „Betriebskosten“ allein genügt dafür in der Regel nicht, weil Klimaanlagen nicht im Katalog der Betriebskostenverordnung stehen.

Muss ich Reparaturen an der Rolltreppe im Einkaufszentrum zahlen?

Nur wenn der Vertrag Instandsetzungskosten wirksam überträgt. Für gemeinsam genutzte Anlagen verlangt der BGH eine Kostenobergrenze; fehlt sie, ist die Klausel unwirksam.

Wie erkenne ich den Reparaturanteil in einem Vollwartungsvertrag?

Aus dem Wartungsvertrag, dem Leistungsverzeichnis und der Preisaufteilung des Dienstleisters. Diese Unterlagen können Sie bei der Belegeinsicht verlangen.

Sind hohe Stromkosten einer alten Lüftungsanlage ein Mangel?

Nicht, wenn die Anlage dem Standard bei Errichtung entspricht und fehlerfrei arbeitet. Dann können Sie weder mindern noch eine Modernisierung verlangen.

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Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung.