# Standort schließen: Endabrechnung, Kaution und Nebenkosten > **Kurzantwort:** Schließen Sie einen Standort, rechnet der Vermieter die Nebenkosten in der Regel erst mit der regulären Jahresabrechnung ab, anteilig für Ihre Mietzeit. Fehlt eine vertragliche Frist, muss die Abrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen, nicht zwölf Monate nach dem Auszug. Dokumentieren Sie bei der Rückgabe alle Zählerstände, denn für die Heizkosten schreibt die Heizkostenverordnung eine Zwischenablesung vor. Einen angemessenen Teil der Kaution darf der Vermieter bis zur Nebenkostenabrechnung zurückhalten, wenn eine Nachzahlung zu erwarten ist. ## Vor der Schließung: Vertrag und Fristen sichten Für Filialisten ist die Schließung eines Standorts ein wiederkehrender Vorgang, die Endabrechnung wird aber oft erst Monate später zum Thema. Klären Sie deshalb schon mit der Kündigung oder dem Aufhebungsvertrag die Eckdaten: - **Mietende und Rückgabetermin:** Bis zum Mietende schulden Sie die vereinbarten Vorauszahlungen. Geben Sie verspätet zurück, kann der Vermieter für die Dauer der Vorenthaltung eine Nutzungsentschädigung verlangen ([§ 546a BGB](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__546a.html)). Dazu gehört nach dem BGH neben der Nettokaltmiete auch die Nebenkostenvorauszahlung, über die nach den Regeln des beendeten Vertrags abzurechnen ist (Urteil vom 27.05.2015, XII ZR 66/13). - **Abrechnungszeitraum und Abrechnungsfrist:** Kalenderjahr oder Mietjahr, vertragliche Frist oder die vom BGH angenommene Jahresfrist (Urteil vom 27.01.2010, XII ZR 22/07). - **Klauseln zur Endabrechnung:** Manche Verträge regeln Zwischenablesung, Kosten des Nutzerwechsels oder eine pauschale Schlussabrechnung. - **Sicherheit:** Barkaution, Bankbürgschaft oder verpfändetes Sparbuch, und wer bei Ihnen die Herausgabe der Urkunde nachhält. - **Eigene Versorgungsverträge:** Strom oder Telekommunikation, die Sie direkt mit Versorgern abgeschlossen haben, kündigen Sie selbst. Sie laufen nicht über die Nebenkostenabrechnung. ## Rückgabe: Zählerstände und Zwischenablesung Das Übergabeprotokoll ist die wichtigste Unterlage für die spätere Endabrechnung. Halten Sie darin die Stände aller Zähler fest, die Ihrer Fläche zugeordnet sind, mit Zählernummer, Datum und Foto: Wasser, Strom für Allgemein- oder Unterzähler, Wärmemengenzähler oder Heizkostenverteiler. Lassen Sie das Protokoll von beiden Seiten bestätigen. Für Heizung und Warmwasser aus zentralen Anlagen gilt die Heizkostenverordnung auch für Gewerberäume, denn sie knüpft an die Nutzer der versorgten Räume an ([§ 1 HeizkostenV](https://www.gesetze-im-internet.de/heizkostenv/__1.html)). Bei einem Nutzerwechsel innerhalb des Abrechnungszeitraums muss der Gebäudeeigentümer eine Zwischenablesung vornehmen ([§ 9b HeizkostenV](https://www.gesetze-im-internet.de/heizkostenv/__9b.html)). Die verbrauchsabhängigen Kosten werden dann nach der Zwischenablesung aufgeteilt, die übrigen Heizkosten nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig, die übrigen Warmwasserkosten zeitanteilig. Ist eine Zwischenablesung nicht möglich, werden die gesamten Kosten nach diesen Maßstäben verteilt. Abweichende Vereinbarungen im Vertrag bleiben zulässig. Die Gradtagszahlen sind wichtig, weil sie den Winter stärker gewichten als den Sommer. Wer im Frühjahr auszieht, trägt bei dieser Methode einen größeren Anteil der Grundkosten als bei einer rein zeitanteiligen Verteilung. Prüfen Sie deshalb, welche Methode der Vertrag vorsieht und welche in der Abrechnung angewendet wurde. Findet sich kein Nachmieter, steht die Fläche nach Ihrem Auszug leer. Die Kosten für die Zeit danach trägt der Vermieter. Wie Leerstand korrekt zu behandeln ist, erklärt der Beitrag [Leerstand im Gewerbeobjekt](/ratgeber-gewerbe/leerstand-gewerbe). ## Die Endabrechnung: wann sie kommt Einen Anspruch auf eine sofortige Schlussabrechnung zum Auszugstag haben Sie in der Regel nicht. Für Wohnraum stellt [§ 556 Abs. 3 BGB](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__556.html) ausdrücklich klar, dass der Vermieter zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet ist. Im Gewerbe gilt die Vorschrift nicht unmittelbar, praktisch rechnen Vermieter aber ebenso ab: Ihr Anteil wird in der regulären Abrechnung für den gesamten Abrechnungszeitraum ermittelt und zeitanteilig oder nach Zwischenablesung abgegrenzt. Abweichende Vertragsklauseln gehen vor. Die Abrechnungsfrist beginnt deshalb nicht mit dem Auszug, sondern mit dem Ende des Abrechnungszeitraums. Beispiel mit fiktiven Werten: Ein Filialist gibt einen Laden mit 300 m² am 30.04.2026 zurück, abgerechnet wird nach Kalenderjahr. Die Abrechnung für Januar bis April 2026 kommt mit der Jahresabrechnung 2026 und muss, wenn der Vertrag nichts anderes bestimmt, bis Ende 2027 vorliegen. Die Abrechnung für 2025 muss bis Ende 2026 vorliegen. Für die Nachforderung gilt: Auch eine verspätete Abrechnung kann der Vermieter im Gewerbe grundsätzlich noch durchsetzen, eine Ausschlussfrist wie im Wohnraum gibt es nicht. Die Grenzen setzt die Verjährung. Alle Fristen im Überblick finden Sie im Beitrag [Fristen der Gewerbe-Nebenkostenabrechnung](/ratgeber-gewerbe/nebenkostenabrechnung-gewerbe-frist). ## Kaution: wann sie zurückkommt Eine gesetzliche Frist für die Rückgabe der Kaution gibt es nicht. Der BGH verlangt, dass sich der Vermieter nach dem Mietende innerhalb angemessener, nicht allgemein bestimmbarer Frist erklärt, ob und welche Ansprüche er noch erhebt. Mit dieser Erklärung rechnet er die Kaution ab, und der Rückzahlungsanspruch wird fällig (Urteil vom 24.07.2019, VIII ZR 141/17, Wohnraum). Für Betriebskosten hat der BGH entschieden, dass der Vermieter die Kaution bis zu der in angemessener Frist erteilten Abrechnung einbehalten darf, weil die Sicherheit auch noch nicht fällige Nachforderungen absichert (Urteil vom 18.01.2006, VIII ZR 71/05, Wohnraum). Beide Urteile betreffen Wohnraum. Eine eigene Entscheidung des für Gewerbe zuständigen Senats haben wir dazu nicht gefunden, die Begründung über den Sicherungszweck der Kaution passt aber auch im Gewerbe. Viele Gewerbemietverträge regeln die Kautionsabrechnung zudem selbst. Daraus folgen zwei praktische Punkte: - Der Vermieter darf nur einen **angemessenen Teil** zurückhalten, orientiert an der zu erwartenden Nachzahlung. Ergaben die Vorjahre Guthaben, ist ein hoher Einbehalt schwer zu begründen. - Nach Zugang der Nebenkostenabrechnung ist über den Rest abzurechnen. Fordern Sie die Freigabe dann schriftlich mit Frist an. Bei einer Bankbürgschaft verlangen Sie die Rückgabe der Bürgschaftsurkunde, damit Ihre Bank die Avalgebühren nicht weiter berechnet. Ist eine Teilfreigabe vereinbart oder durchsetzbar, kann ein Austausch gegen eine niedrigere Bürgschaft sinnvoll sein. Ein Risiko sollten Filialisten kennen: Im Gewerbe gibt es keine gesetzliche Pflicht, eine Barkaution getrennt vom Vermögen des Vermieters anzulegen. Die Pflicht in § 551 Abs. 3 BGB gilt nur für Wohnraum. Wird der Vermieter insolvent und wurde die Kaution nicht vertragsgemäß getrennt angelegt, ist der Rückzahlungsanspruch in der Regel nur eine Insolvenzforderung. Mehr dazu im Beitrag [Insolvenz von Vermieter oder Verwalter](/ratgeber-gewerbe/insolvenz-vermieter-verwalter). ## Ohne Endabrechnung: Vorauszahlungen zurückfordern Rechnet der Vermieter auch nach Ablauf der Frist nicht ab, können Sie nach Vertragsende die Vorauszahlungen für den betroffenen Zeitraum zurückverlangen. Das hat das Kammergericht Berlin für Gewerberaum entschieden (Urteil vom 22.03.2010, 8 U 142/09), auf Grundlage der Wohnraumrechtsprechung des BGH. Der BGH schränkt den Anspruch aber ein: Er besteht nur für Abrechnungszeiträume, bei denen Sie während der Mietzeit nicht mehr die Möglichkeit hatten, die laufenden Vorauszahlungen zurückzuhalten (Urteil vom 05.12.2012, XII ZR 44/11). Im Beispiel oben endete die Abrechnungsfrist für 2025 erst nach dem Auszug. Kommt bis Ende 2026 keine Abrechnung 2025, kann der Filialist die Vorauszahlungen für 2025 zurückverlangen, ebenso nach Ende 2027 die für Januar bis April 2026. Für ältere Jahre, deren Frist noch während der Mietzeit ablief, bleibt es beim Anspruch auf Abrechnung. Wie Sie vorgehen, beschreibt der Beitrag [Vorauszahlungen zurückbehalten oder zurückfordern](/ratgeber-gewerbe/vorauszahlungen-zurueckbehalten). ## Die Endabrechnung prüfen Endabrechnungen enthalten typische Fehlerquellen, weil der Standort aus dem Blick geraten ist und niemand vor Ort die Zahlen kennt: - **Abgrenzung:** Wurden Ihre Monate richtig angesetzt, und ist der Zeitraum nach Mietende vollständig ausgenommen? - **Verbrauchswerte:** Stimmen die Zählerstände mit dem Übergabeprotokoll überein? - **Heizkosten:** Wurde die Zwischenablesung verwendet, und wurde für die Grundkosten die vertraglich vorgesehene Methode angewandt? - **Leerstand:** Werden Kosten der leeren Fläche nach Ihrem Auszug auf Sie umgelegt? - **Kosten der Rückgabe:** Rückbau, Endreinigung oder Schönheitsreparaturen sind keine Nebenkosten und gehören nicht in die Betriebskostenabrechnung. - **Vorauszahlungen:** Sind alle bis zum Mietende geleisteten Zahlungen berücksichtigt, auch solche aus einer Nutzungsentschädigung? Belegeinsicht können Sie auch nach dem Auszug verlangen. Für die Einwendungen gilt im Gewerbe keine gesetzliche Ausschlussfrist, prüfen Sie aber vertragliche Fristen. ## Für Filialisten: Schließungen standardisieren Bei vielen Standorten lohnt sich ein fester Ablauf: Übergabeprotokoll mit Zählerständen als Pflichtdokument, zentrale Ablage der Kautionsunterlagen, Fristenkalender für die ausstehenden Endabrechnungen und eine Wiedervorlage für die Kautionsfreigabe. Wie ein solcher Prozess im Filialnetz aussehen kann, beschreibt der Beitrag [Nebenkostenprüfung im Filialnetz organisieren](/ratgeber-gewerbe/nebenkostenpruefung-filialnetz-organisieren). ## Prüfpunkte für Ihre Abrechnung - Mietende, Rückgabetermin und Abrechnungszeitraum je Standort erfasst - Übergabeprotokoll mit allen Zählerständen und Fotos von beiden Seiten bestätigt - Zwischenablesung der Heizkosten veranlasst bzw. in der Abrechnung nachvollzogen - Zeitanteilige Abgrenzung und Ausschluss der Zeit nach Mietende geprüft - kein Leerstand nach Auszug auf Ihre Fläche umgelegt - Höhe des Kautionseinbehalts mit der zu erwartenden Nachzahlung abgeglichen - Freigabe von Kaution oder Bürgschaft nach Zugang der Abrechnung schriftlich angefordert - bei fehlender Endabrechnung: Fristablauf je Zeitraum notiert und Rückforderung geprüft ## Häufige Fragen ### Wann bekomme ich nach dem Auszug die Nebenkostenabrechnung? In der Regel mit der nächsten regulären Jahresabrechnung. Ohne vertragliche Regel muss sie spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen. ### Darf der Vermieter die Kaution wegen der Nebenkosten zurückhalten? Ja, einen angemessenen Teil bis zur Nebenkostenabrechnung, wenn eine Nachzahlung zu erwarten ist. Danach muss er über die Kaution abrechnen. ### Muss bei einem Auszug während des Jahres abgelesen werden? Für Heizung und Warmwasser aus zentralen Anlagen schreibt § 9b HeizkostenV eine Zwischenablesung vor. Für andere Zähler sollten Sie die Stände im Übergabeprotokoll festhalten. ### Was passiert, wenn der Vermieter nach dem Auszug gar nicht abrechnet? Dann können Sie nach Ablauf der Abrechnungsfrist die Vorauszahlungen zurückverlangen, allerdings nur für Zeiträume, in denen Sie während der Mietzeit nicht mehr zurückbehalten konnten. ## Abrechnung prüfen lassen Endabrechnungen werden oft geprüft, wenn niemand mehr die Unterlagen des Standorts kennt. Der [kostenlose Vorab-Check](/nebenkostencheck) gibt eine erste Einschätzung, für mehrere geschlossene Standorte übernimmt die [Gewerbe-Nebenkostenprüfung](/nebenkostenpruefung-gewerbe) die Prüfung mit Prüfbericht und Widerspruchsschreiben.