Kostensprünge erkennen: Der Vorjahresvergleich in 5 Schritten

Warum Sie den Vergleich selbst machen müssen

Eine formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung im Gewerbe braucht nur wenige Angaben: die Gesamtkosten, den Verteilerschlüssel mit Erläuterung, die Berechnung Ihres Anteils und den Abzug Ihrer Vorauszahlungen. Das hat der BGH für Gewerberaum bestätigt (Urteil vom 20.01.2021, XII ZR 40/20). Die Grundlage ist die Pflicht zur Rechenschaft nach § 259 BGB. Vorjahreswerte gehören nicht dazu.

Für Wohnraum hat der BGH ausdrücklich entschieden, dass ein Abgleich mit anderen Abrechnungszeiträumen nicht erforderlich ist und Kostensteigerungen gegenüber dem Vorjahr keiner Erläuterung bedürfen (Urteil vom 13.01.2010, VIII ZR 137/09, mit Verweis auf das Urteil vom 28.05.2008, VIII ZR 261/07). Für Gewerbeabrechnungen, an die der BGH grundsätzlich dieselben formellen Maßstäbe anlegt, ist nichts anderes zu erwarten. Eine Abrechnung mit einem unerklärten Sprung von 40 Prozent ist also nicht schon deshalb unwirksam. Sie ist aber ein deutliches Signal, genauer hinzusehen.

Hinzu kommt die Beweislage. Wer sich auf das Wirtschaftlichkeitsgebot beruft, muss im Gewerbe selbst darlegen, dass Kosten überhöht sind; ein pauschales Bestreiten genügt nicht (BGH, Urteil vom 17.12.2014, XII ZR 170/13). Ein sauber dokumentierter Vorjahresvergleich ist dafür die erste Grundlage. Mehr dazu im Beitrag zum Wirtschaftlichkeitsgebot im Gewerbe.

Schritt 1: Eine vergleichbare Basis schaffen

Bevor Sie Zahlen vergleichen, prüfen Sie, ob beide Abrechnungen überhaupt vergleichbar sind:

• Gleicher Zeitraum: Umfassen beide Abrechnungen zwölf Monate? Ein Rumpfjahr oder eine Umstellung des Abrechnungszeitraums verzerrt jeden Vergleich.
• Gleiche Abrechnungseinheit: Wurde dasselbe Gebäude oder derselbe Kostenkreis abgerechnet, oder hat der Vermieter Einheiten zusammengelegt oder getrennt?
• Gleiche Fläche und gleicher Schlüssel: Stimmen Ihre Fläche, die Gesamtfläche und die Verteilerschlüssel mit dem Vorjahr überein?
• Gleiche Steuerbasis: Sind beide Abrechnungen netto oder beide brutto? Bei Option zur Umsatzsteuer ist ein Vergleich netto mit brutto wertlos.

Jede Änderung an dieser Basis ist schon für sich ein Prüfpunkt. Eine gesunkene Gesamtfläche erhöht Ihren Anteil an allen flächenabhängigen Kosten, ohne dass eine einzige Rechnung teurer geworden ist. Mehr dazu im Beitrag zur Mietfläche nach MF-G.

Schritt 2: Die Positionen nebeneinanderlegen

Erfassen Sie für jede Kostenart drei Werte aus beiden Jahren: die Gesamtkosten des Objekts, die Bezugsgröße (meist die Gesamtfläche) und den auf Sie entfallenden Betrag. Rechnen Sie zusätzlich Ihren Betrag je Quadratmeter Mietfläche aus. So sehen Sie, ob ein Anstieg aus höheren Kosten kommt oder aus einer veränderten Verteilung.

Achten Sie dabei auf drei Sonderfälle:

• Neue Kostenarten: Taucht eine Position erstmals auf, prüfen Sie zuerst, ob der Mietvertrag sie überhaupt erlaubt. Steht sie im Vertrag, darf der Vermieter sie auch nach Jahren erstmals abrechnen; dass er sie lange nicht berechnet hat, ändert den Vertrag nach dem BGH allein noch nicht (Urteil vom 27.01.2010, XII ZR 22/07). Steht sie nicht im Vertrag, gehört sie nicht in die Abrechnung.
• Weggefallene Kostenarten: Fehlt eine Position, kann sie in einer anderen aufgegangen sein, etwa Hausmeister in einem neuen Facility-Management-Vertrag.
• Umbenannte Positionen: Wird aus „Hausmeister“ plötzlich „Objektbetreuung“ und die Summe steigt, steckt oft ein neuer Leistungsumfang dahinter, manchmal auch nicht umlagefähige Verwaltung oder Instandhaltung.

Schritt 3: Abweichungen nach einer festen Faustregel markieren

Eine gesetzliche Schwelle, ab der ein Kostenanstieg verdächtig ist, gibt es nicht. Hilfreich ist trotzdem eine feste Regel, damit Sie nicht jede Abrechnung nach Gefühl prüfen. Bewährt hat sich ein zweistufiges Kriterium:

• Relative Schwelle: Markieren Sie jede Kostenart, deren Gesamtkosten um mehr als etwa 10 Prozent gegenüber dem Vorjahr gestiegen sind.
• Absolute Schwelle: Markieren Sie zusätzlich jede Position, bei der Ihr Anteil um mehr als einen von Ihnen festgelegten Eurobetrag gestiegen ist. Die Höhe hängt von Ihrem Nebenkostenvolumen ab; ein Filialist mit vielen Standorten wird sie anders setzen als ein Einzelmieter.
• Immer markieren: jede neue Kostenart, jede Änderung der Gesamtfläche oder des Schlüssels und jeden auffälligen Rückgang.

Warum 10 Prozent? Die allgemeine Teuerung lag in Deutschland 2024 und 2025 nach dem Statistischen Bundesamt bei jeweils 2,2 Prozent im Jahresdurchschnitt. Ein Anstieg um ein Vielfaches davon lässt sich nur noch selten mit normalen Preisänderungen erklären und braucht einen konkreten Grund. Die Grenze ist eine Faustregel, kein Rechtsmaßstab: Ein Sprung von 8 Prozent kann fehlerhaft sein, einer von 30 Prozent völlig berechtigt. Sie entscheidet nur, wo Sie zuerst hinschauen.

Auch Rückgänge sind interessant. Sinkt eine Position deutlich, wurde vielleicht eine Rechnung ins nächste Jahr verschoben. Dann taucht sie dort zusätzlich auf, und im Folgejahr zahlen Sie doppelt.

Schritt 4: Die Ursache eingrenzen

Für eine markierte Position gibt es typischerweise zwei Gruppen von Ursachen. Nachvollziehbar sind etwa:

• neue Bescheide oder Gebühren, zum Beispiel Grundsteuerbescheide nach der Reform zum 01.01.2025, mehr dazu unter Grundsteuer 2026 im Gewerbe
• höhere Energie- oder CO2-Kosten
• ein neuer Dienstleistervertrag mit erweitertem Leistungsumfang
• witterungsbedingte Mehrkosten, etwa beim Winterdienst
• gestiegene Versicherungsprämien nach einem Schadenfall

Prüfungsbedürftig, weil häufig fehlerhaft, sind dagegen:

• Periodenfremde Rechnungen: zwei Jahresrechnungen in einem Abrechnungsjahr oder Nachzahlungen für frühere Jahre ohne Abgrenzung
• Einmalkosten: Reparaturen, Erneuerungen oder Sanierungen, die als laufende Betriebskosten verbucht wurden
• Verschobene Verteilung: gesunkene Gesamtfläche, herausgerechneter Leerstand oder ein stillschweigend geänderter Schlüssel
• Doppelabrechnung: dieselbe Leistung unter zwei Positionen, etwa Hausmeister und Facility Management
• Fehlende Gutschriften: Erstattungen von Versicherungen oder Versorgern, die nicht gegengerechnet wurden
• Neue Positionen ohne Vertragsgrundlage

Ein Blick auf Kennwerte anderer Objekte kann zusätzlich helfen, ersetzt aber nicht den Vergleich mit Ihrem eigenen Vorjahr, weil Lage, Ausstattung und Vertrag sich von Objekt zu Objekt unterscheiden.

Schritt 5: Nachfragen, Belege einsehen, dokumentieren

Für die markierten Positionen fragen Sie schriftlich beim Vermieter oder Verwalter nach. Nennen Sie die Position, die Werte beider Jahre und die konkrete Frage, etwa: „Die Kosten der Gebäudereinigung sind von 48.000 Euro auf 61.000 Euro gestiegen. Bitte erläutern Sie den Grund und übersenden Sie die zugrunde liegenden Rechnungen.“ Eine solche Anfrage ist knapp, konkret und lässt sich nicht mit einem allgemeinen Hinweis auf gestiegene Preise beantworten.

Bleibt die Antwort aus oder überzeugt sie nicht, ist die Belegeinsicht der nächste Schritt. Dort sehen Sie Rechnungsdatum, Leistungszeitraum und Leistungsinhalt und können periodenfremde oder nicht umlagefähige Kosten konkret benennen. Ist die Nachforderung fällig, bevor die Prüfung abgeschlossen ist, zahlen Sie ausdrücklich unter Vorbehalt. Wie Sie danach beanstanden, zeigt der Beitrag Widerspruch gegen die Gewerbe-Nebenkostenabrechnung.

Dokumentieren Sie jeden Schritt: Ihre Vergleichstabelle, die Anfrage, die Antwort und das Ergebnis. Im Folgejahr wird diese Dokumentation zur Vergleichsbasis, und bei mehreren Standorten erkennen Sie so Muster bei bestimmten Vermietern.

Beispiel: Ein Vorjahresvergleich in der Praxis

Beispiel mit runden, fiktiven Werten: Ein Laden mit 400 m² in einem Geschäftshaus mit 4.000 m² Gesamtfläche. Ihr Anteil beträgt im Vorjahr 10 Prozent.

• Grundsteuer: Gesamtkosten von 40.000 auf 41.000 Euro, plus 2,5 Prozent. Unauffällig.
• Gebäudereinigung: von 48.000 auf 61.000 Euro, plus rund 27 Prozent. Markieren und nachfragen.
• Hausmeister: von 30.000 auf 30.500 Euro. Unauffällig, aber neu hinzugekommen ist eine Position „Objektmanagement“ mit 12.000 Euro. Vertragsgrundlage prüfen.
• Gesamtfläche: im aktuellen Jahr nur noch 3.600 m², weil eine leerstehende Einheit fehlt. Ihr Anteil steigt dadurch auf rund 11,1 Prozent, bei allen flächenabhängigen Kosten.

Allein der Flächenfehler macht in diesem Beispiel bei angenommen 200.000 Euro flächenabhängigen Kosten rund 2.200 Euro aus. Leerstand gehört in die Gesamtfläche, der Anteil bleibt beim Vermieter; mehr dazu unter Leerstand im Gewerbeobjekt.

Prüfpunkte für Ihre Abrechnung

• Liegt die Vorjahresabrechnung vollständig vor, einschließlich aller Anlagen?
• Umfassen beide Abrechnungen denselben Zeitraum und dieselbe Abrechnungseinheit?
• Sind Ihre Fläche, die Gesamtfläche und die Schlüssel unverändert?
• Welche Kostenarten sind um mehr als etwa 10 Prozent oder über Ihre Eurogrenze gestiegen?
• Gibt es neue, weggefallene oder umbenannte Positionen?
• Sind deutliche Rückgänge plausibel, oder wurden Rechnungen verschoben?
• Enthalten markierte Positionen Einmalkosten oder Rechnungen aus anderen Jahren?
• Haben Sie für jede Auffälligkeit schriftlich nachgefragt und die Antwort dokumentiert?

Häufige Fragen

Muss der Vermieter Kostensteigerungen erklären?

In der Abrechnung selbst nicht; der BGH verlangt das nicht als formelle Voraussetzung. Auf konkrete Nachfrage und im Rahmen der Belegeinsicht muss er die Kosten aber belegen.

Ab wie viel Prozent ist ein Anstieg verdächtig?

Eine gesetzliche Grenze gibt es nicht. Als Faustregel lohnt sich ein genauer Blick ab etwa 10 Prozent je Kostenart, weil das ein Vielfaches der allgemeinen Teuerung ist. Entscheidend ist der Grund, nicht die Prozentzahl.

Was mache ich ohne Vorjahresabrechnung?

Fordern Sie sie beim Vermieter an oder nutzen Sie die ältere Abrechnung. Fehlt jede Vergleichsbasis, bleibt der Abgleich mit dem Mietvertrag und mit den Belegen.

Ist eine Abrechnung mit großem Kostensprung unwirksam?

Nein, ein Sprung allein macht sie nicht formell unwirksam. Er kann aber auf inhaltliche Fehler hinweisen, die Sie konkret beanstanden müssen.

Abrechnung prüfen lassen

Der Vorjahresvergleich zeigt, wo Sie suchen müssen; ob ein Fehler vorliegt, entscheidet erst der Abgleich mit Vertrag und Belegen. Ihre Abrechnung können Sie im kostenlosen Vorab-Check einschätzen lassen, für die vollständige Prüfung gibt es die Gewerbe-Nebenkostenprüfung.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung.