# Hausmeister & Objektbetreuung im Gewerbe: Was ist umlagefähig? > **Kurzantwort:** Hausmeisterkosten dürfen im Gewerbe umgelegt werden, wenn der Mietvertrag das vorsieht. Nicht dazu gehört der Anteil, der auf Reparaturen, Erneuerungen und Verwaltungstätigkeit entfällt; diesen muss der Vermieter herausrechnen. Schließt eine Formularklausel diese Begrenzung aus und fehlt eine Kostenobergrenze, ist sie nach dem BGH insgesamt unwirksam. Bei Facility-Management-Verträgen und Objektbetreuung gilt dasselbe: Pauschalen müssen nach Tätigkeiten aufgeschlüsselt werden, und nichts darf doppelt in der Abrechnung stehen. ## Rechtslage: Vertrag und Betriebskostenverordnung Im Gewerbe entscheidet der Mietvertrag, welche Nebenkosten Sie tragen. Für die Auslegung des Begriffs „Hausmeister“ greift der Bundesgerichtshof auf die Definition in [§ 2 Nr. 14 BetrKV](https://www.gesetze-im-internet.de/betrkv/__2.html) zurück. Danach gehören zu den Kosten des Hauswarts die Vergütung, Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen für seine Arbeit, „soweit diese nicht die Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betrifft“. Eine Formularklausel, die einfach „Hausmeister“ als umlagefähig nennt, ist deshalb grundsätzlich unbedenklich. Sie ist dann so zu lesen, dass der Mieter nur den umlagefähigen Teil der Hausmeistervergütung trägt (BGH, Urteil vom 26.09.2012, XII ZR 112/10). Anders liegt es, wenn der Vertrag diese Begrenzung ausdrücklich ausschließt, etwa mit der Formulierung, Nebenkosten würden „ohne Beschränkung“ auf die Betriebskostenverordnung umgelegt. Dann kann der Vermieter über die Hausmeistervergütung auch Instandhaltung und Instandsetzung der Gemeinschaftsflächen abwälzen. Eine solche Regelung ist nach dem BGH nur wirksam, wenn der Mieter durch eine Kostenobergrenze geschützt ist. Fehlt sie, ist die Hausmeisterklausel insgesamt unwirksam; das Gericht reduziert sie nicht auf einen zulässigen Inhalt (XII ZR 112/10). Diesen Hebel sollten Sie kennen, bevor Sie über einzelne Prozentanteile verhandeln. ## Was der Hausmeister abrechnen darf und was nicht Typischerweise umlagefähig, wenn der Vertrag Hausmeisterkosten erfasst: - regelmäßige Kontrollgänge durch Gebäude, Außenanlagen und Technikräume - Überwachung und Bedienung der Haustechnik, Ablesen von Störungsanzeigen - Sorge für Ordnung, Sicherheit und Sauberkeit, zum Beispiel an Müllplätzen und Zugängen - Reinigung, Winterdienst oder Gartenpflege, soweit diese nicht separat abgerechnet werden Nicht umlagefähig als Hausmeisterkosten: - Reparaturen und Austausch defekter Teile, auch kleinere Handwerkerarbeiten - Beauftragung, Begleitung und Abnahme von Handwerkern - Übergaben und Abnahmen von Mietflächen, Vermietungsbesichtigungen - Korrespondenz mit Mietern, Mahnwesen, Abrechnungsvorbereitung Für den Wohnraum hat der BGH außerdem entschieden, dass eine an den Hausmeister gezahlte Notdienstpauschale für Störungsfälle außerhalb der Geschäftszeiten keine Betriebskosten sind, sondern Verwaltungskosten (BGH, Urteil vom 18.12.2019, VIII ZR 62/19). Im Gewerbe dürfen Verwaltungskosten zwar vereinbart werden. Dann gehört die Pauschale aber zu den Verwaltungskosten und zählt gegen eine dort vereinbarte Obergrenze. Sie darf nicht zusätzlich als Hausmeisterposition auftauchen. ## Gewerbe-Besonderheit: Verwaltungs- und Reparaturanteile verschwinden nicht immer Im Wohnraum fallen Verwaltungs- und Reparaturanteile einfach weg. Im Gewerbe kommt es darauf an, was der Vertrag sonst noch regelt: - **Verwaltungsanteil:** Ist eine Umlage von Verwaltungskosten wirksam vereinbart, kann dieser Anteil dort berücksichtigt werden, aber nur einmal und nur im Rahmen einer vereinbarten Quote oder Obergrenze. Sind die Verwaltungskosten pauschal vereinbart, zum Beispiel 3 Prozent der Nettokaltmiete, ist die Verwaltungstätigkeit des Hausmeisters damit abgegolten. Mehr dazu im Beitrag [Verwaltungskosten im Gewerbe](/ratgeber-gewerbe/verwaltungskosten-gewerbe). - **Reparaturanteil:** Er ist nur über eine wirksame Instandhaltungsklausel umlagefähig. Bei Gemeinschaftsflächen verlangt der BGH eine Kostenobergrenze, und die Kosten zählen dann gegen diese Obergrenze. Details im Beitrag [Instandhaltung von Gemeinschaftsflächen](/ratgeber-gewerbe/instandhaltung-gemeinschaftsflaechen). Prüfen Sie deshalb immer zusammen: Hausmeister, Verwaltung und Instandhaltung. Häufig wird dieselbe Arbeit in zwei Töpfen abgerechnet. ## Doppelabrechnung vermeiden [§ 2 Nr. 14 BetrKV](https://www.gesetze-im-internet.de/betrkv/__2.html) enthält eine ausdrückliche Sperre: Soweit der Hauswart Arbeiten erledigt, die unter Wasserversorgung, Entwässerung, Heizung und Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung und Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege oder Wäschepflege fallen (Nummern 2 bis 10 und 16), dürfen dafür nicht zusätzlich Kosten für Arbeitsleistungen angesetzt werden. In der Praxis heißt das: Wenn der Hausmeister laut Leistungsverzeichnis den Winterdienst macht, darf daneben keine Winterdienstfirma für dieselben Flächen abgerechnet werden. Wenn er die Grünflächen pflegt, gehört keine volle Gartenpflege-Rechnung zusätzlich in die Abrechnung. Vergleichen Sie Leistungsverzeichnis des Hausmeisters und Rechnungen anderer Dienstleister Position für Position. Erbringt der Vermieter Hausmeisterleistungen mit eigenem Personal, darf er nach [§ 1 Abs. 1 Satz 2 BetrKV](https://www.gesetze-im-internet.de/betrkv/__1.html) den Betrag ansetzen, den ein Drittunternehmen berechnen würde, aber ohne dessen Umsatzsteuer. Ob das in Ihrem Gewerbemietvertrag gilt, hängt davon ab, ob er auf die Betriebskostenverordnung Bezug nimmt. ## Facility-Management-Verträge und Objektbetreuung In größeren Gewerbeobjekten gibt es oft keinen klassischen Hausmeister mehr, sondern einen Facility-Management-Vertrag mit einer Pauschale. Darin stecken typischerweise drei Arten von Leistungen: 1. **Technisches Gebäudemanagement:** Betrieb, Wartung, aber oft auch Instandsetzung der Technik 2. **Infrastrukturelles Gebäudemanagement:** Hausmeisterdienst, Reinigung, Winterdienst, Sicherheitsdienst 3. **Kaufmännisches Gebäudemanagement:** Vertragsmanagement, Dienstleistersteuerung, Berichtswesen, also Verwaltung Nur ein Teil davon ist als Betriebskosten umlagefähig. Der Vermieter muss die Pauschale deshalb aufteilen und darf nicht den Gesamtbetrag als „Objektbetreuung“ oder „Facility Management“ umlegen. Ist im Mietvertrag nur von „Facility Management“ die Rede, ohne dass erkennbar ist, welche Leistungen und Kosten gemeint sind, stellt sich zusätzlich die Frage der Transparenz. Mehr dazu in den Beiträgen [Facility Management](/ratgeber-gewerbe/facility-management) und [Property Management](/ratgeber-gewerbe/property-management). ## So wird der Anteil herausgerechnet Eine gesetzlich festgelegte Quote für den nicht umlagefähigen Anteil gibt es nicht. Maßgeblich sind die tatsächlichen Tätigkeiten. Gute Grundlagen sind: - der Hausmeister- oder FM-Vertrag mit Leistungsverzeichnis - Tätigkeitsnachweise oder Stundenaufstellungen - die Kalkulation des Dienstleisters, falls die Pauschale nach Leistungen aufgeteilt ist Diese Unterlagen können Sie bei der [Belegeinsicht im Gewerbe](/ratgeber-gewerbe/belegeinsicht-gewerbe) verlangen. Pauschale Abzüge sind in der Praxis verbreitet. Sie sind aber nur so gut wie die Annahmen dahinter, und ohne Tätigkeitsnachweis lassen sie sich weder bestätigen noch widerlegen. Beispiel mit runden, fiktiven Werten: Ein Bürohaus rechnet 60.000 Euro Hausmeisterkosten im Jahr ab, auf Ihre Fläche entfallen 4 Prozent, also 2.400 Euro. Laut Stundenaufstellung entfallen 60 Prozent der Zeit auf Kontrolle und Pflege, 25 Prozent auf Kleinreparaturen und Handwerkerbegleitung und 15 Prozent auf Mieterbetreuung und Flächenübergaben. - Umlagefähig als Hausmeisterkosten: 60 Prozent von 60.000 Euro = 36.000 Euro, Ihr Anteil 1.440 Euro - Verwaltungsanteil: 9.000 Euro, nur umlagefähig über eine wirksame Verwaltungskostenregel, Ihr Anteil höchstens 360 Euro - Reparaturanteil: 15.000 Euro, nur über eine wirksame Instandhaltungsklausel mit Obergrenze Ohne solche weiteren Klauseln zahlen Sie im Beispiel 960 Euro im Jahr zu viel. ## Prüfpunkte für Ihre Abrechnung - Nennt der Mietvertrag Hausmeister- oder Objektbetreuungskosten ausdrücklich? - Schließt die Klausel die Begrenzung auf umlagefähige Tätigkeiten aus, und gibt es dann eine Kostenobergrenze? - Liegen Hausmeistervertrag, Leistungsverzeichnis und Tätigkeitsnachweise vor? - Sind Reparatur-, Instandhaltungs- und Verwaltungsanteile herausgerechnet? - Taucht eine Notdienst- oder Rufbereitschaftspauschale als Hausmeisterkosten auf? - Werden Reinigung, Winterdienst oder Gartenpflege doppelt abgerechnet, einmal beim Hausmeister und einmal bei einer Fachfirma? - Ist eine Facility-Management-Pauschale nach Leistungsarten aufgeteilt? - Werden Verwaltungsanteile neben einer pauschalen Verwaltungskostenquote erneut berechnet? - Sind die Kosten gegenüber dem Vorjahr ohne erkennbaren Grund gestiegen? ## Häufige Fragen ### Darf der Vermieter die vollen Hausmeisterkosten umlegen? Nein. Der Anteil für Reparaturen, Erneuerungen und Verwaltung gehört nicht zu den Hausmeisterkosten. Der Vermieter muss ihn herausrechnen. ### Wie hoch ist der übliche Abzug für Verwaltung und Reparaturen? Eine feste Quote gibt es nicht. Entscheidend sind die tatsächlichen Tätigkeiten laut Vertrag und Tätigkeitsnachweis. Pauschale Abzüge ohne Grundlage können Sie anzweifeln. ### Was gilt bei einem Facility-Management-Vertrag? Auch hier ist nur der Teil umlagefähig, der laufende Betriebskosten betrifft. Instandsetzung und kaufmännische Leistungen muss der Vermieter herausrechnen oder gesondert und vertragsgemäß abrechnen. ### Kann eine unwirksame Hausmeisterklausel teilweise gelten? Nein. Ist die Formularklausel unwirksam, weil sie ohne Obergrenze auch Instandhaltungskosten erfasst, entfällt sie nach dem BGH insgesamt. Eine Reduzierung auf den zulässigen Teil findet nicht statt. ## Abrechnung prüfen lassen Hausmeister- und Objektbetreuungskosten sind eine der Positionen, in denen sich Verwaltung, Reparaturen und Doppelabrechnungen am leichtesten verstecken. Den ersten Eindruck bekommen Sie mit dem [kostenlosen Vorab-Check](/nebenkostencheck). Die [Gewerbe-Nebenkostenprüfung](/nebenkostenpruefung-gewerbe) gleicht Abrechnung, Mietvertrag und Dienstleisterverträge miteinander ab.