# Nebenkostenprüfung beauftragen: 12 Fragen an jeden Anbieter > **Kurzantwort:** Bevor Sie jemanden mit der Prüfung Ihrer Gewerbe-Nebenkosten beauftragen, sollten Sie fünf Dinge wissen: Darf der Anbieter rechtlich prüfen? Wer kümmert sich, wenn der Vermieter nicht zahlt? Was kostet es? Was passiert mit Ihren Daten? Und was bekommen Sie am Ende in die Hand? Die zwölf Fragen auf dieser Seite helfen beim Vergleich. Wir beantworten jede Frage auch für uns selbst. Wer seine Nebenkosten prüfen lässt, gibt Mietverträge und Zahlen aus der Hand. Deshalb lohnt es sich, vorher genau hinzuschauen. Schicken Sie diese Fragen an jeden Anbieter, den Sie in Betracht ziehen, und lassen Sie sich die Antworten schriftlich geben. So sehen Sie schnell, wer zu Ihnen passt. Unter jeder Frage steht, wie es bei Nebenkostenprofi aussieht. Ehrlich: Wo wir noch keine Angaben veröffentlicht haben, schreiben wir das auch. ## Die 12 Fragen auf einen Blick 1. Darf der Anbieter Ihre Abrechnung rechtlich prüfen? 2. Wer kümmert sich, wenn der Vermieter nicht einlenkt? 3. Was kostet die Prüfung, und wie wird abgerechnet? 4. Was genau wird geprüft? 5. Welche Unterlagen brauchen Sie? 6. Wie schnell gibt es eine Antwort, und wie weit zurück wird geprüft? 7. Was bekommen Sie am Ende in die Hand? 8. Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung? 9. Wo werden Ihre Daten verarbeitet? 10. Können Sie den Stand Ihrer Prüfung online sehen? 11. Gibt es Schnittstellen oder einen Datenexport? 12. Kann der Anbieter seine Ergebnisse belegen? ## Die Fragen und unsere Antworten ### 1. Darf der Anbieter Ihre Abrechnung rechtlich prüfen? Wer für Sie beurteilt, ob eine Kostenposition nach Ihrem Mietvertrag erlaubt ist, erbringt eine Rechtsdienstleistung ([§ 2 RDG](https://www.gesetze-im-internet.de/rdg/__2.html)). Das dürfen nur Anwälte und registrierte Anbieter ([§ 3 RDG](https://www.gesetze-im-internet.de/rdg/__3.html)). Fragen Sie nach der Registrierung und prüfen Sie sie selbst im öffentlichen Rechtsdienstleistungsregister. **Bei Nebenkostenprofi:** Ja. Wir sind im Rechtsdienstleistungsregister eingetragen, Aktenzeichen VII 5-2025 0001 1629. Details stehen im [Impressum](/impressum) und auf der Seite [Rechtlicher Rahmen](/rechtlicher-rahmen). ### 2. Wer kümmert sich, wenn der Vermieter nicht einlenkt? Ein Bericht allein bringt kein Geld zurück. Wichtig ist, wer das Schreiben an den Vermieter aufsetzt und was passiert, wenn er ablehnt. **Bei Nebenkostenprofi:** Sie bekommen ein fertiges Widerspruchsschreiben, zugeschnitten auf Ihre Abrechnung. Lenkt der Vermieter nicht ein, kann bei Bedarf unsere Partnerkanzlei Ihre Ansprüche durchsetzen. Diesen Schritt besprechen wir vorher mit Ihnen. ### 3. Was kostet die Prüfung, und wie wird abgerechnet? Es gibt Festpreise, Preise nach Aufwand und Modelle mit Erfolgsbeteiligung. Bei einer Erfolgsbeteiligung sollten Sie fragen, worauf sich der Prozentsatz bezieht: auf den beanstandeten Betrag oder auf das Geld, das wirklich zurückkommt. Und: Was passiert, wenn der Anbieter einen Fehler macht? **Bei Nebenkostenprofi:** Der Einstieg ist eine kostenlose Ersteinschätzung. Den Preis für den ausführlichen Report nennen wir Ihnen danach, bevor Sie etwas beauftragen. Für Filialnetze stimmen wir Umfang und Preis individuell ab. Ein Modell mit Erfolgsbeteiligung haben wir nicht veröffentlicht. Unterläuft uns in der Prüfung ein Fehler, bekommen Sie Ihr Geld zurück. Mehr unter [Preise Gewerbe](/preise-gewerbe). ### 4. Was genau wird geprüft? „Prüfen“ kann ein kurzer Blick auf die Summen sein oder ein Abgleich jeder einzelnen Position mit dem Vertrag. Lassen Sie sich den Umfang konkret nennen. **Bei Nebenkostenprofi:** Wir prüfen Fristen und Formalien, ob jede Kostenposition umgelegt werden darf, ob die Zahlen plausibel sind, ob die Abrechnung zum Mietvertrag passt, die Vorauszahlungen, die Verteilung auf die Mieter, die Heizkosten und Sonderumlagen. Andere Mietfragen wie Mängel oder Kündigungen gehören nicht dazu. ### 5. Welche Unterlagen brauchen Sie? Je weniger Sie vorher zusammensuchen müssen, desto schneller geht es los. **Bei Nebenkostenprofi:** Die Abrechnung reicht für den Start. Den Mietvertrag mit Nachträgen brauchen wir meistens auch, Sie können ihn aber nachreichen. Belege sind keine Pflicht. ### 6. Wie schnell gibt es eine Antwort, und wie weit zurück wird geprüft? Im Gewerbe gibt es oft eigene Fristen im Vertrag, und zu viel gezahltes Geld können Sie nur drei Jahre lang zurückfordern ([§ 195 BGB](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__195.html)). Ein guter Anbieter sagt Ihnen schnell, ob sich eine genaue Prüfung lohnt, und schaut auch auf frühere Jahre. **Bei Nebenkostenprofi:** Ihre Ersteinschätzung kommt per E-Mail, in der Regel innerhalb von 24 Stunden. Je nach Vertrag prüfen wir teils bis zu 36 Monate rückwirkend. ### 7. Was bekommen Sie am Ende in die Hand? Sie brauchen ein Ergebnis, das auch Ihre Buchhaltung oder Geschäftsführung ohne Vorwissen versteht. **Bei Nebenkostenprofi:** Im Report bekommen Sie einen ausführlichen Prüfbericht, das fertige Widerspruchsschreiben, Verweise auf Gesetze und Urteile und klare Empfehlungen, was Sie als Nächstes tun. ### 8. Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung? In Mietverträgen und Abrechnungen stehen auch persönliche Daten, etwa Namen von Ansprechpartnern. Ihre Datenschutzabteilung wird nach einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) fragen. **Bei Nebenkostenprofi:** Einen Muster-AVV für Kunden haben wir auf dieser Website noch nicht veröffentlicht. Wenn Ihr Unternehmen einen AVV braucht, schreiben Sie uns vor der Einreichung an info@nebenkostenprofi.de. Veröffentlicht sind unsere [Datenschutzerklärung](/datenschutz) und die Liste aller [Unterauftragsverarbeiter](/unterauftragsverarbeiter). Mit diesen Dienstleistern haben wir Verträge zur Auftragsverarbeitung. ### 9. Wo werden Ihre Daten verarbeitet? Gerade wenn KI im Spiel ist, sollten Sie wissen, welche Dienste Ihre Unterlagen sehen und wo diese sitzen. **Bei Nebenkostenprofi:** Unsere Plattform läuft bei Amazon Web Services in Frankfurt am Main. Alle Dienstleister mit Standort, Vertrag und Zertifizierungen listen wir offen auf, siehe [Unterauftragsverarbeiter](/unterauftragsverarbeiter) und [Sicherheit und Datenschutz](/sicherheit). ### 10. Können Sie den Stand Ihrer Prüfung online sehen? Bei vielen Standorten verlieren Sie ohne Übersicht schnell den Faden. **Bei Nebenkostenprofi:** Den Stand Ihrer Einreichung sehen Sie im Kundenportal „Mein Nebenkostenprofi“, zusätzlich informieren wir Sie per E-Mail. Eine Übersicht über viele Standorte beschreiben wir auf dieser Website noch nicht. Wenn Sie so etwas brauchen, fragen Sie uns vor dem Auftrag. ### 11. Gibt es Schnittstellen oder einen Datenexport? Wenn die Ergebnisse in Ihr ERP- oder Controlling-System sollen, klären Sie früh, in welchem Format sie kommen. **Bei Nebenkostenprofi:** Zu Schnittstellen und Datenexporten haben wir noch keine Angaben veröffentlicht. Fragen Sie uns nach dem Format, das Ihr System braucht. ### 12. Kann der Anbieter seine Ergebnisse belegen? Achten Sie darauf, ob ein Anbieter beanstandete und tatsächlich erstattete Beträge auseinanderhält. Eine Beanstandung ist noch kein Geld auf dem Konto. **Bei Nebenkostenprofi:** In unseren eigenen Prüfungen lag die Fehlerquote im Durchschnitt bei 6,7 Prozent (Durchschnittswert aus eigenen Prüfungen, keine Gewähr). Ausgewertete Fallbeispiele haben wir noch nicht veröffentlicht. ## Kurz zusammengefasst: Das bekommen Sie bei uns - im Rechtsdienstleistungsregister eingetragen - kostenlose Ersteinschätzung - Ersteinschätzung in der Regel innerhalb von 24 Stunden - Prüfbericht und fertiges Widerspruchsschreiben - je nach Vertrag teils bis zu 36 Monate rückwirkend - Durchsetzung bei Bedarf über unsere Partnerkanzlei - Geld zurück, wenn uns in der Prüfung ein Fehler unterläuft - persönliche Betreuung für Filialnetze Am einfachsten testen Sie uns mit einer einzelnen Abrechnung. [Kostenlose Ersteinschätzung anfordern](/einreichen?commercial=true) ## So vergleichen Sie Angebote - Schicken Sie allen Anbietern dieselben zwölf Fragen. - Legen Sie die Antworten nebeneinander. Keine Antwort ist auch eine Antwort. - Lassen Sie sich den Preis an einem Ihrer echten Standorte vorrechnen. - Holen Sie Ihre Datenschutzabteilung bei den Fragen 8 und 9 früh dazu. - Starten Sie mit einer Abrechnung, bevor Sie alle Standorte übergeben. Ob Sie überhaupt extern prüfen lassen oder selbst mit Software arbeiten, vergleicht der Beitrag [Nebenkosten selbst prüfen oder auslagern](/ratgeber-gewerbe/nebenkostenpruefung-intern-oder-extern). Welche Kosten in eine Gewerbe-Abrechnung gehören, zeigt die Liste der [umlagefähigen Betriebskosten im Gewerbe](/ratgeber-gewerbe/umlagefaehige-betriebskosten-gewerbe). Die Abrechnung selbst prüfen Sie mit der [Checkliste mit 20 Prüfpunkten](/ratgeber-gewerbe/checkliste-nebenkostenabrechnung-gewerbe). ## Häufige Fragen ### Darf jeder Dienstleister meine Nebenkostenabrechnung prüfen? Nein. Wer Ihren Einzelfall rechtlich bewertet, braucht eine Erlaubnis nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz. Das sind Anwälte und registrierte Anbieter. ### Reicht nicht eine Software? Software hilft beim Erfassen und Vergleichen. Die rechtliche Bewertung und das Gespräch mit dem Vermieter bleiben dann aber bei Ihnen. ### Was ist besser, Festpreis oder Erfolgsbeteiligung? Das hängt von Ihren Standorten ab. Lassen Sie sich beide Modelle an einem echten Beispiel vorrechnen. ### Ersetzt diese Checkliste die Prüfung der Abrechnung? Nein. Sie hilft bei der Wahl des Anbieters. Für die Abrechnung selbst gibt es die [Checkliste mit 20 Prüfpunkten](/ratgeber-gewerbe/checkliste-nebenkostenabrechnung-gewerbe). ## Abrechnung jetzt prüfen lassen Laden Sie eine Abrechnung hoch und machen Sie sich selbst ein Bild. Wie der [kostenlose Vorab-Check](/nebenkostencheck) abläuft, was wir in der [Gewerbe-Nebenkostenprüfung](/nebenkostenpruefung-gewerbe) genau prüfen und wie wir [Filialisten](/nebenkostenpruefung-filialisten) betreuen, lesen Sie auf den jeweiligen Seiten.