# Keine Nebenkostenabrechnung im Gewerbe: zurückhalten, zurückfordern > **Kurzantwort:** Der Vermieter von Gewerberäumen muss in der Regel spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen, wenn der Vertrag nichts anderes sagt. Läuft der Mietvertrag noch, können Sie danach die laufenden Nebenkostenvorauszahlungen zurückhalten und die Abrechnung einfordern, bereits gezahlte Vorauszahlungen aber nicht zurückverlangen. Erst nach Vertragsende kommt eine Rückforderung in Betracht, und zwar nur für Zeiträume, in denen Sie während der Mietzeit nicht mehr zurückbehalten konnten. ## Wann eine Gewerbe-Abrechnung überfällig ist Für Gewerberaum gibt es keine gesetzliche Abrechnungsfrist. Die Zwölfmonatsfrist des [§ 556 Abs. 3 BGB](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__556.html) gilt nur für Wohnraum, weil [§ 578 BGB](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__578.html) nicht auf § 556 BGB verweist. Der Bundesgerichtshof hat die Lücke geschlossen: Der Vermieter von Geschäftsräumen muss über die Vorauszahlungen innerhalb einer angemessenen Frist abrechnen. Diese Frist endet regelmäßig ein Jahr nach Ablauf des Abrechnungszeitraums, sofern die Parteien nichts anderes vereinbart haben oder der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat (Urteil vom 27.01.2010, XII ZR 22/07). Drei Punkte sollten Sie vorab im Mietvertrag klären: - **Abrechnungszeitraum:** Kalenderjahr oder Mietjahr? Davon hängt ab, wann die Frist beginnt. - **Vertragliche Abrechnungsfrist:** Manche Verträge nennen kürzere oder längere Fristen. Sie gehen der Jahresregel vor, soweit sie wirksam sind. - **Zahlungsklauseln:** Gewerbemietverträge enthalten oft Beschränkungen von Aufrechnung und Zurückbehaltung. Ob eine solche Klausel Ihr Zurückbehaltungsrecht in diesem Fall einschränkt, ist im Einzelfall zu prüfen. Wichtig für die Erwartungen: Die Abrechnungsfrist ist im Gewerbe keine Ausschlussfrist. Der Vermieter kann auch nach Fristablauf noch abrechnen und eine Nachzahlung verlangen, bis die Verjährung greift. Die Frist verschafft Ihnen also Druckmittel, aber keinen automatischen Wegfall von Nachforderungen. Die Einzelheiten zu Abrechnungs-, Einwendungs- und Verjährungsfristen stehen im Beitrag [Fristen der Gewerbe-Nebenkostenabrechnung](/ratgeber-gewerbe/nebenkostenabrechnung-gewerbe-frist). Für Wohnungsmieter gelten andere Regeln, siehe [Fristen der Nebenkostenabrechnung](/fristen-der-nebenkostenabrechnung). ## Während der Mietzeit: laufende Vorauszahlungen zurückbehalten Ist die Abrechnungsfrist abgelaufen, können Sie vom Vermieter die Abrechnung verlangen und müssen keine weiteren Vorauszahlungen leisten (BGH, XII ZR 22/07). Rechtsgrundlage ist das Zurückbehaltungsrecht nach [§ 273 BGB](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__273.html). Der BGH hat für Gewerberaum ausdrücklich bestätigt, dass der Mieter bei verspäteter Abrechnung die Zahlung weiterer Betriebskostenvorauszahlungen bis zur Erstellung der Abrechnung verweigern kann. Damit sei er während des laufenden Mietverhältnisses ausreichend geschützt (Urteil vom 05.12.2012, XII ZR 44/11). Daraus folgen die Grenzen: - Zurückhalten dürfen Sie nur die **Nebenkostenvorauszahlungen**, nicht die Grundmiete. - Eine **Rückzahlung bereits geleisteter Vorauszahlungen** können Sie während der Mietzeit nicht verlangen. - Das Zurückbehaltungsrecht ist ein Druckmittel, kein Verzicht des Vermieters. Sobald die Abrechnung vorliegt, werden die zurückgehaltenen Beträge wieder fällig, soweit nicht inzwischen auch für den laufenden Zeitraum Abrechnungsreife eingetreten ist. Zum letzten Punkt: Ist ein Abrechnungszeitraum abgelaufen und die Abrechnungsfrist dafür erreicht, kann der Vermieter für diesen Zeitraum keine offenen Vorauszahlungen mehr verlangen, sondern nur noch den Saldo aus der Abrechnung. Der BGH spricht von Abrechnungsreife (Urteil vom 26.09.2012, XII ZR 112/10). Waren Sie mit Vorauszahlungen in Verzug, ohne zur Zurückbehaltung berechtigt zu sein, können bis dahin allerdings Verzugszinsen anfallen. Beispiel mit fiktiven Werten: Ein Filialist mietet einen Laden mit 400 m² und zahlt monatlich 1.600 Euro Nebenkostenvorauszahlung. Abrechnungszeitraum ist das Kalenderjahr, eine Abrechnungsfrist ist nicht vereinbart. Die Abrechnung für 2024 hätte bis Ende 2025 vorliegen müssen. Ab Januar 2026 kann der Mieter die laufenden 1.600 Euro zurückhalten, nach einem halben Jahr also 9.600 Euro. Erteilt der Vermieter im Juli 2026 die Abrechnung 2024, muss der Mieter die zurückgehaltenen Beträge für 2026 grundsätzlich nachzahlen und die Abrechnung 2024 prüfen. ## So setzen Sie die Frist richtig Ein Zurückbehaltungsrecht wirkt nur, wenn der Vermieter weiß, warum Sie nicht zahlen. Gehen Sie deshalb schriftlich vor, am besten per E-Mail mit Lesebestätigung oder per Brief: 1. Abrechnung für den konkreten Zeitraum anfordern und auf den Ablauf der Abrechnungsfrist hinweisen. 2. Eine angemessene Frist setzen, in der Praxis häufig zwei bis vier Wochen. 3. Ankündigen, dass Sie ab einem bestimmten Monat die Nebenkostenvorauszahlungen nach § 273 BGB bis zum Zugang der Abrechnung zurückhalten. Die Grundmiete zahlen Sie weiter. 4. Die zurückgehaltenen Beträge buchhalterisch separat führen, damit Sie sie nach Zugang der Abrechnung sofort ausgleichen können. Reagiert der Vermieter nicht, können Sie auf Erteilung der Abrechnung klagen. Für Filialnetze lohnt sich ein zentraler Fristenkalender, damit überfällige Abrechnungen nicht erst nach Jahren auffallen. Wie das organisiert werden kann, beschreibt der Beitrag [Nebenkostenprüfung im Filialnetz organisieren](/ratgeber-gewerbe/nebenkostenpruefung-filialnetz-organisieren). Die Fristen einzelner Standorte lassen sich mit dem [Fristenrechner Gewerbe](/rechner/fristenrechner-gewerbe) überschlagen. Eine Erwartung sollten Sie dabei nicht haben: Zinsen auf ein Guthaben, das wegen der verspäteten Abrechnung erst spät ausgezahlt wird, gibt es nach dem BGH grundsätzlich nicht. Bis zur Abrechnung schuldet der Vermieter nur die Abrechnung, keine Geldzahlung. Verzugszinsen scheiden deshalb aus, auch nicht in entsprechender Anwendung von § 288 BGB (XII ZR 44/11). ## Nach Vertragsende: Vorauszahlungen zurückfordern Mit dem Auszug fällt das Druckmittel weg, denn es gibt keine laufenden Vorauszahlungen mehr. Für diesen Fall gewährt die Rechtsprechung im Wege ergänzender Vertragsauslegung einen Anspruch auf Rückzahlung der Vorauszahlungen, über die der Vermieter nicht fristgerecht abgerechnet hat. Der BGH hat das für Wohnraum entwickelt (Urteil vom 09.03.2005, VIII ZR 57/04), das Kammergericht Berlin hat es auf beendete Gewerberaummietverhältnisse übertragen (Urteil vom 22.03.2010, 8 U 142/09). Auch der für Gewerbe zuständige XII. Zivilsenat geht in XII ZR 44/11 von diesem Anspruch aus. Die entscheidende Einschränkung: Der Rückzahlungsanspruch besteht nur für Abrechnungszeiträume, für die Sie während der Mietzeit nicht mehr die Möglichkeit hatten, die Abrechnung durch Zurückbehaltung durchzusetzen. Für Zeiträume, bei denen Sie noch während des Mietverhältnisses hätten zurückbehalten können, gibt es nach dem Auszug keinen direkten Rückzahlungsanspruch (BGH, XII ZR 44/11, unter Bezug auf VIII ZR 315/11). Wer also jahrelang ohne Abrechnung weiterzahlt, kann das nach dem Auszug nicht mehr pauschal korrigieren, sondern bleibt auf den Anspruch auf Abrechnung verwiesen, solange dieser nicht verjährt ist. Beispiel mit fiktiven Werten: Ein Mietvertrag über eine Bankfiliale endet am 30.06.2026. Abrechnungen für 2024 und 2025 fehlen. Für 2024 lief die Abrechnungsfrist Ende 2025 ab, der Mieter hätte ab Januar 2026 noch sechs Monate zurückbehalten können. Hier bleibt es beim Anspruch auf Abrechnung. Für 2025 und das Rumpfjahr 2026 enden die Abrechnungsfristen erst nach dem Auszug. Rechnet der Vermieter bis dahin nicht ab, kann der Mieter diese Vorauszahlungen zurückverlangen. Der Vermieter kann die Abrechnung auch danach noch nachholen. Dann zählt deren Ergebnis, und im Gewerbe ist dabei auch eine Nachforderung nicht ausgeschlossen. Die Rückforderung ist deshalb vor allem ein Hebel, um die Abrechnung zu erzwingen. Zur Verjährung solcher Ansprüche steht mehr im Beitrag [Zu viel gezahlte Nebenkosten zurückfordern](/ratgeber-gewerbe/rueckforderung-nebenkosten-verjaehrung). Was beim Auszug sonst zu beachten ist, etwa bei Kaution und Zwischenablesung, erklärt der Beitrag [Standort schließen](/ratgeber-gewerbe/standortschliessung-endabrechnung). ## Verjährung im Blick behalten Auch der Anspruch auf Abrechnung unterliegt der regelmäßigen Verjährung von drei Jahren nach [§ 195 BGB](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__195.html), die nach [§ 199 BGB](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__199.html) mit dem Schluss des Jahres beginnt, in dem der Anspruch fällig geworden ist. In dem vom BGH entschiedenen Wohnraumfall VIII ZR 315/11 hatten die Mieter ihren Abrechnungsanspruch für mehrere Jahre verjähren lassen und konnten die Vorauszahlungen auch nach dem Auszug nicht zurückverlangen. Für die Praxis heißt das: Fehlende Abrechnungen nicht liegen lassen. Wer sie innerhalb der laufenden Mietzeit konsequent einfordert und die Vorauszahlungen zurückhält, bekommt die Abrechnung in aller Regel deutlich schneller. ## Typische Fehler - **Grundmiete mit zurückhalten:** Das Zurückbehaltungsrecht betrifft nur die Vorauszahlungen. Wer mehr zurückhält, riskiert Zahlungsverzug und im Extremfall eine Kündigung. - **Stillschweigend nicht zahlen:** Ohne Erklärung ist für den Vermieter nicht erkennbar, dass Sie ein Zurückbehaltungsrecht ausüben. - **Vorauszahlungen während der Mietzeit zurückfordern:** Dieser Anspruch besteht erst nach Vertragsende und auch dann nur eingeschränkt. - **Auf das Wohnraumrecht vertrauen:** Den automatischen Ausschluss verspäteter Nachforderungen gibt es im Gewerbe nicht. - **Vertragsklauseln übersehen:** Vereinbarte Abrechnungsfristen und Zurückbehaltungsverbote können die Lage ändern. ## Prüfpunkte für Ihre Abrechnung - Abrechnungszeitraum und vereinbarte Abrechnungsfrist im Mietvertrag ermittelt - Datum notiert, an dem die Abrechnung spätestens hätte vorliegen müssen - Klauseln zu Aufrechnung und Zurückbehaltung geprüft - Abrechnung schriftlich mit Frist angefordert - Zurückbehaltung der Vorauszahlungen schriftlich angekündigt, Grundmiete weitergezahlt - zurückgehaltene Beträge separat gebucht - bei Vertragsende: für jeden Zeitraum geprüft, ob noch während der Mietzeit zurückbehalten werden konnte - Verjährung des Abrechnungsanspruchs je Zeitraum notiert - nach Zugang der Abrechnung Belege angefordert und Ergebnis geprüft ## Häufige Fragen ### Wie lange hat der Vermieter im Gewerbe Zeit für die Nebenkostenabrechnung? Wenn der Vertrag nichts regelt, in der Regel zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Das hat der BGH im Urteil XII ZR 22/07 entschieden. Eine Ausschlussfrist ist das aber nicht. ### Darf ich die Nebenkostenvorauszahlungen einfach nicht mehr zahlen? Nach Ablauf der Abrechnungsfrist dürfen Sie die laufenden Vorauszahlungen zurückhalten, bis die Abrechnung vorliegt. Teilen Sie das dem Vermieter schriftlich mit und zahlen Sie die Grundmiete weiter. ### Kann ich die gezahlten Vorauszahlungen zurückverlangen, wenn nie abgerechnet wurde? Während der Mietzeit nicht. Nach Vertragsende ja, aber nur für Abrechnungszeiträume, für die Sie während der Mietzeit nicht mehr zurückbehalten konnten. ### Bekomme ich Zinsen, wenn das Guthaben wegen der verspäteten Abrechnung erst spät kommt? In der Regel nicht. Der BGH hat Verzugszinsen auf ein verspätet ausgezahltes Guthaben im Gewerbe abgelehnt (XII ZR 44/11). ## Abrechnung prüfen lassen Kommt die Abrechnung endlich, lohnt sich die Prüfung besonders, weil verspätete Abrechnungen oft mehrere Jahre zugleich betreffen. Der [kostenlose Vorab-Check](/nebenkostencheck) gibt eine erste Einschätzung. Für mehrere Standorte und Jahre übernimmt die [Gewerbe-Nebenkostenprüfung](/nebenkostenpruefung-gewerbe) die Prüfung mit Prüfbericht und Widerspruchsschreiben.