Schriftform im Gewerbemietvertrag: Seit 2025 genügt Textform

Was sich geändert hat

Nach § 550 BGB gilt ein Mietvertrag, der für längere Zeit als ein Jahr nicht in der vorgeschriebenen Form geschlossen wird, als auf unbestimmte Zeit geschlossen. Er kann dann ordentlich gekündigt werden, frühestens zum Ablauf eines Jahres nach Überlassung. Bei Geschäftsräumen ist die ordentliche Kündigung spätestens am dritten Werktag eines Kalendervierteljahres zum Ablauf des nächsten Kalendervierteljahres zulässig (§ 580a Abs. 2 BGB). Für einen Vertrag mit zehn Jahren Festlaufzeit ist das ein erhebliches Risiko, für Vermieter wie für Mieter.

Bis Ende 2024 verlangte das Gesetz dafür die Schriftform nach § 126 BGB: eigenhändige Unterschrift beider Parteien auf derselben Urkunde oder auf gleichlautenden Urkunden. Ein Nachtrag per E-Mail oder ein nur von einer Seite unterschriebenes Schreiben reichte nicht. Der Bundesgerichtshof hat die Folgen streng gehandhabt. So hat er sogenannte Schriftformheilungsklauseln, mit denen sich die Parteien verpflichten, Formmängel nicht zur Kündigung zu nutzen, für unvereinbar mit § 550 BGB und damit für unwirksam erklärt (Urteil vom 27.09.2017, XII ZR 114/16).

Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz vom 23.10.2024, verkündet am 29.10.2024 im Bundesgesetzblatt (BGBl. 2024 I Nr. 323), hat § 578 Abs. 1 BGB neu gefasst. Danach ist § 550 BGB bei Mietverhältnissen über Grundstücke und Geschäftsräume mit der Maßgabe anzuwenden, dass ein Vertrag, der für längere Zeit als ein Jahr nicht in Textform geschlossen wird, für unbestimmte Zeit gilt. § 550 BGB selbst wurde nicht geändert, für Wohnraum bleibt es bei der Schriftform.

Inkrafttreten und Übergangsregeln

Die Änderung ist am 1. Januar 2025 in Kraft getreten. Für Altverträge enthält Art. 229 § 70 EGBGB eine Übergangsregel. Daraus ergibt sich folgendes Bild:

• Verträge ab dem 1. Januar 2025: Es gilt von Anfang an die Textform.
• Verträge vor dem 1. Januar 2025, unverändert: Die bisherige Fassung des § 578 Abs. 1 BGB, also die Schriftform, galt bis einschließlich 1. Januar 2026 weiter.
• Verträge vor dem 1. Januar 2025, ab 2025 geändert: Ab dem Zeitpunkt der Änderungsvereinbarung gilt bereits die neue Fassung, also die Textform.
• Seit dem 2. Januar 2026: Die Textform gilt für alle Gewerbemietverträge, unabhängig vom Abschlussdatum.

Beispiel mit fiktiven Werten: Ein Filialist hat 2022 einen Mietvertrag über zehn Jahre geschlossen. Im März 2025 vereinbaren die Parteien per E-Mail mit Namensangabe beider Seiten höhere Nebenkostenvorauszahlungen und die Umlage einer zusätzlichen Kostenart. Da die Änderung nach dem 1. Januar 2025 vereinbart wurde, gilt für diesen Vertrag ab März 2025 die Textform. Die E-Mails können diese Form wahren, die feste Laufzeit bleibt erhalten, und die neue Kostenart ist vereinbart.

Was die Textform verlangt

Textform bedeutet nach § 126b BGB: eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger. Ein dauerhafter Datenträger ist ein Medium, auf dem der Empfänger die Erklärung so speichern kann, dass sie angemessene Zeit zugänglich bleibt und unverändert wiedergegeben werden kann. Typisch sind E-Mails, PDF-Dateien und eingescannte Dokumente. Eine eigenhändige Unterschrift ist nicht nötig.

Was inhaltlich in der Form festgehalten sein muss, hat sich nach dem Wortlaut nicht geändert. Zur Schriftform hat der BGH entschieden, dass sich alle wesentlichen Vertragsbedingungen, insbesondere Mietgegenstand, Miete, Dauer und Parteien, aus der Urkunde ergeben müssen. Ausgenommen sind nur Abreden von nebensächlicher Bedeutung, und für Vertragsänderungen gilt dasselbe wie für den Ursprungsvertrag (Urteil vom 11.04.2018, XII ZR 43/17). Es spricht viel dafür, dass diese Maßstäbe für die Textform entsprechend gelten. Wie ein Vertragsschluss in Textform im Einzelnen dokumentiert sein muss, etwa bei einem E-Mail-Wechsel mit mehreren Anhängen, ist höchstrichterlich noch nicht geklärt. Ein vollständiges, von beiden Seiten bestätigtes Dokument bleibt deshalb der sicherste Weg.

Unberührt bleibt die Möglichkeit, vertraglich eine strengere Form zu vereinbaren. Für eine solche gewillkürte Form gelten nach § 127 BGB im Zweifel die gesetzlichen Formvorschriften entsprechend. Viele ältere Verträge enthalten Klauseln wie „Änderungen bedürfen der Schriftform“. Was sie heute bedeuten, ist eine Frage der Auslegung im Einzelfall.

Altverträge: was seit 2026 gilt

Für Verträge aus der Zeit vor 2025 lief die Übergangsfrist am 1. Januar 2026 ab. Seitdem misst sich auch ein Altvertrag am Textformerfordernis. Praktisch bedeutet das:

• Wer vor 2026 wegen eines Schriftformmangels gekündigt hat, dessen Kündigung ist nach dem damals geltenden Recht zu beurteilen.
• Für Altverträge, deren Nachträge nur an der strengen Schriftform scheiterten, aber Textform wahren, etwa ein per E-Mail vereinbarter Nachtrag, dürfte das Kündigungsrisiko aus diesem Formmangel seit dem 2. Januar 2026 entfallen sein. Höchstrichterlich entschieden ist das noch nicht.
• Ein Formmangel, der auch die Textform verfehlt, etwa eine nur mündliche Änderung der Miete, bleibt ein Risiko.

Wenn Sie Ihr Portfolio prüfen, lohnt sich deshalb eine Bestandsaufnahme der Nachträge: Welche Änderungen sind nur mündlich oder durch tatsächliche Übung entstanden, und wo fehlt eine dokumentierte Einigung? Grundlagen zum Vertrag stehen im Beitrag Gewerbemietvertrag.

Nachträge zu Nebenkosten

Für die Nebenkosten sind drei Fallgruppen wichtig:

1. Vereinbarte Änderungen: Neue Vorauszahlungen, zusätzliche umlagefähige Kostenarten oder ein geänderter Umlageschlüssel sind Vertragsänderungen. Eine vereinbarte Änderung der Miete ist nach dem BGH stets wesentlich (XII ZR 43/17), und Vorauszahlungen sind Teil der geschuldeten Gesamtmiete. Solche Nachträge sollten deshalb mindestens in Textform festgehalten werden.
2. Einseitige Anpassung aufgrund einer Klausel: Passt der Vermieter die Vorauszahlungen aufgrund einer wirksamen Anpassungsklausel an, unterliegt diese Erklärung nach dem BGH nicht dem Formerfordernis des § 550 BGB (Urteil vom 05.02.2014, XII ZR 65/13). Die feste Laufzeit ist dadurch nicht gefährdet. Einzelheiten im Beitrag Vorauszahlungen im Gewerbe anpassen.
3. Stillschweigende Änderungen: Rechnet der Vermieter Kosten ab, die der Vertrag nicht vorsieht, und zahlt der Mieter, entsteht dadurch allein noch keine Vertragsänderung. Der BGH verlangt dafür besondere Umstände, aus denen der Änderungswille erkennbar ist (Urteil vom 27.01.2010, XII ZR 22/07).

Die Textform hat für Mieter eine Kehrseite: Vertragsänderungen kommen jetzt leichter zustande. Eine kurze E-Mail, in der Sie einer neuen Kostenposition zustimmen, kann ein formwirksamer Nachtrag sein. Prüfen Sie deshalb vor jeder Zustimmung, ob die Position nach dem bisherigen Vertrag überhaupt umlagefähig wäre. Hinweise dazu gibt der Beitrag Nebenkostenklausel im Gewerbemietvertrag.

Elektronische Belege: nicht verwechseln

Das Bürokratieentlastungsgesetz hat zugleich in § 556 Abs. 4 BGB geregelt, dass der Vermieter Einsicht in die Abrechnungsbelege gewähren muss und sie elektronisch bereitstellen darf. Diese Vorschrift gilt unmittelbar nur für Wohnraum, weil § 578 BGB nicht auf § 556 BGB verweist. Im Gewerbe folgt das Einsichtsrecht aus allgemeinen Regeln. Wie es dort funktioniert, erklärt der Beitrag Belegeinsicht im Gewerbe.

Typische Fehler

• Auf die alte Schriftform verweisen: Seit dem 2. Januar 2026 genügt für alle Gewerbemietverträge die Textform.
• E-Mails unterschätzen: Eine Zustimmung per E-Mail kann eine wirksame Vertragsänderung sein.
• Mündliche Absprachen stehen lassen: Sie wahren auch die Textform nicht.
• Auf Heilungsklauseln vertrauen: Sie hindern nach dem BGH für sich genommen keine Kündigung wegen eines Formmangels.
• Belegeinsicht mit § 556 Abs. 4 BGB begründen: Die Vorschrift gilt unmittelbar nur für Wohnraum.

Prüfpunkte für Ihre Abrechnung

• Abschlussdatum des Mietvertrags und aller Nachträge erfasst
• für jeden Nachtrag geprüft, ob er mindestens die Textform wahrt
• mündliche oder nur gelebte Änderungen der Miete und Nebenkosten identifiziert und nachdokumentiert
• abgerechnete Kostenarten mit dem Vertrag samt Nachträgen abgeglichen
• Erhöhungen der Vorauszahlungen auf vertragliche Anpassungsklausel geprüft
• vertragliche Formklauseln wie „Änderungen nur schriftlich“ gesichtet
• interne Regel festgelegt, wer per E-Mail Vertragsänderungen zustimmen darf

Häufige Fragen

Gilt für Gewerbemietverträge noch die Schriftform?

Nein. Seit dem 1. Januar 2025 genügt bei neuen Verträgen die Textform, seit dem 2. Januar 2026 auch bei Altverträgen. Vertraglich kann eine strengere Form vereinbart sein.

Reicht eine E-Mail für einen Nachtrag zum Gewerbemietvertrag?

Grundsätzlich ja, wenn die Erklärungen lesbar sind, die Erklärenden genannt sind und die wesentlichen Punkte der Änderung dokumentiert sind. Ein vollständiges, von beiden Seiten bestätigtes Dokument ist sicherer.

Was gilt für Altverträge aus der Zeit vor 2025?

Für sie galt die Schriftform bis einschließlich 1. Januar 2026 weiter, außer bei Änderungen, die ab 2025 vereinbart wurden. Seitdem gilt auch für sie die Textform.

Muss eine Erhöhung der Nebenkostenvorauszahlungen in Textform erfolgen?

Erhöht der Vermieter aufgrund einer Anpassungsklausel, gefährdet das die Laufzeit nach dem BGH nicht. Vereinbarte Änderungen sollten dagegen mindestens in Textform festgehalten werden.

Abrechnung prüfen lassen

Gerade nach Nachträgen stimmen Abrechnung und Vertrag oft nicht mehr überein. Der kostenlose Vorab-Check gibt eine erste Einschätzung, die Gewerbe-Nebenkostenprüfung gleicht die Abrechnung mit Mietvertrag und Nachträgen ab. Fragen zur Wirksamkeit oder Kündbarkeit des Mietvertrags selbst gehören nicht zum Prüfumfang und sind mit einer Kanzlei zu klären.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung.