Die Ausgangslage in der Immobilienabteilung
Ein Mietflächen-Portfolio ist selten einheitlich. Büros in mehreren Städten, Lager- und Logistikflächen, Ladenlokale, vielleicht Flächen in einem Einkaufszentrum: Jede Fläche hat ihren eigenen Vertrag, ihren eigenen Vermieter und oft einen eigenen Property Manager auf Vermieterseite. Die Abrechnungen kommen zu unterschiedlichen Zeitpunkten, in unterschiedlichen Formaten und mit unterschiedlicher Qualität.
Für die Immobilienabteilung heißt das: Die Verantwortung für die Kosten liegt zentral, das Wissen über Verträge und Abrechnungen aber ist verteilt. Wer prüft, braucht für jede Fläche den Vertrag mit allen Nachträgen und die Abrechnungen, idealerweise mehrerer Jahre.
Warum Gewerbeabrechnungen im Portfolio besonders anfällig sind
Im Gewerbe gilt weitgehende Vertragsfreiheit. Die Betriebskostenregeln des Wohnraummietrechts aus § 556 BGB gelten für Geschäftsräume nicht automatisch, weil § 578 BGB nicht darauf verweist. Was umgelegt werden darf, steht deshalb in jedem Vertrag anders, und genau darin liegt die Fehlerquelle: Abrechnungen werden oft nach einer Standardvorlage des Vermieters oder Verwalters erstellt, nicht nach den Besonderheiten Ihres Vertrags.
Typische Punkte, an denen das sichtbar wird:
- Nicht vereinbarte Kostenarten, etwa Verwaltungskosten oder Managementgebühren ohne Grundlage im Vertrag: Verwaltungskosten im Gewerbe.
- Fehlende Kappung bei Instandhaltung von Gemeinschaftsflächen: Kappungsgrenze.
- Flächenfehler, etwa abweichende Mietfläche oder eine falsche Gesamtfläche: Mietfläche nach MF-G und Umlageschlüssel im Gewerbe.
- Unwirtschaftliche Kosten, wenn Dienstleistungsverträge deutlich über dem Marktüblichen liegen. Im Gewerbe ist das Wirtschaftlichkeitsgebot eine vertragliche Nebenpflicht des Vermieters, die Darlegungslast liegt aber beim Mieter (BGH, Urteil vom 17.12.2014, XII ZR 170/13): Wirtschaftlichkeitsgebot.
- Neue Kostenblöcke wie Grundsteuer nach der Reform und CO2-Kosten: Grundsteuer 2026 und CO2-Kosten im Gewerbe.
Je nach Nutzungsart kommen eigene Themen dazu, siehe die Seiten für Büroflächen, Lager und Logistik, Einzelhandel und Einkaufszentren.
Fristen und Rückforderung im Portfolio
Eine gesetzliche Ausschlussfrist für die Abrechnung gibt es im Gewerbe nicht. Der Vermieter muss aber innerhalb einer angemessenen Frist abrechnen, die regelmäßig ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums endet (BGH, Urteil vom 27.01.2010, XII ZR 22/07). Eine Einwendungsfrist für Sie ergibt sich nur, wenn der jeweilige Vertrag eine enthält.
Zu viel gezahlte Beträge können Sie zurückfordern, solange der Anspruch nicht verjährt ist. Die regelmäßige Verjährung beträgt drei Jahre ab dem Ende des maßgeblichen Jahres (§ 195 BGB, § 199 BGB). Je nach Vertrag sind Abrechnungen teils bis zu 36 Monate rückwirkend prüfbar. Für ein Portfolio bedeutet das: Ein erster Durchgang über die zurückliegenden Jahre kann sich lohnen, solange die älteste Abrechnung noch nicht verjährt ist. Details stehen in den Beiträgen zu Fristen und Rückforderung.
Selbst prüfen oder auslagern?
Viele Immobilienabteilungen haben das Fachwissen, aber nicht die Kapazität, jede Abrechnung jedes Jahr gegen den Vertrag zu prüfen. Ob Sie intern prüfen, einen Dienstleister beauftragen oder beides kombinieren, hängt von Volumen, Personal und Komplexität ab. Eine Abwägung bietet der Beitrag Nebenkosten selbst prüfen oder auslagern. Was KI in der Prüfung leisten kann und was nicht, erklärt KI in der Nebenkostenprüfung.
Wichtig ist die Abgrenzung zu den Dienstleistern auf Vermieterseite. Property Management, Facility Management und Centermanagement erstellen oder verantworten die Abrechnungen; eine Prüfung im Interesse des Mieters ist nicht ihre Aufgabe. Mehr zu den Rollen in den Beiträgen zu Property Management und Facility Management.
So prüfen wir
Jede Abrechnung wird digital eingereicht und durchläuft eine automatisierte, KI-gestützte Vorprüfung, je nach Prüfung in der Regel in 2 bis 60 Minuten. Danach erhalten Sie eine Ersteinschätzung per E-Mail mit einer klaren Aussage zu Auffälligkeit und Potenzial.
Auf Wunsch folgt der Report: detaillierter Prüfbericht, maßgeschneidertes Widerspruchsschreiben, Verweise auf Mietrecht und Urteile, konkrete Handlungsempfehlungen. Geprüft werden Widerspruchsfristen und formelle Vollständigkeit, Umlagefähigkeit, Plausibilität, Mietvertragsabgleich und Vorauszahlungen, Verteilerschlüssel, Heizkosten und Sonderumlagen. Lenkt ein Vermieter nicht ein, kann die Durchsetzung über unsere Partnerkanzlei erfolgen.
Für Portfolios gibt es persönliche Begleitung und eine individuell abgestimmte Betreuung. Den Status verfolgen Sie per E-Mail und im Kundenportal „Mein Nebenkostenprofi“. Zu Umfang und Konditionen siehe Preise Gewerbe.
Für Einkauf und Datenschutz
Betreiber ist die LRH Software UG (haftungsbeschränkt) aus Hamburg, eingetragen im Rechtsdienstleistungsregister des Bundesamts für Justiz (Angaben im Impressum). Welche Dienstleister an der Verarbeitung beteiligt sind, steht in der Liste der Unterauftragsverarbeiter; Hosting, Datenbank und Speicher liegen danach bei AWS in Frankfurt. Weitere Informationen finden Sie unter Sicherheit und Rechtlicher Rahmen.
Was Sie für den Start brauchen
- eine Übersicht der Flächen mit Standort, Nutzungsart, Vermieter und Mietfläche,
- die Abrechnungen der Jahre, die geprüft werden sollen,
- die Mietverträge mit Nachträgen; sie können nachgereicht werden,
- Belege, soweit vorhanden; sie sind keine Pflicht.
Häufige Fragen
Prüfen Sie auch Büro-, Lager- und Ladenflächen im selben Portfolio?
Ja. Wir prüfen gewerbliche Nebenkosten- und Betriebskostenabrechnungen unabhängig von der Nutzungsart, jeweils gegen den zugehörigen Mietvertrag.
Wie weit zurück lässt sich prüfen?
Je nach Vertrag teils bis zu 36 Monate. Maßgeblich sind die vertraglichen Fristen und die Verjährung von Rückforderungsansprüchen.
Was kostet eine Portfolio-Prüfung?
Für Portfolios stimmen wir Umfang und Betreuung individuell ab. Einzelne Abrechnungen bis 750 m² können Sie vorab kostenlos vorprüfen lassen.
Gehören auch andere Mietrechtsfragen dazu?
Nein. Mängel, Kündigungen und andere Mietrechtsfragen gehören nicht zu unserem Leistungsumfang.
Portfolio-Prüfung anfragen
Schreiben Sie uns mit einer Übersicht Ihrer Flächen an info@nebenkostenprofi.de, oder starten Sie mit einer einzelnen Abrechnung: Abrechnung kostenlos vorprüfen lassen. Den Überblick über Ablauf und Pakete gibt die Seite zur Gewerbe-Nebenkostenprüfung.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung.