Welche Nebenkosten dürfen im Gewerbe umgelegt werden?

Kurzantwort: Im Gewerbe dürfen alle Nebenkosten umgelegt werden, die der Mietvertrag wirksam auf den Mieter überträgt, und das kann deutlich mehr sein als bei Wohnungen, etwa Verwaltungskosten oder die Instandhaltung von Gemeinschaftsflächen. Ohne Vereinbarung trägt der Vermieter die Kosten selbst. Grenzen setzen vor allem die AGB-Kontrolle, die zwingende Heizkostenverordnung, die CO2-Kostenaufteilung und das Wirtschaftlichkeitsgebot. Typisch nicht umlagefähig sind Kosten außerhalb der Klausel, Leerstandsanteile, Reparaturen an Gemeinschaftsanlagen ohne Kostenobergrenze und nicht aufgeschlüsseltes Centermanagement.

Grundregel: Ohne Vereinbarung keine Umlage

Nach dem Gesetz trägt der Vermieter die Lasten der Mietsache (§ 535 Abs. 1 Satz 3 BGB). Dazu gehören auch die Betriebskosten. Der Bundesgerichtshof formuliert es so: Das Gesetz geht davon aus, dass der Vermieter diese Kosten in die Miete einkalkuliert; Abweichungen bedürfen der Vereinbarung (BGH, Urteil vom 08.04.2020, XII ZR 120/18).

Für Wohnungen schreibt § 556 BGB vor, was überhaupt umgelegt werden darf, nämlich nur Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung. Für Gewerberäume gilt diese Vorschrift nicht. § 578 BGB erklärt nur einzelne Regeln des Wohnraummietrechts für entsprechend anwendbar, § 556 gehört nicht dazu. Im Gewerbe entscheidet deshalb in erster Linie der Mietvertrag.

Daraus folgen zwei Dinge. Erstens kann ein Gewerbemietvertrag mehr Kostenarten auf Sie übertragen als ein Wohnraummietvertrag. Zweitens gilt umgekehrt: Was nicht wirksam vereinbart ist, schulden Sie nicht, auch wenn es in der Abrechnung steht. Dass Sie eine Position früher ohne Widerspruch bezahlt haben, ändert den Vertrag für sich genommen nicht (BGH, Versäumnisurteil vom 10.09.2014, XII ZR 56/11). Und rechnet der Vermieter eine vereinbarte Position jahrelang nicht ab, verliert er sie dadurch allein auch nicht (BGH, Urteil vom 27.01.2010, XII ZR 22/07).

Was „Betriebskosten“ im Gewerbemietvertrag bedeutet

Viele Verträge sagen nur, der Mieter trage „die Betriebskosten“ oder „sämtliche Betriebskosten“. Der BGH hat entschieden, dass dieser Begriff im Gewerbe ohne weitere Erläuterung alle Kostenarten erfasst, die bei Vertragsschluss zur gesetzlichen Definition gehörten, also den Katalog in § 2 BetrKV. Sonstige Kosten außerhalb dieses Katalogs sind damit regelmäßig nicht erfasst; dafür braucht es eine konkrete Einigung (XII ZR 120/18).

Bei vorformulierten Verträgen, also Allgemeinen Geschäftsbedingungen, kommt hinzu: Die Regelung muss ausdrücklich und inhaltlich bestimmt sein, damit Sie sich zumindest ein grobes Bild machen können, welche Kosten auf Sie zukommen.

Zum Katalog der Betriebskostenverordnung gehören:

die laufenden öffentlichen Lasten, vor allem die Grundsteuer, siehe Grundsteuer 2026 im Gewerbe
Wasserversorgung und Entwässerung
Heizung und Warmwasser, siehe Heizkostenabrechnung im Gewerbe
der Betrieb von Personen- oder Lastenaufzügen
Straßenreinigung und Müllbeseitigung, siehe Gewerbeabfall und Müllkosten
Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung
Sach- und Haftpflichtversicherungen, siehe Versicherungen in der Gewerbe-Nebenkostenabrechnung
Hauswart, siehe Hausmeister und Objektbetreuung im Gewerbe
Antennen- und Breitbandanlagen, Einrichtungen der Wäschepflege
sonstige Betriebskosten, die laufend entstehen und ausdrücklich benannt sind

Im Gewerbe zusätzlich möglich, aber nur mit klarer Klausel

Über den Katalog hinaus können im Gewerbe weitere Kosten vereinbart werden. Für jede dieser Kostenarten hat die Rechtsprechung eigene Anforderungen entwickelt:

Verwaltungskosten: Eine Formularklausel zur Umlage von Verwaltungskosten ist im Gewerbe weder überraschend noch intransparent, auch ohne Bezifferung oder Obergrenze (XII ZR 56/11). Umgelegt werden darf aber nur das Ortsübliche und Notwendige. Details in Verwaltungskosten im Gewerbe und zur Deckelung in Kappungsgrenze.
Instandhaltung und Instandsetzung: Per Formularklausel übertragbar, soweit es um Schäden geht, die Ihrem Mietgebrauch oder Ihrer Risikosphäre zuzuordnen sind. Für gemeinschaftlich genutzte Flächen und Anlagen ist eine Formularklausel ohne Begrenzung der Höhe nach unwirksam (BGH, Urteil vom 06.04.2005, XII ZR 158/01; XII ZR 112/10; XII ZR 56/11). Mehr in Instandhaltung von Gemeinschaftsflächen und Instandhaltungspauschale im Gewerbe.
Centermanagement: Nicht näher aufgeschlüsselte Kosten des Centermanagements neben den Verwaltungskosten sind intransparent und unwirksam (BGH, Urteil vom 03.08.2011, XII ZR 205/09). Siehe Centermanagement.
Werbegemeinschaft und Marketing: Eine Beitrittspflicht kann wirksam sein, wenn die Werbegemeinschaft ein eingetragener Verein ist und die Beitragshöhe erkennbar ist, siehe Werbegemeinschaft und Marketingbeitrag.
Technik: Klima- und Lüftungsanlagen, Rolltreppen oder Sprinkler stehen nicht im Katalog und müssen benannt sein; Reparaturanteile gehören nicht in die Wartung. Siehe Klima, Lüftung, Rolltreppen und Vollwartungsvertrag.
Bewachung, Empfang, Concierge: ebenfalls nur mit ausdrücklicher Vereinbarung, siehe Bewachung und Sicherheitsdienst.
Facility Management: Pauschalen müssen nach umlagefähigen und nicht umlagefähigen Leistungen aufgeteilt werden, siehe Facility Management.
Weitere Versicherungen: etwa eine Terrorversicherung, siehe Terrorversicherung.
Parkhaus und Stellplätze: Betriebskosten von Kundenparkplätzen nur nach Vertrag und unter Anrechnung von Erlösen, siehe Parkhaus- und Stellplatzkosten im Center.
Umsatzsteuer: nur, wenn der Vermieter optiert hat und der Vertrag sie vorsieht, siehe Umsatzsteuer auf Nebenkosten.

Ob eine einzelne Klausel diesen Anforderungen genügt, erklärt der Beitrag Nebenkostenklausel im Gewerbemietvertrag: Wann ist sie unwirksam?.

Was in der Regel nicht umlagefähig ist

Auch ein großzügiger Gewerbemietvertrag hat Grenzen. Diese Kosten tauchen in Abrechnungen immer wieder auf, obwohl Sie sie in der Regel nicht schulden:

Kosten, die der Vertrag nicht nennt: Jede Position braucht eine Grundlage im Vertrag. Steht dort nur „Betriebskosten“, sind Kosten außerhalb des Katalogs nicht erfasst.
Leerstand: Die Nebenkosten leerer Flächen trägt der Vermieter. Leerstehende Flächen gehören bei einer Verteilung nach Fläche in die Gesamtfläche, siehe Leerstand im Gewerbeobjekt.
Instandsetzung von Gemeinschaftsanlagen ohne Kostenobergrenze: Fehlt die Begrenzung, ist die Klausel unwirksam und die Kosten fallen insgesamt weg. Neuanschaffungen und Investitionen sind ohnehin keine laufenden Kosten.
Nicht aufgeschlüsseltes Centermanagement: siehe oben.
Eigentümerkosten: Finanzierung, Vermietung leerer Flächen, Makler, Rechtsstreitigkeiten des Eigentümers oder Asset Management fallen nicht unter die gesetzlichen Definitionen von Betriebs- und Verwaltungskosten, auf die der BGH zur Auslegung zurückgreift. Sie sind allenfalls bei ausdrücklicher Regelung umlagefähig und dann besonders kritisch zu prüfen.
Doppelabrechnungen: Wenn sich Kostenpositionen überschneiden, darf nichts doppelt abgerechnet werden (BGH, Urteil vom 26.09.2012, XII ZR 112/10). Klassiker sind Verwaltung neben Centermanagement oder Property Management und Reinigung oder Winterdienst neben dem Hausmeister.
Kosten einzelner Mieter: Leistungen, die nur einem Mieter dienen, etwa ein nur an die Gastronomie angeschlossener Fettabscheider oder ein Empfang auf einer einzelnen Etage, gehören nicht in die allgemeine Umlage.
CO2-Kosten über 50 Prozent: In Nichtwohngebäuden darf der Mieter höchstens die Hälfte tragen, siehe CO2-Kosten im Gewerbe und zum Preis ab 2027 CO2-Preis 2027 und ETS2.
Verbrauchsunabhängig verteilte Heizkosten, wenn Heizkostenverordnung oder Vertrag eine Verbrauchserfassung verlangen (BGH, Urteil vom 30.01.2019, XII ZR 46/18).

Zwingende Grenzen, die kein Vertrag aushebelt

Drei Regelwerke gelten unabhängig davon, was im Mietvertrag steht.

AGB-Kontrolle. Die meisten Gewerbemietverträge sind vorformuliert. Klauseln, die so ungewöhnlich sind, dass Sie nicht damit rechnen mussten, werden nicht Vertragsbestandteil (§ 305c BGB). Klauseln, die unklar sind oder Sie unangemessen benachteiligen, sind unwirksam (§ 307 BGB). Zweifel bei der Auslegung gehen zulasten des Vermieters. Eine unwirksame Klausel wird nicht auf ein gerade noch zulässiges Maß zurechtgestutzt, sondern entfällt (XII ZR 112/10). Nur bei echt ausgehandelten Individualvereinbarungen reicht es, dass die Umlage bestimmbar ist (XII ZR 120/18).

Heiz- und CO2-Kosten. Die Heizkostenverordnung geht vertraglichen Regelungen vor und verlangt auch im Gewerbe eine verbrauchsabhängige Verteilung. Das CO2KostAufG begrenzt den Mieteranteil an den CO2-Kosten im Nichtwohngebäude auf 50 Prozent.

Wirtschaftlichkeitsgebot. Auch der Vermieter von Gewerberäumen darf nach Treu und Glauben nur Kosten umlegen, die erforderlich und angemessen sind (BGH, Urteil vom 17.12.2014, XII ZR 170/13). Für einen Verstoß müssen Sie allerdings konkret darlegen, dass gleichwertige Leistungen deutlich günstiger zu haben gewesen wären. Siehe Wirtschaftlichkeitsgebot im Gewerbe.

Was aus dem Wohnraummietrecht im Gewerbe nicht gilt

Viele Regeln, die Wohnungsmieter kennen, gelten im Gewerbe nicht oder nur abgeschwächt:

Keine Ausschlussfrist für Nachforderungen: Der Vermieter muss zwar in der Regel innerhalb eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen. Rechnet er später ab, verliert er seine Nachforderung aber nicht automatisch, denn § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB gilt im Gewerbe nicht entsprechend (XII ZR 22/07). Mehr in Fristen der Gewerbe-Nebenkostenabrechnung.
Keine gesetzliche Einwendungsfrist: Die zwölfmonatige Frist für Einwendungen des Mieters gilt nur für Wohnraum (BGH, Urteil vom 28.05.2014, XII ZR 6/13). Sie können eine Gewerbeabrechnung also auch später noch beanstanden, solange Ihr Vertrag keine eigene Frist regelt und keine Verjährung eingetreten ist. Siehe Zu viel gezahlte Nebenkosten zurückfordern.
Keine Begrenzung auf den Betriebskostenkatalog: Verwaltung, Instandhaltung und weitere Kosten können vereinbart werden, siehe oben.
Kein gesetzlicher Flächenschlüssel: Welcher Umlageschlüssel gilt, bestimmt der Vertrag, siehe Umlageschlüssel im Gewerbe.

Liegt Ihre Gewerbefläche in einem Wohnhaus, kommen zusätzliche Fragen hinzu, etwa ein Vorwegabzug für gewerbetypisch höhere Kosten, siehe Gewerbe im Wohnhaus.

In vier Schritten zur Antwort für jede Position

Ob eine bestimmte Position umlagefähig ist, klären Sie am besten in dieser Reihenfolge:

Steht die Kostenart im Vertrag? Suchen Sie die Nebenkostenklausel und ihre Anlagen. Fehlt die Kostenart und steht nur „Betriebskosten“ da, prüfen Sie, ob sie zum Katalog der Betriebskostenverordnung gehört.
Ist die Klausel wirksam? Bei Verwaltung, Instandhaltung von Gemeinschaftsflächen, Centermanagement und Sammelbegriffen lohnt der Blick auf Transparenz und Obergrenzen.
Gehören die konkreten Kosten zur vereinbarten Kostenart? Eine wirksame Wartungsklausel deckt keine Reparaturen, eine Hausmeisterklausel keine Verwaltung. Das zeigen erst die Belege, siehe Belegeinsicht im Gewerbe.
Ist richtig verteilt und gerechnet? Schlüssel, Flächen, Leerstand, Umsatzsteuer und Vorjahresvergleich. Was formal in jede Abrechnung gehört, steht in Diese Angaben muss die Gewerbe-Nebenkostenabrechnung enthalten.

Beispiel mit runden, fiktiven Werten: Ein Laden in einem Fachmarktzentrum erhält eine Abrechnung über 18.000 Euro. Darin stecken 2.000 Euro für ein nicht näher beschriebenes „Centermanagement“ neben einer vereinbarten Verwaltungskostenquote, 1.500 Euro Anteil an der Reparatur der Rolltreppen, obwohl der Vertrag für Gemeinschaftsanlagen keine Kostenobergrenze enthält, und 900 Euro, die durch das Herausrechnen leerer Flächen aus der Gesamtfläche entstanden sind. Zusammen sind 4.400 Euro angreifbar, ohne dass eine einzige Rechnung falsch sein müsste.

Wer viele Positionen auf einmal durchgehen will, findet alle Prüfschritte in der Checkliste für die Gewerbe-Nebenkostenabrechnung.

Prüfpunkte für Ihre Abrechnung

Hat jede abgerechnete Position eine ausdrückliche Grundlage im Mietvertrag?
Stehen Kostenarten außerhalb des Betriebskostenkatalogs in der Abrechnung, obwohl der Vertrag nur „Betriebskosten“ nennt?
Werden Instandhaltung oder Reparaturen von Gemeinschaftsflächen ohne vereinbarte Kostenobergrenze abgerechnet?
Gibt es Centermanagement, Property Management oder Facility Management neben Verwaltungskosten, und überschneiden sich die Leistungen?
Sind Leerstandsflächen in der Gesamtfläche enthalten?
Werden Heizkosten verbrauchsabhängig verteilt und CO2-Kosten im Nichtwohngebäude höchstens zur Hälfte umgelegt?
Sind Kosten enthalten, die nur einzelnen Mietern dienen?
Fällt Umsatzsteuer an, obwohl der Vertrag sie nicht vorsieht?
Sind einzelne Positionen gegenüber dem Vorjahr deutlich gestiegen, ohne dass sich am Objekt etwas geändert hat?

Häufige Fragen

Darf der Vermieter im Gewerbe mehr umlegen als bei Wohnungen?

Ja. Weil § 556 BGB für Gewerberäume nicht gilt, können auch Verwaltungskosten, Instandhaltung oder Centerkosten vereinbart werden. Voraussetzung ist eine wirksame, bei Formularverträgen transparente Klausel.

Reicht im Gewerbemietvertrag die Formulierung „Der Mieter trägt die Betriebskosten“?

Für die Kostenarten der Betriebskostenverordnung ja, das hat der BGH entschieden. Kosten außerhalb dieses Katalogs, etwa Bewachung oder Klimaanlage, sind damit regelmäßig nicht erfasst.

Was passiert, wenn eine Nebenkostenklausel unwirksam ist?

Dann entfällt die betroffene Kostenposition, und der Vermieter trägt sie selbst. Eine unwirksame Formularklausel wird nicht auf einen zulässigen Rest reduziert.

Kann ich nicht umlagefähige Kosten auch für frühere Jahre zurückfordern?

Ja, soweit der Anspruch nicht verjährt ist. Die regelmäßige Verjährung beträgt drei Jahre ab Ende des Jahres, in dem Sie von den maßgeblichen Umständen Kenntnis erlangt haben oder hätten erlangen müssen. Prüfen Sie außerdem, ob Ihr Vertrag eigene Einwendungsfristen enthält.

Muss ich für leerstehende Flächen im Objekt mitzahlen?

Nein. Das Leerstandsrisiko trägt der Vermieter. Bei einer Verteilung nach Fläche gehören leere Flächen in die Gesamtfläche.

Abrechnung prüfen lassen

Welche Kosten in Ihrem Fall umlagefähig sind, ergibt sich erst aus dem Zusammenspiel von Mietvertrag, Abrechnung und Belegen. Einen ersten Eindruck, ob Ihre Abrechnung auffällig ist, bekommen Sie mit dem kostenlosen Vorab-Check. Für Filialnetze, Center-Flächen und größere Objekte gibt es die vollständige Gewerbe-Nebenkostenprüfung.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung.