Nebenkostenprüfung für Bank- und Sparkassenfilialen

Umsatzsteuer: der Sonderfall Bank

Bei den meisten Gewerbemietern ist Umsatzsteuer auf Nebenkosten ein Durchlaufposten. Bei Banken nicht. Bank- und Finanzumsätze wie Kreditgewährung, Einlagengeschäft und Zahlungsverkehr sind nach § 4 Nr. 8 UStG steuerfrei. Insoweit hat das Institut keinen Vorsteuerabzug.

Das wirkt auf den Mietvertrag zurück. Der Vermieter darf auf die Steuerfreiheit der Vermietung nur verzichten, wenn der Mieter die Räume ausschließlich für Umsätze verwendet, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen (§ 9 Abs. 2 UStG). Die Finanzverwaltung nennt die Bank im Umsatzsteuer-Anwendungserlass ausdrücklich als Beispiel, bei dem die Option ausscheidet; eine Bagatellgrenze von 5 Prozent steuerpflichtiger Umsätze ist dort ebenfalls geregelt. Der BGH hat 2025 bestätigt, dass Umsatzsteuer auf Miete und Nebenkosten nur verlangt werden kann, wenn der Vermieter umsatzsteuerpflichtig ist (BGH, Urteil vom 15.1.2025, XII ZR 29/24).

Typische Fehler in Filialabrechnungen:

• 19 Prozent Umsatzsteuer werden auf den Saldo oder auf alle Nebenkosten aufgeschlagen, obwohl für die Bankfläche keine wirksame Option besteht.
• Bei einem Vermieter ohne Vorsteuerabzug sind die Kosten brutto, also einschließlich der Umsatzsteuer aus den Eingangsrechnungen, anzusetzen. Wird darauf noch einmal Umsatzsteuer erhoben, zahlen Sie doppelt.
• Im gemischt vermieteten Haus hat der Vermieter für andere Einheiten optiert und rechnet die Bankfiliale nach demselben Muster ab.

Die Einzelheiten erklärt der Beitrag Umsatzsteuer auf Nebenkosten. Weil es um Steuerrecht geht, sollte das Ergebnis mit Ihrer Steuerabteilung abgestimmt werden.

SB-Zonen und Geldautomaten

Die SB-Zone ist oft rund um die Uhr geöffnet und beleuchtet, beheizt oder klimatisiert. Das verschiebt Verbräuche. Prüfen Sie:

• Strom: Hängen Geldautomaten, Kontoauszugsdrucker und Beleuchtung der SB-Zone am eigenen Zähler der Filiale oder am Allgemeinstrom des Hauses? Im zweiten Fall darf die Filiale nicht zusätzlich über den Flächenanteil am Allgemeinstrom belastet werden, ohne dass der Mehrverbrauch sauber zugeordnet ist. Umgekehrt dürfen Sie nicht den Allgemeinstrom des Hauses über Ihren Zähler mitbezahlen.
• Heizung: Die Heizkostenverordnung gilt auch für Gewerberäume. Mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten sind nach Verbrauch zu verteilen (§ 7 HeizkostenV). Eine reine Flächenverteilung ist ein Fehler, für den die Verordnung ein Kürzungsrecht von 15 Prozent vorsieht.
• Reinigung: Wird die SB-Zone durch einen eigenen Dienstleister der Bank gereinigt, gehört sie nicht zusätzlich in die Hausreinigung.
• Fremdstandorte: Für Geldautomaten in Supermärkten oder Einkaufszentren werden oft Strom- und Nebenkostenpauschalen vereinbart. Ist eine Pauschale fest vereinbart, darf nicht zusätzlich abgerechnet werden; ist sie als Vorauszahlung vereinbart, steht Ihnen eine Abrechnung zu.

Bewachung, Alarm und Werttransport abgrenzen

Bewachung steht nicht im Katalog des § 2 BetrKV. Im Gewerbe kann sie umgelegt werden, wenn der Vertrag sie konkret vereinbart (BGH, Urteil vom 8.4.2020, XII ZR 120/18). Dann gilt das Wirtschaftlichkeitsgebot (BGH, Urteil vom 17.12.2014, XII ZR 170/13).

Wichtig ist die Abgrenzung: Werttransporte, die Befüllung der Automaten, die Aufschaltung der Filial-Alarmanlage und Tresortechnik sind Kosten des Bankbetriebs, keine Kosten des Gebäudes. Tauchen ähnliche Leistungen in den Nebenkosten auf, etwa ein Wachdienst oder eine Videoüberwachung des Hauses, sollte klar sein, wem sie dienen. Kosten, die der Vermieter allein für den Objektschutz leerer Flächen trägt, gehören nicht auf die Filiale. Mehr im Beitrag Bewachung und Sicherheitsdienst.

Standortschließungen und Endabrechnungen

Wer Filialen schließt oder zu SB-Standorten umbaut, bekommt Endabrechnungen, oft lange nach dem Auszug. Typische Fehler:

• Keine Zwischenablesung: Bei einem Nutzerwechsel muss der Gebäudeeigentümer die Verbrauchserfassung ablesen und die verbrauchsabhängigen Kosten danach aufteilen (§ 9b HeizkostenV).
• Falscher Zeitraum: Kosten werden für das ganze Jahr statt zeitanteilig bis zum Mietende berechnet.
• Ausbleibende Abrechnung: Rechnet der Vermieter nach Vertragsende nicht in angemessener Frist ab, kann der Mieter nach Auffassung des KG die Vorauszahlungen zurückfordern (KG, Urteil vom 22.3.2010, 8 U 142/09). Obergerichtlich ist diese Frage nicht einheitlich entschieden.

Weil geschlossene Standorte intern schnell aus dem Blick geraten, verfallen hier leicht Ansprüche. Rückforderungen verjähren in der Regel drei Jahre nach Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und Sie die maßgeblichen Umstände kannten oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätten kennen müssen (§ 199 BGB). Mehr im Beitrag Standort schließen: Endabrechnung und Nebenkosten.

Filialnetze: Fristen und Prioritäten

Eine Sparkasse oder Bank mit vielen Standorten erhält jedes Jahr zahlreiche Abrechnungen von verschiedenen Vermietern und Verwaltern. Eine gesetzliche Einwendungsfrist wie im Wohnraum gibt es im Gewerbe nicht, viele Mietverträge enthalten aber eigene Fristen. Sinnvoll ist ein zentraler Eingang mit Fristenkalender und eine Priorisierung nach Kostenvolumen und Auffälligkeiten. Wie das organisiert werden kann, zeigt der Beitrag Nebenkostenprüfung im Filialnetz organisieren. Eine erste Größenordnung liefert der Rechner für das Einsparpotenzial im Filialnetz.

So prüfen wir Filialabrechnungen

Sie laden die Abrechnungen digital hoch. Die automatisierte Vorprüfung dauert je nach Prüfung in der Regel 2 bis 60 Minuten, danach erhalten Sie eine Ersteinschätzung per E-Mail. Geprüft werden Widerspruchsfristen und formelle Vollständigkeit, die Umlagefähigkeit der einzelnen Positionen, Plausibilität und Mietvertragsabgleich, Vorauszahlungen, Verteilerschlüssel, Heizkosten und Sonderumlagen. Der Report enthält einen detaillierten Prüfbericht, ein maßgeschneidertes Widerspruchsschreiben, Verweise auf Mietrecht und Urteile und konkrete Handlungsempfehlungen. Die Durchsetzung erfolgt bei Bedarf über unsere Partnerkanzlei.

Für Filialnetze bieten wir eine persönliche Begleitung und individuell abgestimmte Betreuung, vom Einzelobjekt bis zum Enterprise-Portfolio. Mehr auf der Seite Nebenkostenprüfung für Filialisten.

Was Sie brauchen

• die Nebenkostenabrechnung je Filiale, bei Schließungen auch die Endabrechnung
• meist den Mietvertrag mit Nachträgen, insbesondere Regelungen zu Umsatzsteuer und Nebenkosten; er kann nachgereicht werden
• Belege sind keine Pflicht, aber hilfreich, etwa Zählerstände bei Auszug

Häufige Fragen

Darf der Vermieter einer Bankfiliale Umsatzsteuer auf die Nebenkosten berechnen?

In der Regel nicht, weil eine Option zur Umsatzsteuer bei überwiegend steuerfreien Bankumsätzen ausscheidet. Ausnahmen sind über die Bagatellgrenze denkbar. Wurde trotzdem Umsatzsteuer berechnet, kommt eine Rückforderung in Betracht; stimmen Sie das mit Ihrer Steuerabteilung ab.

Gehören Werttransporte in die Nebenkosten?

Nein. Werttransporte und Automatenservice sind Kosten des Bankbetriebs. In die Nebenkosten gehören nur gebäudebezogene Kosten, die der Mietvertrag wirksam vereinbart.

Wie weit zurück können wir prüfen lassen?

Je nach Vertrag sind teils bis zu 36 Monate rückwirkend prüfbar. Entscheidend sind Verjährung und mögliche vertragliche Fristen.

Gespräch für Ihr Filialnetz

Sie können einzelne Filialabrechnungen sofort kostenlos vorprüfen lassen. Für das ganze Filialnetz erreichen Sie uns unter info@nebenkostenprofi.de. Den Leistungsumfang für alle Objektarten finden Sie auf der Seite zur Gewerbe-Nebenkostenprüfung.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung.