Umsatzsteuer auf Nebenkosten: brutto oder netto im Gewerbe?

Grundsatz: Vermietung ist steuerfrei, Option ist möglich

Die Vermietung von Grundstücken und Räumen ist von der Umsatzsteuer befreit (§ 4 Nr. 12 UStG). Der Vermieter kann aber auf die Befreiung verzichten, wenn er an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen vermietet (§ 9 Abs. 1 UStG). Das lohnt sich für ihn, weil er dann Vorsteuer aus Bau-, Sanierungs- und Bewirtschaftungskosten abziehen kann.

Die Option hat eine wichtige Grenze. Sie ist nur zulässig, soweit der Mieter die Räume ausschließlich für Umsätze verwendet, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen, und der Vermieter muss das nachweisen (§ 9 Abs. 2 UStG). Für viele Gewerbemieter ist das entscheidend:

• Banken, Versicherungen, Arztpraxen erbringen überwiegend steuerfreie Umsätze. Bei ihnen kann der Vermieter in der Regel nicht optieren.
• Einzelhandel, Gastronomie, Büros von Dienstleistern nutzen ihre Flächen meist für steuerpflichtige Umsätze. Hier ist die Option üblich.
• Geringfügige steuerfreie Nutzung ist nach Auffassung der Finanzverwaltung unschädlich, wenn höchstens 5 Prozent der Umsatzsteuer auf die Miete vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen wären (Abschnitt 9.2 Abs. 3 Umsatzsteuer-Anwendungserlass).
• Teiloption: Die Frage wird für jeden selbständig nutzbaren Gebäudeteil gesondert beurteilt, etwa je Geschoss oder Ladeneinheit.

Für ältere Gebäude gilt eine Übergangsregel: Wurde mit dem Bau eines gewerblichen Gebäudes vor dem 11. November 1993 begonnen und war es vor dem 1. Januar 1998 fertig, ist die Einschränkung des § 9 Abs. 2 UStG nicht anzuwenden (§ 27 Abs. 2 UStG).

Nebenkosten teilen das Schicksal der Miete

Umsatzsteuerlich sind die üblichen Nebenkosten keine eigenen Leistungen, sondern Nebenleistungen zur Vermietung. Die Finanzverwaltung nennt als Beispiele Wärme, Wasser, Flur- und Treppenreinigung, Treppenbeleuchtung und Strom. Ist die Miete steuerfrei, sind es die Nebenkosten auch. Hat der Vermieter optiert, sind sie steuerpflichtig.

Daraus folgt eine Regel, die viele überrascht: Auch auf Kosten, die beim Vermieter selbst ohne Umsatzsteuer anfallen, kommt bei optierender Vermietung Umsatzsteuer. Das betrifft vor allem die Grundsteuer und die Versicherungsprämien. Steuern, Gebühren und Abgaben, die der Vermieter schuldet und offen weitergibt, gehören zum Entgelt und sind keine durchlaufenden Posten (§ 10 UStG, Abschnitt 10.1 Abs. 6 Umsatzsteuer-Anwendungserlass). Der Steuersatz richtet sich nach der Hauptleistung, also 19 Prozent, auch auf Wasser.

Der BGH hat das bestätigt. Hat der Vermieter optiert und ist die Grundmiete „zuzüglich der jeweils gültigen Umsatzsteuer“ vereinbart, durfte das Landgericht den Vertrag so auslegen, dass auch die Nebenkosten zuzüglich Umsatzsteuer zu zahlen sind. Die Steuerpflicht entfällt nicht anteilig für Kosten, die nicht mit Vorsteuer belastet sind, wie die Grundsteuer. Grundsteuer und Versicherungsprämien sind keine durchlaufenden Posten, und die Versicherungsteuer ist keine Umsatzsteuer (Urteil vom 30.09.2020, XII ZR 6/20). 2025 hat der BGH ergänzt, dass Betriebskosten umsatzsteuerlich Teil des Entgelts sind (Urteil vom 15.01.2025, XII ZR 29/24).

Umsatzsteuer auf Grundsteuer oder Gebäudeversicherung ist bei einem optierenden Vermieter also kein Fehler. Wie Sie diese Positionen selbst prüfen, lesen Sie unter Grundsteuer im Gewerbe und Versicherungen in der Gewerbe-Nebenkostenabrechnung.

Netto oder brutto: So muss der Vermieter rechnen

Der häufigste echte Fehler liegt woanders. Ein optierender Vermieter kann sich die Umsatzsteuer aus den Rechnungen seiner Dienstleister als Vorsteuer erstatten lassen. Diese Steuer ist für ihn kein Kostenfaktor. Er muss die Kosten deshalb netto ansetzen und erst auf die Summe 19 Prozent aufschlagen. So hat es der BGH im Urteil XII ZR 29/24 als Grundsatz beschrieben.

Beispiel mit runden, fiktiven Werten: Auf ein Büro entfallen Hausmeisterkosten von 10.000 Euro netto zuzüglich 1.900 Euro Umsatzsteuer, Wasser von 2.000 Euro netto zuzüglich 140 Euro Umsatzsteuer, Grundsteuer von 5.000 Euro und Versicherung von 3.000 Euro.

• Richtig: Basis 20.000 Euro netto, zuzüglich 19 Prozent gleich 3.800 Euro, zusammen 23.800 Euro.
• Falsch: Basis 22.040 Euro brutto, zuzüglich 19 Prozent gleich 4.187,60 Euro, zusammen 26.227,60 Euro.

Auch als vorsteuerabzugsberechtigter Mieter zahlen Sie im falschen Fall 2.040 Euro netto zu viel, denn die in der Basis versteckte Umsatzsteuer können Sie nicht als Vorsteuer ziehen.

Eine Ausnahme hat der BGH ausdrücklich anerkannt. Vermietet der Eigentümer eine Einheit in einer Wohnungseigentumsanlage und hat die Eigentümergemeinschaft selbst nicht zur Umsatzsteuer optiert, enthält das Hausgeld keine abziehbare Vorsteuer. Dann sind die Bruttobeträge seine tatsächlichen Kosten und dürfen umgelegt werden. Einen Anspruch darauf, dass der Vermieter die Gemeinschaft zur Option bewegt, hat der Mieter nicht (XII ZR 29/24).

Kann ein Vermieter wegen gemischter Nutzung des Gebäudes nur einen Teil der Vorsteuer abziehen, muss die Abrechnung nachvollziehbar zeigen, welcher Anteil netto und welcher brutto angesetzt wurde.

Ohne wirksame Option keine Umsatzsteuer

Vermietet der Eigentümer steuerfrei, darf er keine Umsatzsteuer auf Miete und Nebenkosten berechnen. Er kann dann aber die Bruttokosten umlegen, weil er keine Vorsteuer abziehen kann.

Problematisch wird es, wenn der Vermieter Umsatzsteuer ausweist, obwohl die Option unzulässig ist, etwa bei einer Bankfiliale. Er schuldet die ausgewiesene Steuer dann trotzdem gegenüber dem Finanzamt (§ 14c UStG). Sie als Mieter können sie nicht als Vorsteuer abziehen, denn abziehbar ist nur die gesetzlich geschuldete Steuer (§ 15 UStG). Zivilrechtlich gilt nach dem BGH: Ist vereinbart, dass der Mieter die Umsatzsteuer trägt, wenn sie anfällt, kann der Vermieter den Betrag nur verlangen, wenn er selbst umsatzsteuerpflichtig ist (XII ZR 29/24). Prüfen Sie deshalb, wie die Steuerklausel in Ihrem Gewerbemietvertrag formuliert ist.

Vorsteuerabzug und Rechnungsanforderungen

Damit Sie Vorsteuer aus Miete und Nebenkosten ziehen können, brauchen Sie eine ordnungsgemäße Rechnung (§ 14 UStG). Pflichtangaben sind unter anderem Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Vermieters, Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag.

Als Rechnung kann auch der Mietvertrag dienen, wenn er diese Angaben enthält. Der Zeitraum darf sich aus den Zahlungsbelegen ergeben. Der Steuerausweis muss aber eindeutig sein. Lässt der Vertrag offen, ob der Vermieter steuerpflichtig oder steuerfrei abrechnet, reicht er als Rechnung nicht aus (Abschnitt 14.1 Abs. 18 Umsatzsteuer-Anwendungserlass). Die Jahresabrechnung über die Nebenkosten sollte ebenfalls alle Pflichtangaben enthalten, weil sie die endgültige Bemessungsgrundlage festlegt. Ein Guthaben mindert die Bemessungsgrundlage, Ihre Vorsteuer ist dann entsprechend zu berichtigen (§ 17 UStG). Welche Angaben zivilrechtlich in jede Abrechnung gehören, erklärt unser Beitrag Nebenkostenabrechnung Gewerbe: Diese Angaben muss sie enthalten.

Seit 2025 gilt zwischen inländischen Unternehmern grundsätzlich die Pflicht zur E-Rechnung, ausdrücklich auch bei Vermietung mit Option. Bei steuerfreier Vermietung besteht keine Rechnungspflicht. Für Mietverhältnisse reicht laut Finanzverwaltung eine E-Rechnung für den ersten Zeitraum, in der der Vertrag enthalten ist oder klar wird, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt. Die Übergangsfristen nach § 27 Abs. 38 UStG laufen Ende 2026 und Ende 2027 aus. Klären Sie mit Ihrer Buchhaltung, ob die Abrechnungen Ihrer Vermieter ab 2027 als E-Rechnung kommen müssen.

Typische Fehler in der Praxis

• Umsatzsteuer auf Bruttokosten, also doppelte Steuer auf Hausmeister, Reinigung oder Wartung.
• Umsatzsteuer ausgewiesen, obwohl die Option wegen steuerfreier Nutzung des Mieters unzulässig ist.
• Unterschiedliche Steuersätze innerhalb der Abrechnung, etwa 7 Prozent auf Wasser, obwohl einheitlich 19 Prozent gelten.
• Umsatzsteuer nur auf einzelne Positionen statt auf den gesamten umlagefähigen Betrag.
• Abrechnung ohne Steuernummer, Rechnungsnummer oder Leistungszeitraum, sodass der Vorsteuerabzug gefährdet ist.
• Guthaben ausgezahlt, ohne die darauf entfallende Umsatzsteuer zu korrigieren.

Prüfpunkte für Ihre Abrechnung

• Hat Ihr Vermieter optiert, und sieht Ihr Mietvertrag die Übernahme der Umsatzsteuer auf Miete und Nebenkosten vor?
• Nutzen Sie die Fläche ausschließlich oder nahezu ausschließlich für steuerpflichtige Umsätze?
• Sind die Kosten netto angesetzt, soweit der Vermieter Vorsteuer abziehen kann?
• Sind bei WEG-Einheiten die Hausgeldbeträge erkennbar und ist begründet, warum brutto angesetzt wird?
• Wird ein einheitlicher Steuersatz von 19 Prozent auf die Gesamtsumme angewendet?
• Enthält die Abrechnung alle Pflichtangaben einer Rechnung?
• Ist bei einem Guthaben die Umsatzsteuer korrekt herausgerechnet?
• Kommt die Abrechnung im vorgeschriebenen Rechnungsformat, ab 2027 voraussichtlich als E-Rechnung?

Häufige Fragen

Darf auf die Grundsteuer Umsatzsteuer berechnet werden?

Ja, wenn der Vermieter wirksam optiert hat und Sie die Umsatzsteuer vertraglich tragen. Die Grundsteuer ist dann Teil des steuerpflichtigen Entgelts für die Vermietung.

Muss mein Vermieter die Kosten netto abrechnen?

Soweit er selbst Vorsteuer abziehen kann, ja. Er setzt die Nettokosten an und schlägt die Umsatzsteuer auf die Summe auf. Brutto darf er nur ansetzen, was ihn tatsächlich brutto belastet, etwa nicht optierte WEG-Kosten.

Wir sind eine Bank. Darf der Vermieter Umsatzsteuer berechnen?

In der Regel nicht, weil Bankumsätze überwiegend steuerfrei sind und die Option dann unzulässig ist. Eine Ausnahme gilt bei nur geringfügiger steuerfreier Nutzung der konkreten Fläche.

Ist der Mietvertrag eine Rechnung?

Er kann es sein, wenn er alle Pflichtangaben enthält und die Steuer eindeutig ausweist. Für die Nebenkostenabrechnung sollten Sie zusätzlich auf vollständige Rechnungsangaben achten.

Abrechnung prüfen lassen

Fehler bei der Umsatzsteuer wiederholen sich oft über Jahre und über viele Standorte. Der kostenlose Vorab-Check zeigt erste Auffälligkeiten, die Gewerbe-Nebenkostenprüfung prüft Netto- und Bruttoansätze gemeinsam mit allen anderen Positionen. Steuerliche Einzelfragen klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung, einen Überblick über weitere Prüfschritte gibt Nebenkostenabrechnung im Gewerbe prüfen.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung.