Hausmeisterkosten gehören grundsätzlich zu den umlagefähigen Betriebskosten, wenn sie wirksam im Mietvertrag vereinbart sind und als laufende Kosten anfallen. Die rechtliche Grundlage findet sich in § 556 BGB und in § 2 Nummer 14 BetrKV. Entscheidend ist aber nicht das Etikett „Hausmeister“, sondern der Inhalt der Tätigkeit: Nur Aufgaben, die tatsächlich dem laufenden Gebäudebetrieb dienen, dürfen auf Mieter umgelegt werden. (gesetze-im-internet.de)
Welche Hausmeisterkosten umlagefähig sind
Zur umlegbaren Hausmeistervergütung zählen nach der BetrKV die Vergütung, Sozialbeiträge und geldwerten Leistungen, soweit sie für typische Hauswartstätigkeiten anfallen. Dazu gehören etwa die Kontrolle des Treppenhauses, kleinere Tätigkeiten rund um Ordnung und Sauberkeit, das Beaufsichtigen von Anlagen oder das Melden von Störungen, sofern daraus keine Verwaltungs- oder Reparaturarbeit wird. Der Bundesgerichtshof stellt seit Langem klar, dass gerade die Abgrenzung zu Instandhaltung, Instandsetzung und Verwaltung entscheidend ist. (gesetze-im-internet.de)
Praktisch bedeutet das: Wenn ein Hausmeister regelmäßig vor Ort ist, Anlagen überwacht und für den laufenden Betrieb zuständig ist, können diese Kosten grundsätzlich in der Nebenkostenabrechnung auftauchen. Auch das kann wirtschaftlich sinnvoll sein, denn Mieter zahlen nicht für die Person an sich, sondern für die laufende Leistung, die dem Haus zugutekommt. Wichtig bleibt jedoch, dass der Vermieter nur die tatsächlich umlagefähigen Anteile ansetzt. (gesetze-im-internet.de)
Welche Tätigkeiten nicht berechnet werden dürfen
Nicht in die Hausmeisterkosten gehören Arbeiten, die eigentlich der Vermieter selbst tragen muss. Dazu zählen insbesondere Instandhaltung und Instandsetzung, also Reparaturen, der Austausch defekter Bauteile oder die Beseitigung von Schäden. Ebenfalls ausgeschlossen sind Verwaltungskosten, also zum Beispiel organisatorische oder kaufmännische Tätigkeiten, die nicht dem laufenden Betrieb des Hauses dienen. Genau diese Abgrenzung betont auch die Rechtsprechung des BGH. (gesetze-im-internet.de)
Typische Fehler in Abrechnungen entstehen, wenn der Hausmeister gleichzeitig Reparaturen erledigt, Verträge koordiniert oder Verwaltungsaufgaben übernimmt und der gesamte Betrag trotzdem als Hausmeisterkosten angesetzt wird. Dann muss der Kostenanteil aufgeteilt werden. Werden nicht umlagefähige Tätigkeiten nicht herausgerechnet, ist die Position angreifbar. (gesetze-im-internet.de)
Worauf Sie in der Nebenkostenabrechnung achten sollten
Achten Sie zuerst darauf, ob im Mietvertrag überhaupt Hausmeisterkosten als Betriebskosten vereinbart sind. Ohne Vereinbarung kann der Vermieter diese Position nicht einfach umlegen. Außerdem muss die Abrechnung jährlich erfolgen; die Frist für die Zustellung beträgt zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Einwendungen gegen die Abrechnung müssen Mieter ebenfalls innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang erheben. Das regelt § 556 Absatz 3 BGB. (gesetze-im-internet.de)
Ein weiterer Prüfpunkt ist der Beleg: Sie haben nach § 556 Absatz 4 BGB Anspruch auf Einsicht in die Unterlagen, die der Abrechnung zugrunde liegen. Dort sollte nachvollziehbar sein, wie sich die Hausmeisterkosten zusammensetzen, ob eine Trennung zwischen Hauswart, Reinigung, Gartenpflege oder Reparaturen vorgenommen wurde und ob die Verteilung nach Fläche, Einheiten oder einem anderen zulässigen Maßstab erfolgt ist. (gesetze-im-internet.de)
Wann sich ein Widerspruch lohnt
Ein Widerspruch ist oft sinnvoll, wenn der Hausmeister ungewöhnlich hohe Beträge verursacht, obwohl das Gebäude klein ist, oder wenn die Positionen unklar zusammengefasst wurden. Ebenfalls kritisch ist es, wenn Reparaturen, Verwaltungsarbeit oder Sonderaufgaben in pauschaler Form enthalten sind. Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit aus § 556 BGB verlangt, dass Betriebskosten nicht unnötig hoch angesetzt werden. (gesetze-im-internet.de)
Gerade bei komplexen Abrechnungen kann eine professionelle Prüfung viel Geld sparen. Wenn Sie unsicher sind, ob die Hausmeisterkosten korrekt aufgeschlüsselt wurden, kann Nebenkostenprofi.de eine hilfreiche Anlaufstelle sein, um die Abrechnung fachkundig prüfen zu lassen und mögliche Fehler gezielt aufzudecken.
Fazit
Hausmeisterkosten sind nicht automatisch falsch, aber sie sind besonders fehleranfällig. Umlagefähig sind nur laufende, betriebsbezogene Tätigkeiten; Reparaturen, Verwaltung und Instandhaltung müssen draußen bleiben. Wer die Abrechnung sorgfältig prüft, die Belege einsehen lässt und Fristen beachtet, kann unberechtigte Forderungen abwehren und seine Rechte als Mieter wirksam nutzen. (gesetze-im-internet.de)
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung.