Nebenkostenprüfung für Franchise-Systeme

Wer ist eigentlich Mieter?

In Franchise-Systemen ist die erste Frage nicht, ob eine Abrechnung stimmt, sondern wem sie gehört. Je nach System gibt es zwei typische Konstellationen:

• Der Franchisenehmer mietet selbst. Dann ist er Vertragspartner des Vermieters, bekommt die Abrechnung und kann sie prüfen lassen und beanstanden.
• Die Systemzentrale mietet und vermietet weiter. Dann gibt es zwei Abrechnungen: die des Vermieters an die Zentrale und die Weiterberechnung der Zentrale an den Franchisenehmer. Geprüft werden muss dann auf beiden Ebenen, jeweils gegen den passenden Vertrag.

Für die Prüfung brauchen wir die Abrechnung und meist den Mietvertrag der jeweiligen Ebene. Klären Sie deshalb vorab intern, wer welche Unterlagen weitergeben darf und wer gegenüber dem Vermieter auftritt.

Was Systemzentrale und Franchisenehmer gemeinsam haben

Für beide Seiten gilt: Nebenkosten belasten die Rentabilität des Standorts direkt. Für die Zentrale kommt hinzu, dass viele Standorte ähnlich aufgebaut sind, oft in ähnlichen Lagen und manchmal beim selben Vermieter oder Centerbetreiber. Dieselbe Vorlage führt dann leicht zu demselben Fehler an mehreren Standorten.

Beispiel mit runden, fiktiven Werten: In einem System mit 40 Standorten liegen sechs Standorte in Einkaufszentren desselben Betreibers. Bei einem Standort zeigt die Prüfung, dass Centermanagement-Kosten zusätzlich zu Verwaltungskosten abgerechnet werden, ohne dass der Vertrag das klar regelt. Es liegt nahe, die anderen fünf Abrechnungen gezielt auf dieselbe Position zu prüfen. Eine Beanstandung muss sich aber immer auf den konkreten Vertrag des jeweiligen Standorts stützen.

Typische Fehler an Franchise-Standorten

Viele Franchise-Standorte liegen in Einkaufszentren, Fachmarktzentren oder Innenstadtlagen, ein großer Teil in Gastronomie und Einzelhandel. Entsprechend häufig sind diese Punkte:

• Centermanagement und Verwaltung doppelt oder ohne transparente Regelung. Der BGH hat eine Formularklausel über nicht näher aufgeschlüsselte Centermanagement-Kosten neben Verwaltungskosten für intransparent und unwirksam gehalten (BGH, Urteil vom 03.08.2011, XII ZR 205/09). Mehr unter Centermanagement.
• Werbegemeinschaft und Marketingbeitrag im Center. Sie sind etwas anderes als die Werbegebühr an die Systemzentrale und dürfen nicht mit ihr vermischt werden: Werbegemeinschaft im Einkaufszentrum.
• Instandhaltung der Mall und anderer Gemeinschaftsflächen ohne Kostenbegrenzung: Instandhaltung von Gemeinschaftsflächen.
• Gastronomie-Positionen wie Fettabscheider, Gewerbeabfall und Lüftung: Gewerbeabfall und Klima, Lüftung, Technik.
• Umlageschlüssel mit Gewichtung im Center, bei dem kleine Flächen überproportional belastet werden: Umlageschlüssel im Gewerbe.

Branchentypisches steht auf den Seiten für Gastronomie, Einzelhandel und Einkaufszentren.

Fristen: was jeder Standort wissen sollte

Im Gewerbe gilt die Ausschlussfrist des Wohnraummietrechts nicht, weil § 578 BGB nicht auf die Fristen in § 556 BGB verweist. Der Vermieter muss aber in angemessener Frist abrechnen, die regelmäßig ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums endet (BGH, Urteil vom 27.01.2010, XII ZR 22/07). Eine Einwendungsfrist für den Mieter ergibt sich nur aus dem Vertrag.

Zu viel Gezahltes kann zurückgefordert werden, solange der Anspruch nicht verjährt ist; die regelmäßige Verjährung beträgt drei Jahre ab Jahresende (§ 195 BGB, § 199 BGB). Je nach Vertrag sind Abrechnungen teils bis zu 36 Monate rückwirkend prüfbar. Für Franchisenehmer, die eine Nachforderung vor Abschluss der Prüfung zahlen müssen, gilt: ausdrücklich unter Vorbehalt zahlen.

So prüfen wir

Jede Abrechnung wird digital über das Einreichungsformular für Gewerbe eingereicht und durchläuft eine automatisierte, KI-gestützte Vorprüfung, je nach Prüfung in der Regel in 2 bis 60 Minuten. Danach gibt es eine Ersteinschätzung per E-Mail mit einer klaren Aussage zu Auffälligkeit und Potenzial. Für einzelne Abrechnungen bis 750 m² ist das kostenlos.

Auf Wunsch folgt der Report mit detailliertem Prüfbericht, maßgeschneidertem Widerspruchsschreiben, Verweisen auf Mietrecht und Urteile und konkreten Handlungsempfehlungen; den Preis nennen wir nach der Ersteinschätzung. Lenkt der Vermieter nicht ein, kann die Durchsetzung über unsere Partnerkanzlei erfolgen. Den Status sehen Sie per E-Mail und im Kundenportal „Mein Nebenkostenprofi“.

Für Systemzentralen: Rahmen für das ganze Netz

Wenn Sie als Systemzentrale die Nebenkostenprüfung für Ihre Standorte oder Ihre Franchisenehmer organisieren möchten, sprechen Sie uns an. Für größere Netze gibt es persönliche Begleitung und eine individuell abgestimmte Betreuung; wie ein Rahmen für Ihr System aussehen kann, besprechen wir mit Ihnen. Hilfreich für das erste Gespräch sind eine Übersicht der Standorte mit Mietkonstellation und eine Vorstellung davon, ob die Zentrale oder die Franchisenehmer die Abrechnungen einreichen sollen.

Wie sich die Prüfung vieler Standorte intern organisieren lässt, zeigen die Seite für Filialisten und der Ratgeber Nebenkostenprüfung im Filialnetz organisieren.

Was Sie brauchen

• die Nebenkostenabrechnung des Standorts,
• meist den Mietvertrag, bei Untervermietung den Vertrag der jeweiligen Ebene; er kann nachgereicht werden,
• Belege, soweit vorhanden; sie sind keine Pflicht, aber hilfreich.

Häufige Fragen

Kann ich als Franchisenehmer meine Abrechnung selbst prüfen lassen?

Ja. Sie reichen Ihre Abrechnung ein und erhalten für einzelne Abrechnungen bis 750 m² eine kostenlose Ersteinschätzung per E-Mail.

Gibt es einen Rahmenvertrag für Franchise-Systeme?

Für Systemzentralen stimmen wir die Betreuung individuell ab. Sprechen Sie uns an, dann besprechen wir, was für Ihr Netz passt.

Was gilt, wenn die Zentrale Hauptmieter ist?

Dann gibt es zwei Ebenen: die Abrechnung des Vermieters an die Zentrale und die Weiterberechnung an den Franchisenehmer. Beide lassen sich prüfen, jeweils gegen den passenden Vertrag.

Prüfen Sie auch den Franchisevertrag?

Nein. Wir prüfen Nebenkosten- und Betriebskostenabrechnungen. Andere Fragen, auch andere Mietrechtsfragen wie Mängel oder Kündigungen, gehören nicht zu unserem Leistungsumfang.

Franchise-Standort prüfen lassen

Lassen Sie Ihre Abrechnung kostenlos vorprüfen oder schreiben Sie uns als Systemzentrale an info@nebenkostenprofi.de. Den Überblick über Ablauf, Pakete und Branchen gibt die Seite zur Gewerbe-Nebenkostenprüfung.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung.