# Nebenkostenabrechnung Gewerbe: Diese Angaben muss sie enthalten > **Kurzantwort:** Eine Nebenkostenabrechnung im Gewerbe muss mindestens vier Angaben enthalten: die Gesamtkosten je Kostenart, den Verteilerschlüssel mit Erläuterung, die Berechnung Ihres Anteils und den Abzug Ihrer geleisteten Vorauszahlungen. Fehlt eine dieser Angaben, ist die Abrechnung formell fehlerhaft und eine Nachzahlung grundsätzlich nicht fällig. Inhaltliche Fehler wie falsche Flächen oder nicht umlagefähige Kosten machen die Abrechnung dagegen nur falsch, nicht unwirksam. ## Rechtsgrundlage: Was im Gewerbe gilt Die gesetzlichen Abrechnungsregeln in [§ 556 BGB](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__556.html) gelten nur für Wohnraum. [§ 578 BGB](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__578.html) erstreckt sie nicht auf Geschäftsräume. Trotzdem muss auch der Gewerbevermieter abrechnen, sobald Sie Vorauszahlungen leisten. Er hat dafür eine angemessene Frist, die in der Regel ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums endet (BGH, Urteil vom 27. Januar 2010, XII ZR 22/07). Einzelheiten zu den Fristen stehen im Beitrag zur [Frist der Gewerbe-Abrechnung](/ratgeber-gewerbe/nebenkostenabrechnung-gewerbe-frist). Welchen Inhalt die Abrechnung haben muss, ergibt sich aus der allgemeinen Rechenschaftspflicht nach [§ 259 BGB](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__259.html). Danach braucht es eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben. Der BGH hat 2021 für ein gewerbliches Mietverhältnis klargestellt, dass die Mindestangaben aus der Wohnraum-Rechtsprechung grundsätzlich auch im Gewerbe gelten (Urteil vom 20. Januar 2021, XII ZR 40/20). ## Die vier Mindestangaben Soweit im Vertrag nichts Besonderes vereinbart ist, gehören nach dem BGH in jede Abrechnung: 1. eine Zusammenstellung der Gesamtkosten 2. die Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel 3. die Berechnung des Anteils des Mieters 4. der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen Der BGH betont zugleich, dass an die formelle Seite keine zu hohen Anforderungen zu stellen sind. Entscheidend ist, ob Sie die Abrechnung gedanklich und rechnerisch nachvollziehen können. ### Gesamtkosten Für jede Kostenart muss der Gesamtbetrag angegeben sein, der auf die Mieter der Abrechnungseinheit verteilt wird. Hat der Vermieter vorher nicht umlagefähige Anteile herausgerechnet, genügt nach dem BGH die Angabe des bereinigten Betrags (Urteil vom 20. Januar 2016, VIII ZR 93/15, zur Wohnraummiete). Eine Abrechnung, die nur Ihren Anteil ausweist, ohne zu zeigen, aus welchem Gesamtbetrag er stammt, genügt nicht. ### Verteilerschlüssel und Erläuterung Sie müssen erkennen können, nach welchem Maßstab verteilt wird, etwa Mietfläche, Verbrauch oder Einheiten. Die Erläuterung darf sich auch aus dem Mietvertrag oder aus einem Erläuterungsblatt zur Abrechnung ergeben. Im Fall des BGH war das unverständliche Kürzel „ST“ für sich allein nicht nachvollziehbar. Es wurde aber durch ein beigefügtes Infoblatt verständlich, sodass die Abrechnung formell in Ordnung war (XII ZR 40/20). Mehr zu den Schlüsseln selbst lesen Sie im Beitrag zum [Umlageschlüssel im Gewerbe](/ratgeber-gewerbe/umlageschluessel-gewerbe). ### Anteil des Mieters Aus Gesamtkosten, Gesamteinheiten und Ihren Einheiten muss Ihr Anteil rechnerisch ableitbar sein. Wie der Vermieter die Flächen ermittelt hat, muss die Abrechnung selbst dagegen nicht erklären. Das gilt nach dem BGH auch für gewichtete Flächen, etwa wenn Lagerflächen bei der Heizung nur anteilig zählen. Die Flächenermittlung können Sie gesondert erfragen. ### Abzug der Vorauszahlungen Abgezogen werden müssen die Vorauszahlungen, die Sie für den Abrechnungszeitraum geleistet haben. Erst daraus ergibt sich, ob Sie nachzahlen oder ein Guthaben erhalten. ## Muster-Aufbau einer Gewerbe-Nebenkostenabrechnung Eine sauber aufgebaute Abrechnung enthält neben den vier Pflichtangaben in der Regel folgende Bestandteile: - Vermieter, Mieter, Objektadresse und genaue Bezeichnung der Mieteinheit - Abrechnungszeitraum und, bei Ein- oder Auszug, Ihr Nutzungszeitraum - Abrechnungseinheit, also Gebäude, Gebäudeteil oder ganzes Center - je Kostenart: Bezeichnung, Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Gesamteinheiten, Ihre Einheiten, Ihr Anteil - etwaige Vorwegabzüge, etwa für Wohnungen im selben Haus oder für Sonderflächen - Summe Ihrer Anteile - Summe der geleisteten Vorauszahlungen - Saldo als Nachzahlung oder Guthaben - Umsatzsteuer, gesondert ausgewiesen, sofern der Vermieter zur Umsatzsteuer optiert hat - Erläuterungsblatt zu Schlüsseln, Kürzeln und Abweichungen gegenüber dem Vorjahr - Hinweis, wo und wie Sie die Belege einsehen können Nicht alles davon ist formell zwingend. Fehlt aber etwa der Nutzungszeitraum oder die Abrechnungseinheit, wird die Prüfung deutlich schwerer. Zu gemischt genutzten Häusern lesen Sie mehr im Beitrag [Gewerbe im Wohnhaus](/ratgeber/gewerbe-wohnhaus-nebenkosten). ## Beispielrechnung Beispiel mit runden, fiktiven Werten: Ein Büro mit 400 m² liegt in einem Objekt mit 4.000 m² vermietbarer Fläche. Verteilt wird nach Mietfläche, Ihr Anteil beträgt also 10 %. - Grundsteuer: Gesamtkosten 20.000 Euro, Schlüssel Mietfläche, Ihr Anteil 2.000 Euro - Gebäudeversicherung: Gesamtkosten 15.000 Euro, Schlüssel Mietfläche, Ihr Anteil 1.500 Euro - Hausmeister: Gesamtkosten 30.000 Euro, Schlüssel Mietfläche, Ihr Anteil 3.000 Euro - Reinigung Gemeinschaftsflächen: Gesamtkosten 25.000 Euro, Schlüssel Mietfläche, Ihr Anteil 2.500 Euro - Summe Ihrer Anteile: 9.000 Euro - Geleistete Vorauszahlungen: 12 × 700 Euro = 8.400 Euro - Nachzahlung: 600 Euro Würde die Abrechnung nur die Zeile „Grundsteuer 2.000 Euro“ ohne Gesamtbetrag und Schlüssel zeigen, wäre diese Position formell nicht nachvollziehbar. ## Formell fehlerhaft oder inhaltlich falsch? Diese Unterscheidung entscheidet über Ihre Rechte. **Formell fehlerhaft** ist eine Abrechnung, wenn eine der Mindestangaben fehlt oder sie nicht nachvollziehbar ist. Eine Nachforderung wird nach der BGH-Rechtsprechung erst mit Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung fällig. Zieht sich der Fehler durch die gesamte Abrechnung, ist sie insgesamt unwirksam und Sie können eine neue verlangen. Betrifft er nur einzelne Positionen, bleibt der Rest wirksam, wenn sich diese Positionen leicht herausrechnen lassen (XII ZR 40/20). **Inhaltlich falsch** ist eine Abrechnung, die zwar nachvollziehbar ist, aber falsche Zahlen enthält. Beispiele sind eine zu kleine Gesamtfläche, ein vom Vertrag abweichender Schlüssel oder nicht vereinbarte Kostenarten. Die Abrechnung bleibt wirksam. Sie müssen die Fehler konkret beanstanden und dafür in der Regel die Belege einsehen. Wie das abläuft, steht im Beitrag zur [Belegeinsicht im Gewerbe](/ratgeber-gewerbe/belegeinsicht-gewerbe). Ob eine Kostenart überhaupt umgelegt werden darf, klärt der Beitrag zur [unwirksamen Nebenkostenklausel](/ratgeber-gewerbe/nebenkostenklausel-unwirksam). ### Der wichtigste Unterschied zum Wohnraum Bei Wohnungen ist eine Nachforderung ausgeschlossen, wenn der Vermieter nicht binnen zwölf Monaten formell ordnungsgemäß abrechnet. Im Gewerbe gilt diese Ausschlussfrist nicht (XII ZR 22/07). Der Vermieter kann eine formell fehlerhafte Abrechnung deshalb grundsätzlich auch später noch nachbessern, sofern der Vertrag nichts anderes regelt. Auch eine bereits bezahlte Abrechnung darf im Gewerbe korrigiert werden. Die vorbehaltlose Zahlung allein ist kein Anerkenntnis (BGH, Urteil vom 28. Mai 2014, XII ZR 6/13). Das gilt in beide Richtungen: Auch Sie verlieren Ihre Einwände nicht allein dadurch, dass Sie gezahlt haben. Vertragliche Einwendungsfristen sollten Sie dennoch prüfen und einhalten. ## Typische Fehler in Gewerbe-Abrechnungen - Es werden nur Ihre Anteile ausgewiesen, ohne Gesamtkosten. - Kürzel für Schlüssel werden weder in der Abrechnung noch in einer Anlage erklärt. - Mehrere Abrechnungseinheiten werden vermischt, ohne dass erkennbar ist, welche Fläche zu welcher Einheit gehört. - Die abgezogenen Vorauszahlungen stimmen nicht mit Ihren tatsächlichen Zahlungen im Abrechnungszeitraum überein. - Leerstehende Flächen fehlen in der Gesamtfläche, sodass Ihr Anteil steigt. - Der Schlüssel wechselt gegenüber dem Vertrag oder dem Vorjahr ohne Erklärung. Die ersten drei Punkte können die formelle Wirksamkeit berühren, die übrigen betreffen den Inhalt. ## Prüfpunkte für Ihre Abrechnung - Sind Abrechnungszeitraum, Mieteinheit und Nutzungszeitraum angegeben? - Steht bei jeder Kostenart der Gesamtbetrag der Abrechnungseinheit? - Ist für jede Kostenart der Verteilerschlüssel genannt und verständlich? - Werden Kürzel in der Abrechnung, im Vertrag oder in einer Anlage erklärt? - Lässt sich Ihr Anteil mit Gesamteinheiten und Ihren Einheiten nachrechnen? - Entsprechen die abgezogenen Vorauszahlungen Ihren tatsächlichen Zahlungen? - Stimmt die angesetzte Mietfläche mit dem Vertrag überein? - Ist jede Kostenart im Mietvertrag als umlagefähig vereinbart? - Ist die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen, falls der Vermieter optiert hat? - Sieht Ihr Vertrag eine Frist für Einwendungen vor? ## Häufige Fragen ### Gibt es ein amtliches Muster für die Nebenkostenabrechnung im Gewerbe? Nein, eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor. Maßgeblich sind die vier Mindestangaben und die Nachvollziehbarkeit. Der Muster-Aufbau oben zeigt, was eine prüffähige Abrechnung in der Praxis enthält. ### Muss die Abrechnung erklären, wie die Flächen berechnet wurden? Nein. Nach dem BGH gehört die Flächenermittlung nicht zum formellen Mindestinhalt. Sie können die Berechnung aber beim Vermieter erfragen und im Rahmen der Belegeinsicht prüfen. ### Muss ich eine formell fehlerhafte Abrechnung bezahlen? Eine Nachforderung ist grundsätzlich erst fällig, wenn eine formell ordnungsgemäße Abrechnung vorliegt. Betrifft der Fehler nur einzelne Positionen, kann der übrige Betrag trotzdem fällig sein. Beanstanden Sie den Fehler schriftlich und konkret. ### Verliert der Gewerbevermieter seine Nachforderung, wenn er zu spät abrechnet? Nicht automatisch. Die Abrechnungsfrist ist im Gewerbe keine Ausschlussfrist. Eine Grenze ziehen vor allem abweichende Vertragsklauseln, Verjährung und Verwirkung. ## Abrechnung prüfen lassen Ob Ihre Abrechnung formell trägt und inhaltlich stimmt, lässt sich oft schon auf den ersten Blick einschätzen. Im [kostenlosen Vorab-Check](/nebenkostencheck) sehen wir uns die Abrechnung an und nennen Ihnen die auffälligen Punkte. Für eine vollständige Prüfung einschließlich Belegeinsicht gibt es die [Gewerbe-Nebenkostenprüfung](/nebenkostenpruefung-gewerbe).