Der Ablauf auf einen Blick
- Unterlagen hochladen.
- Automatisierte Vorprüfung.
- Ersteinschätzung per E-Mail.
- Report mit Prüfbericht und Widerspruchsschreiben, wenn Sie das möchten.
- Durchsetzung über die Partnerkanzlei, wenn der Vermieter nicht einlenkt.
Die einzelnen Schritte im Detail:
Schritt 1: Unterlagen hochladen
Sie reichen Ihre Unterlagen digital über das Einreichungsformular für Gewerbe ein. Wichtig ist die Abrechnung selbst, vollständig mit allen Seiten und Anlagen. Meist brauchen wir auch den Mietvertrag mit Nachträgen; er kann nachgereicht werden. Belege sind keine Pflicht, aber hilfreich.
Warum der Mietvertrag so wichtig ist: Im Gewerbe entscheidet vor allem der Vertrag, welche Kosten auf Sie umgelegt werden dürfen. Die Betriebskostenregeln des Wohnraummietrechts aus § 556 BGB gelten für Geschäftsräume nicht automatisch, weil § 578 BGB nicht auf sie verweist. Ohne Vertrag lässt sich also nicht sicher sagen, ob eine Position überhaupt vereinbart ist.
Schritt 2: Automatisierte Vorprüfung
Nach dem Upload prüft unsere KI-gestützte Analyse die Abrechnung. Die Algorithmen dafür werden regelmäßig aktualisiert. Je nach Prüfung dauert das in der Regel 2 bis 60 Minuten.
Geprüft wird auf Fehler, nicht umlagefähige Kosten und formelle Mängel. Zum Prüfumfang gehören:
- Widerspruchsfristen und formelle Vollständigkeit,
- Umlagefähigkeit einzelner Kostenpositionen,
- Plausibilität, Mietvertragsabgleich und Vorauszahlungen,
- Verteilerschlüssel, Heizkosten und Sonderumlagen,
- aktuelle Rechtsprechung.
Schritt 3: Ersteinschätzung per E-Mail
Sie erhalten eine Ersteinschätzung per E-Mail mit einer klaren Aussage, ob die Abrechnung auffällig ist und wo Potenzial liegt. Für einzelne Abrechnungen bis 750 m² ist dieser Schritt kostenlos. Mehr dazu auf der Seite zum kostenlosen Vorab-Check.
Schritt 4: Report mit Prüfbericht und Widerspruchsschreiben
Wenn Sie handeln möchten, fragen Sie den Report an. Den Preis nennen wir Ihnen nach der Ersteinschätzung, siehe Preise Gewerbe. Der Report enthält:
- einen detaillierten Prüfbericht,
- ein maßgeschneidertes Widerspruchsschreiben,
- Verweise auf Mietrecht und Urteile,
- konkrete Handlungsempfehlungen.
Mit dem Widerspruchsschreiben beanstanden Sie die fehlerhaften Positionen gegenüber Ihrem Vermieter oder Verwalter. Wie eine Beanstandung im Gewerbe aufgebaut ist und was danach passiert, erklärt der Beitrag zum Widerspruch gegen die Gewerbe-Nebenkostenabrechnung. Oft lohnt es sich, zusätzlich Belegeinsicht zu verlangen.
Schritt 5: Durchsetzung bei Bedarf
Lenkt der Vermieter nicht ein, kann die Durchsetzung über unsere Partnerkanzlei erfolgen. Das ist kein Automatismus, sondern ein eigener Schritt, wenn er nötig wird. Andere Mietrechtsfragen wie Mängel oder Kündigungen gehören nicht zu unserem Leistungsumfang. Wie wir Software, Prüfung und anwaltliche Durchsetzung voneinander abgrenzen, steht unter Rechtlicher Rahmen.
Den Stand verfolgen
Statusinformationen erhalten Sie per E-Mail. Zusätzlich sehen Sie den Status Ihrer Einreichung im Kundenportal „Mein Nebenkostenprofi“.
Wie lange dauert die Prüfung insgesamt?
Verlässlich planen lässt sich der Anfang: Die automatisierte Vorprüfung dauert je nach Prüfung in der Regel 2 bis 60 Minuten, danach kommt die Ersteinschätzung per E-Mail. Wie lange die weiteren Schritte dauern, hängt vor allem von Ihnen und Ihrem Vermieter ab: wann Sie den Report beauftragen, ob Unterlagen nachgereicht werden müssen und wie schnell der Vermieter auf einen Widerspruch reagiert.
Was Sie parallel im Blick behalten sollten
Die Prüfung hält keine Fristen an. Drei Punkte sollten Sie deshalb selbst beachten:
- Vertragliche Einwendungsfrist. Im Gewerbe gibt es keine gesetzliche Einwendungsfrist wie bei Wohnungen. Viele Verträge enthalten aber eine eigene. Sehen Sie in Ihrem Vertrag nach.
- Zahlung unter Vorbehalt. Müssen Sie eine Nachforderung zahlen, bevor die Prüfung abgeschlossen ist, zahlen Sie ausdrücklich unter Vorbehalt. Die vorbehaltlose Zahlung ist nach dem BGH auch im Gewerbe zwar für sich genommen kein Anerkenntnis der Abrechnung (BGH, Urteil vom 28.05.2014, XII ZR 6/13), der Vorbehalt schafft aber Klarheit.
- Verjährung. Rückforderungsansprüche verjähren regelmäßig nach drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des maßgeblichen Jahres, siehe § 195 BGB und § 199 BGB. Je nach Vertrag sind Abrechnungen teils bis zu 36 Monate rückwirkend prüfbar.
Mehr dazu in den Beiträgen zu den Fristen der Gewerbe-Abrechnung und zur Rückforderung und Verjährung.
Viele Standorte
Bei Filialnetzen und größeren Portfolios gibt es persönliche Begleitung und eine individuell abgestimmte Betreuung. Wie sich die Prüfung vieler Abrechnungen organisieren lässt, beschreiben die Seite für Filialisten und der Ratgeber Nebenkostenprüfung im Filialnetz organisieren.
Häufige Fragen
Welche Unterlagen brauche ich?
Die Abrechnung und meist den Mietvertrag mit Nachträgen, den Sie auch nachreichen können. Belege sind keine Pflicht, aber hilfreich.
Wie schnell bekomme ich eine erste Einschätzung?
Die automatisierte Vorprüfung dauert je nach Prüfung in der Regel 2 bis 60 Minuten. Anschließend erhalten Sie die Ersteinschätzung per E-Mail.
Wer prüft meine Abrechnung?
Die Vorprüfung übernimmt unsere KI-gestützte Analyse. Betreiber ist die LRH Software UG (haftungsbeschränkt) aus Hamburg, eingetragen im Rechtsdienstleistungsregister; die Durchsetzung erfolgt bei Bedarf über eine Partnerkanzlei. Mehr unter Über uns.
Was passiert mit meinen Daten?
Wie wir mit Ihren Unterlagen umgehen und welche Dienstleister beteiligt sind, beschreiben die Seiten Sicherheit und Unterauftragsverarbeiter.
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Lassen Sie Ihre Abrechnung kostenlos vorprüfen. Einen Überblick über typische Fehler, Branchen und Pakete finden Sie auf der Seite zur Gewerbe-Nebenkostenprüfung.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung.