Warum Gastro-Abrechnungen eigene Fehler haben
Gastronomie ist im Haus oft der größte Verbraucher. Das führt in beide Richtungen zu Fehlern: Mal werden Mehrkosten des Restaurants pauschal auf alle verteilt, mal zahlt der Gastronom Kosten doppelt, weil er Leistungen selbst beauftragt und sie trotzdem in der Hausabrechnung stehen. Für Ihren Mietvertrag gilt Gewerbemietrecht. Die Wohnraumregeln zu Betriebskosten greifen nicht automatisch, weil § 578 BGB nicht auf § 556 BGB verweist. Umgelegt werden darf, was der Vertrag wirksam vereinbart. Kosten außerhalb des Katalogs der Betriebskostenverordnung brauchen eine konkrete Vereinbarung (BGH, Urteil vom 8.4.2020, XII ZR 120/18).
Fettabscheider und Sondertechnik
Küchenabwasser mit Fetten muss in der Regel über einen Fettabscheider geführt werden, der regelmäßig geleert, gewartet und geprüft wird. Die Anforderungen ergeben sich aus den technischen Regeln und der örtlichen Entwässerungssatzung. Für die Abrechnung ist entscheidend, wem die Anlage gehört und wer sie beauftragt:
- Anlage des Mieters: Beauftragen Sie Leerung und Wartung selbst, dürfen diese Kosten nicht zusätzlich in den Nebenkosten auftauchen, etwa als „“ oder „“.
- Anlage des Vermieters: Eine Umlage braucht eine klare Vereinbarung. Fettabscheider stehen nicht ausdrücklich im Katalog des § 2 BetrKV.
- Reparatur statt Wartung: Instandsetzung oder Austausch von Pumpen, Deckeln oder ganzen Abscheidern ist keine laufende Betriebskostenposition. Sie kann nur über eine wirksame Instandhaltungsklausel umgelegt werden.
- Gemeinsame Anlage: Nutzen mehrere Gastronomen einen Abscheider, etwa im Food Court, muss der Schlüssel dem Vertrag entsprechen. Eine Formularklausel über Wartungskosten gemeinschaftlich genutzter Anlagen ohne Obergrenze hat das OLG München für unwirksam gehalten (OLG München, Endurteil vom 12.2.2026, 14 U 1880/25 e; Revision zugelassen).
Gleiches gilt für Abluft- und Lüftungsanlagen mit Fettfiltern, Kühlzellen und Getränkeleitungen: Was Sie als Betreiber selbst warten lassen, darf nicht noch einmal über das Haus abgerechnet werden. Mehr im Beitrag Klima, Lüftung, Technikkosten.
Gewerbemüll: getrennt sammeln, nicht doppelt zahlen
Gastronomiebetriebe unterliegen der Gewerbeabfallverordnung. Danach sind unter anderem Papier, Glas, Kunststoffe, Metalle und Bioabfälle getrennt zu sammeln (§ 3 GewAbfV). Viele Betriebe haben deshalb eigene Verträge, etwa für Speisereste, Altfett oder Glas.
Prüfen Sie, ob die Müllposition des Hauses dieselben Fraktionen noch einmal enthält und ob Ihr Anteil nach einem Schlüssel berechnet wird, der Ihre eigene Entsorgung berücksichtigt. Umgekehrt müssen Wohnungsmieter oder andere Gewerbemieter nicht Ihre Mehrmengen tragen; ein angemessener Vorwegabzug für die Gastronomie ist daher in gemischten Häusern oft vorgesehen. Prüfen Sie, wie er berechnet wurde. Details im Beitrag Gewerbeabfall in der Nebenkostenabrechnung.
Heizung, Warmwasser und Wasser
Die Heizkostenverordnung gilt auch für Gewerberäume. Heiz- und Warmwasserkosten sind zu mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach Verbrauch zu verteilen (§ 7 HeizkostenV). Gerade beim Warmwasser verbraucht eine Küche oft ein Vielfaches einer Wohnung oder eines Büros. Typische Fehler:
- Warmwasser wird nach Fläche verteilt, weil kein Zähler vorhanden ist oder nicht abgelesen wurde.
- Zähler sind vertauscht, falsch zugeordnet oder Schätzungen sind nicht als solche gekennzeichnet.
- Wasser und Abwasser werden nach Fläche verteilt, obwohl ein Unterzähler für die Gastronomie existiert.
- Der Abzug für CO2-Kosten fehlt. In Nichtwohngebäuden darf der Mieter höchstens die Hälfte der CO2-Kosten tragen (§ 8 CO2KostAufG); liegt das Restaurant in einem überwiegend zu Wohnzwecken genutzten Haus, gilt das Stufenmodell für Wohngebäude.
Mehr dazu in den Beiträgen Heizkosten im Gewerbe und CO2-Kosten im Gewerbe.
Außenflächen, Terrasse und Gemeinschaftsflächen
Terrassen, Freisitze und Lieferzonen werfen eigene Fragen auf. Wird die Terrasse als Mietfläche angesetzt, erhöht sie Ihren Anteil an allen flächenbezogenen Kosten; das muss dem Vertrag entsprechen. Für Reinigung und Winterdienst vor dem Lokal gilt: Was Sie vertraglich selbst erledigen, darf nicht zusätzlich über die Hausabrechnung laufen.
In Einkaufszentren und Bahnhöfen kommen Umlagen für Gemeinschaftsflächen hinzu, etwa für Sitzbereiche im Food Court, Toiletten oder Centermanagement. Hier gelten die Grenzen, die der BGH für Center gezogen hat, zum Beispiel für die Instandhaltung gemeinschaftlich genutzter Flächen ohne Kostenobergrenze (BGH, Urteil vom 6.4.2005, XII ZR 158/01). Mehr auf der Seite zur Nebenkostenprüfung im Einkaufszentrum.
Ketten und Franchise
Systemgastronomie mit vielen Standorten hat dieselben Fehler oft vielfach. Lohnend ist ein Vergleich der Standorte: Wo liegen Wasser, Abfall oder Wartung je Quadratmeter deutlich über dem Schnitt? Für Systemzentralen, die für Franchisenehmer prüfen, gibt es die Seite Nebenkostenprüfung für Franchise-Systeme, für eigene Filialnetze die Seite Nebenkostenprüfung für Filialisten.
So prüfen wir Ihre Gastro-Abrechnung
Sie laden Abrechnung und Mietvertrag digital hoch. Eine automatisierte Vorprüfung dauert je nach Umfang in der Regel 2 bis 60 Minuten, danach erhalten Sie eine Ersteinschätzung per E-Mail mit einer klaren Aussage zu Auffälligkeiten und Potenzial. Der Prüfumfang umfasst unter anderem Fristen und formelle Vollständigkeit, die Umlagefähigkeit jeder Kostenposition, den Abgleich mit Mietvertrag und Vorauszahlungen sowie Verteilerschlüssel und Heizkosten. Auf Wunsch erhalten Sie den Report mit Prüfbericht, maßgeschneidertem Widerspruchsschreiben, rechtlichen Verweisen und konkreten Handlungsempfehlungen. Bei Bedarf übernimmt unsere Partnerkanzlei die Durchsetzung.
Was Sie brauchen
- die Nebenkostenabrechnung und, falls getrennt, die Heiz- und Warmwasserabrechnung
- meist den Mietvertrag mit Anlagen zu Technik und Außenflächen; er kann nachgereicht werden
- hilfreich, aber keine Pflicht: Belege, eigene Entsorgungs- und Wartungsverträge, Zählerstände
Häufige Fragen
Muss ich die Wartung des Fettabscheiders über die Nebenkosten zahlen?
Nur wenn die Anlage dem Vermieter gehört und der Mietvertrag die Umlage dieser Kosten vereinbart. Beauftragen Sie Leerung und Wartung selbst, dürfen die Kosten nicht zusätzlich in der Abrechnung stehen.
Darf mir der Vermieter Müllkosten berechnen, obwohl ich eigene Container habe?
Für die Fraktionen, die Sie selbst entsorgen, nicht noch einmal. Für andere Abfälle des Hauses kann ein Anteil vereinbart sein. Prüfen Sie den Schlüssel und ob Ihre eigene Entsorgung berücksichtigt ist.
Was passiert, wenn Warmwasser nicht nach Verbrauch abgerechnet wird?
Das verstößt gegen die Heizkostenverordnung. Sie sieht für diesen Fall ein Kürzungsrecht des Nutzers von 15 Prozent vor (§ 12 HeizkostenV). Ob und wie Sie es geltend machen, gehört zur Prüfung.
Gibt es Geld zurück, wenn die Prüfung selbst falsch ist?
Ja. Bei Fehlern in unserer eigenen Prüfung erhalten Sie Ihr Geld zurück.
Gastro-Abrechnung prüfen
Laden Sie Ihre Abrechnung hoch und lassen Sie sie kostenlos vorprüfen. Den gesamten Leistungsumfang finden Sie auf der Seite zur Gewerbe-Nebenkostenprüfung.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung.