Umlagefähige Betriebskosten im Gewerbe: Liste und Checkliste

In vielen Gewerbe-Abrechnungen stehen Kosten, die dort nicht hingehören. Das fällt selten auf: Die Abrechnung ist lang, der Mietvertrag liegt im Ordner, und die Nachzahlung wird einfach überwiesen. Mit den drei Listen und der Checkliste auf dieser Seite sehen Sie schnell, wo sich ein genauer Blick lohnt. Wenn Sie dafür keine Zeit haben, prüfen wir Ihre Abrechnung kostenlos vor.

Die Grundregel: Was nicht im Vertrag steht, zahlen Sie nicht

Nach dem Gesetz trägt der Vermieter die Kosten seines Gebäudes (§ 535 BGB). Sie zahlen nur das, was Ihr Mietvertrag auf Sie überträgt.

Im Gewerbe darf ein Vertrag dabei mehr auf Sie übertragen als bei einer Wohnung, zum Beispiel Verwaltungskosten. Er muss es aber klar sagen. Steht im Vertrag nur „Betriebskosten“, sind damit die Kosten aus der gesetzlichen Liste der Betriebskostenverordnung gemeint (§ 2 BetrKV). Das hat der Bundesgerichtshof so entschieden (Urteil vom 08.04.2020, XII ZR 120/18). Alles, was darüber hinausgeht, muss im Vertrag ausdrücklich stehen.

Für jede Position Ihrer Abrechnung stellen Sie also nur zwei Fragen: Steht diese Kostenart in meinem Vertrag? Und ist die Regel dazu klar und wirksam?

Liste 1: Diese Kosten sind umlagefähig, wenn der Vertrag sie nennt

Das sind die Kosten aus der gesetzlichen Liste. Ein Verweis auf die Betriebskostenverordnung im Vertrag reicht im Gewerbe meist aus. Prüfen Sie trotzdem, ob die Kosten wirklich anfallen und richtig verteilt sind.

• Grundsteuer: Seit der Reform gibt es neue Bescheide. In Häusern mit Läden und Wohnungen muss die Aufteilung nachvollziehbar sein, siehe Grundsteuer 2026 im Gewerbe.
• Wasser und Abwasser: Achten Sie darauf, ob Mieter mit hohem Verbrauch, etwa ein Restaurant, eigene Zähler haben.
• Heizung und Warmwasser: Ein Teil der Kosten muss nach Verbrauch verteilt werden, auch im Gewerbe, siehe Heizkosten im Gewerbe.
• Aufzug: Strom, Wartung und Notruf ja, Reparaturen nein.
• Straßenreinigung und Müll: Wenn Sie Ihren Gewerbeabfall selbst entsorgen lassen, darf er nicht noch einmal über die Abrechnung laufen, siehe Gewerbeabfall.
• Reinigung und Schädlingsbekämpfung: nur für gemeinsam genutzte Flächen.
• Gartenpflege und Außenanlagen: die laufende Pflege, nicht die Neuanlage.
• Beleuchtung: Strom für Flure, Außenlicht und Tiefgarage.
• Schornsteinfeger: falls nicht schon in den Heizkosten enthalten.
• Versicherungen: Gebäude-, Glas- und Haftpflichtversicherung, siehe Versicherungen im Gewerbe.
• Hausmeister: nur die laufende Betreuung, ohne Reparaturen und Verwaltung, siehe Hausmeister im Gewerbe.
• Antenne oder Breitbandanschluss: falls vorhanden und vereinbart.
• Sonstige Betriebskosten: nur, wenn der Vertrag sie einzeln nennt, zum Beispiel die Wartung der Brandmeldeanlage.

Liste 2: Nur mit klarer Regel im Vertrag

Diese Kosten stehen nicht in der gesetzlichen Liste. Sie dürfen nur auf Sie umgelegt werden, wenn Ihr Vertrag sie ausdrücklich und verständlich regelt.

• Verwaltungskosten: zulässig, wenn vereinbart, aber nur in üblicher Höhe, siehe Verwaltungskosten im Gewerbe.
• Reparaturen an Gemeinschaftsflächen: nur mit einer Obergrenze im Vertrag. Fehlt sie, ist die Regel im Formularvertrag unwirksam, siehe Instandhaltung von Gemeinschaftsflächen.
• Centermanagement: nur, wenn klar ist, wofür bezahlt wird, siehe Centermanagement.
• Werbegemeinschaft: nur mit klarer Regel zu Mitgliedschaft und Beitrag, siehe Werbegemeinschaft.
• Klima, Lüftung, Rolltreppen, Sprinkler: nur die Wartung, keine Reparaturen, siehe Klima und Lüftung.
• Wachdienst und Empfang: siehe Bewachung und Sicherheitsdienst.
• Umsatzsteuer: nur, wenn der Vermieter sie berechnen darf und der Vertrag es vorsieht, siehe Umsatzsteuer auf Nebenkosten.

Wann eine Regel im Vertrag unwirksam ist, erklärt der Beitrag Nebenkostenklausel im Gewerbemietvertrag. Die rechtlichen Hintergründe zu jeder Kostenart stehen in Welche Nebenkosten dürfen im Gewerbe umgelegt werden?.

Liste 3: Diese Kosten zahlen Sie in der Regel nicht

• Alles, was nicht im Vertrag steht. Auch wenn Sie es früher bezahlt haben: Die Zahlung allein ändert Ihren Vertrag nicht.
• Reparaturen und Neuanschaffungen am Gebäude, wenn es dafür keine wirksame Regel mit Obergrenze gibt.
• Leerstand: Die Kosten für leere Flächen trägt der Vermieter, siehe Leerstand im Gewerbeobjekt.
• Kosten des Eigentümers: Kredite, Makler, Vermietung freier Flächen, eigene Rechtsstreitigkeiten.
• Doppelte Kosten: dieselbe Leistung unter zwei Namen, etwa Verwaltung und Centermanagement oder Reinigung und Hausmeister.
• Kosten anderer Mieter: Leistungen, die nur einer anderen Mietfläche dienen.
• Zu viel CO2-Kosten: In Gewerbegebäuden tragen Sie höchstens die Hälfte, siehe CO2-Kosten im Gewerbe.

Beispiel: 2.400 Euro, die nicht in die Abrechnung gehören

Beispiel mit runden, ausgedachten Zahlen: Ein Laden mit 300 m² bekommt eine Abrechnung über 18.000 €. Im Mietvertrag steht nur „Betriebskosten gemäß Betriebskostenverordnung“. In der Abrechnung stehen aber auch 1.500 € Verwaltungskosten und 900 € für die Reparatur eines Rolltors.

Beides gehört nicht hinein. Verwaltungskosten stehen nicht in der gesetzlichen Liste, und eine Reparatur ist keine Betriebskostenart. Der Mieter kann 2.400 € zurückweisen. Stand die Verwaltung schon in früheren Abrechnungen, kann er auch dieses Geld zurückfordern, solange es nicht verjährt ist, siehe Rückforderung und Verjährung.

Checkliste: In 10 Fragen durch Ihre Abrechnung

Legen Sie Mietvertrag mit allen Nachträgen und Abrechnung nebeneinander. Gehen Sie jede Position durch:

1. Steht diese Kostenart in meinem Mietvertrag?
2. Ist sie in der gesetzlichen Liste, oder braucht sie eine eigene Regel im Vertrag?
3. Ist diese Regel klar formuliert, und gibt es bei Reparaturen eine Obergrenze?
4. Sind das laufende Kosten oder eine Reparatur, Anschaffung oder Ausgabe des Eigentümers?
5. Taucht dieselbe Leistung zweimal auf?
6. Sind leere Flächen in der Gesamtfläche mitgezählt?
7. Nützt die Leistung allen Mietern oder nur einem?
8. Werden Heizkosten teilweise nach Verbrauch verteilt und CO2-Kosten höchstens zur Hälfte?
9. Steht Umsatzsteuer nur drauf, wenn der Vertrag das vorsieht?
10. Ist eine Position neu oder viel teurer als im Vorjahr?

Jede Frage, die Sie nicht sicher mit Ja oder Nein beantworten können, ist ein Grund, nachzuhaken. Für Formalien, Fristen und Verteilung gibt es zusätzlich die Checkliste mit 20 Prüfpunkten.

Keine Zeit für die Liste? Das übernehmen wir

Nebenkostenprofi prüft Betriebskostenabrechnungen für Gewerbemieter und Filialisten. Wir gleichen jede Position mit Ihrem Mietvertrag ab, genau nach den Listen oben.

• Kostenlos starten: Die Ersteinschätzung Ihrer Abrechnung ist kostenlos.
• Schnelle Antwort: Ihre Ersteinschätzung kommt per E-Mail, in der Regel innerhalb von 24 Stunden.
• Fertiges Ergebnis: Im Report bekommen Sie einen Prüfbericht und ein fertiges Widerspruchsschreiben an Ihren Vermieter.
• Auch frühere Jahre: Je nach Vertrag prüfen wir teils bis zu 36 Monate rückwirkend.
• Rechtlich abgesichert: Wir sind im Rechtsdienstleistungsregister eingetragen. Wenn der Vermieter nicht einlenkt, hilft bei Bedarf unsere Partnerkanzlei.
• Ohne Risiko: Unterläuft uns in der Prüfung ein Fehler, bekommen Sie Ihr Geld zurück.
• Für Filialnetze: Bei vielen Standorten betreuen wir Sie persönlich.

In unseren eigenen Prüfungen lag die Fehlerquote im Durchschnitt bei 6,7 Prozent (Durchschnittswert aus eigenen Prüfungen, keine Gewähr).

Häufige Fragen

Muss ich als Gewerbemieter alle Betriebskosten zahlen?

Nein. Sie zahlen nur die Kosten, die Ihr Mietvertrag auf Sie überträgt. Was nicht drinsteht, trägt der Vermieter.

Darf der Vermieter im Gewerbe mehr umlegen als bei einer Wohnung?

Ja, zum Beispiel Verwaltungskosten oder Centermanagement. Dafür braucht er aber eine klare Regel im Mietvertrag.

Muss ich Reparaturen über die Nebenkosten bezahlen?

In der Regel nicht. Nur wenn der Vertrag es klar regelt, und bei Gemeinschaftsflächen nur mit einer Obergrenze.

Was mache ich, wenn eine Position nicht umlagefähig ist?

Widersprechen Sie schriftlich und zahlen Sie den strittigen Betrag nur unter Vorbehalt. Wie das geht, steht im Beitrag Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung im Gewerbe. Oder Sie lassen uns das übernehmen.

Abrechnung jetzt prüfen lassen

Laden Sie Ihre Abrechnung hoch, den Mietvertrag können Sie nachreichen. Wie der kostenlose Vorab-Check abläuft, und was wir in der Gewerbe-Nebenkostenprüfung genau prüfen, lesen Sie auf den jeweiligen Seiten. Wenn Sie mehrere Anbieter vergleichen möchten, hilft Ihnen die Anbieter-Checkliste mit 12 Fragen.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung.